9章公共关系人员日常工作.ppt

5、信息准备 （1）收集和掌握来访者的信息情况 （2）准备接待材料 汇报介绍性；专业技术性；礼仪宣传性；合作成果性材料 (3)游览资料，如当地宾馆名胜古迹、游览路线、娱乐场所的名称、地点、联系方式，本市的政治、经济、文化等情况。 （三）接受任务后的接待准备工作 一般情况下，来宾来前会事先通知的，接到通知后，秘书接待准备工作一般的程序如下： 1、了解来宾的情况 2、确定接待规格 3、制定接待工作计划 1.了解来宾的情况（背景资料） 必须准确了解来访者目的 来访者的基本情况 （包括来宾的单位、业务范 围、发展态势，来访者人数、姓名、性别、年龄、 民族、宗教、职务等） 过去来访的情况； 抵离时间和交通工具） 2、确定接待规格 接待来访团体的第一项工作 （1）接待规格相关知识 高规格接待； 对等接待； 低规格接待 破格接待 （2）接待规格的确定 首先了解客人的身份和来访目的 最终决定权在上司，秘书提供参考 接待规格确定后，秘书告之我方主陪人员的姓 名、身份以及日程安排 （3）接待规格的影响因素 对方与我方关系； 突发状况； 以前接待过的客人。 案例 某企业长期向某贸易公司提供产品，前些年此类产品销路很好，供不应求，其厂长进京公干都是由贸易公司总经理出面接待。而现在此类产品供需已趋于平衡。 提问：其厂长此次再来，是否仍按原规格接待? 3、制定接待工作计划／方案 （ 1）来宾信息（单位、来访目的、要求、人数、性别、身份、生活习惯、抵离的日期） （ 2）日程安排（WHEN、WHERE、WHO、WHAT） （ 3）主要陪同人员＼主要工作人员（工作人员安排表、要接受礼仪培训） （ 4）来客的住宿地点、标准、房间数量等。 （ 5）会见、会谈的时间、地点和参加的人员、人数，担任主谈判的人员，其他谈判人员、翻译、后勤服务人员名单，大的项目还要有律师和会计的名单。 （ 6）宴请的时间、地点、规格、人数、次数。 （ 7）参观游览或娱乐等活动的时间、地点、人数、次数及陪同人员。 （ 8）接待期间的交通工具的安排。 （ 9）接待期间的安全保卫工作，包括饮食卫生、人身、财产安全等。 （ 10）接待经费 案例 某计算机工程有限公司定于9月28日在某职业技术学院举办图书馆计算机管理系统软件产品展销会，通知很快地寄发到各有关学校图书馆。日程安排表上写着9点介绍产品，10点参观该职业技术学院图书馆计算机管理系统，11点洽谈业务。展销会当天，9点大会本该开始介绍产品，可应该到的各校图书馆代表却只到了1／3。原来，由于通知中没有写明展销会具体地点，加上公司接待人员不耐烦，对代表不够热情，所以引起了代表们的抱怨。会议开始时已是9点30分了。公司副总经理、高级工程师李朝南作产品介绍及演示，内容十分丰富，10点30分还没讲完。由于前面几项活动时间不够紧凑，结果业务洽谈匆匆开始，草草收场。 分析：实例中接待活动失败的原因主要有以下几点： ???? 1)接待方案不够详细，尤其是展销会具体地点没有写明，是较大的失误。 ???? 2)公司接待人员素质较差，缺乏礼仪培训，影响接待工作质量和水平。 ???? 3)接待日程安排不够紧凑，影响接待效果。 ???? 4）校长发言时间预计不准确，应留有余地。 制定计划时注意: 与本单位相关部门沟通情况(涉及到何部门，事先沟通) 与来访者沟通情况 报请上司审批 （四）接待工作的实施 1、迎接来宾 2、会见、会谈的接待 P308-312 （ 1）做好信息资料工作 （ 2）来宾抵达时，接待人员在大楼门口或大厅迎候，并引导来宾到会客室。若是重要来宾，则来宾进门口由主见人在门口迎接。 （ 3）会见会谈时安排好座次。 （ 4）会见会谈时，要做好记录。 （ 5）会见会谈结束时，有时要安排合影留念。应事先安排好合影图。安排合影留念时一般主人居正中，遵循“以古为尊”的原则让主客双方间隔排列，如果人多要分成多行，则按“前高后低”进行排列。注意尽量不要让客人站在边上。 （ 6）会谈结束后，在会客室门口与来宾握手告别，对重要来宾则送至大厅或再握手告别。有领导一起送的时候，秘书应走在领导的后面。陪同人员送客视情况而定。 3、宴请接待 4、参观游览。 5、娱乐活动 6、报道。 7、送客。 （五）接待工作后总结 整理接待记录并归档 结算接待经费 善后事情的处理 接待工作小结 组织报刊除了保证信息的真实、准确、迅速外，还应体现自身的艺术性和可读性，注意用内部公众喜闻乐见、同时又具有较高文化品位的文字、图片等吸引和影响读者，让大家爱看、想看，起