[通用公文收文说明.doc

华天动力协同办公系统 公文收文使用说明 大连华天软件有限公司 2009年12月22日 目 录 1： 公文收文前设置 2 1.1 收文类别 3 1.1.1 新建类别 3 1.1.2 修改类别 4 1.1.3 删除类别 4 2： 公文收文实例 4 2.1 收文登记 5 2.1.1 新建收文登记 6 2.1.2 查看收文文件 11 2.1.3 查询 11 2.2 收文拟办（办公室主任） 12 2.2.1 查看公文信息 14 2.3 收文监控（机要秘书） 16 2.3.1 设置下一步处理人员 17 2.4 领导批示（总经理） 20 2.4.1 总经理批示 20 2.5 机要秘书（设置承办人） 21 2.5.1 设置承办人 22 2.6 收文承办 24 2.6.1 查看公文信息 24 2.7 收文监控（机要秘书分发、归档） 25 2.7.1 分发 26 2.7.2 阅读 28 2.7.3 查看阅读记录 28 2.7.4 结束批阅 29 2.7.5 归档 30  华天动力协同办公系统的公文收文模块是按照中国政府、企业的公文收文模式来设计的。设计符合国务院办公厅于1993年11月21日发布、2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》及中央军委于2005年10月7日颁布、2006年1月1日实施的《中国人民解放军机关公文处理条例》。 单位接收到来文后，由文件登记员（机要秘书）对来文进行登记，并提交给指定人员去拟办。在拟办人员给出拟办意见后，文件直接转到机要秘书处，机要秘书将等待处理的文件根据拟办意见提交给指定人员处进行具体工作处理。以此类推，流转到新的审批人员在转到机要秘书根据审批意见提交到指定人员，直到该文件被办理完毕，机要秘书将文件归入档案。 公文收文模块完全模拟单位收文的整个流程，并与档案中心相结合，在文件被及时处理的同时，也确保了文件本身的安全性。 公文收文前设置 单位收到来文时，一般会对来文做进行分类。对于收文比较多的单位，机要秘书可设置成多名人员，让每名人员分管不同的来文类别。为满足这一需求，收文模块在使用前需要先设置好收文类别。 收文类别可对来文文件在登记时做类别区分，还可指定各个类别的处理人员。若单位的收文较少无需对来文进行分类设置，直接使用系统默认类别“单位收文”即可。  收文类别 登录oa系统，单击“公文收文?收文类别”菜单，可看到当前系统中已建立的收文类别及各类别对应的收文处理人员。 新建类别 ⑴单击【新建】按钮，显示如下界面，可建立新的收文类别。 ⑵输入类别名称，设置收文处理人员 默认的收文处理人员是全体人员，单击【选择】按钮，可按照部门、部分员工或指定人员来设置收文处理人员。 ⑶设定处理人员后，单击【确认选择】按钮，进行确认操作。 修改类别 ⑴选中要修改的收文类别，单击【修改】按钮。 ⑵显示财务、税务局来文的修改界面，可修改类别名称和收文处理的人员。 ⑶修改完毕后，单击【保存】按钮，对修改的收文类别存档。 删除类别 ⑴选中要删除的收文类别，单击【删除】按钮。 ⑵弹出删除确认提示信息，选择“确定”则删除该收文类别，选择“取消”则取消删除操作。 公文收文实例 以“大连市?收文登记”，打开收文登记画面。显示已登记的来文文件。（若是新装的空系统，则没有已登记的来文文件）  新建收文登记 单击【新文件】按钮，可在打开的窗口中登记新的来文。 收文登记可按以下五个步骤操作： ⑴来文上传 来文上传是必须设置的。将来文文件直接上传，若来文文件带有附件，可在“附件上传”处上传附件。（附件上传操作可参见附录） ⑵填写文件处理单 填写文件处理单，其中文件处理单的“来文标题”、“来文机关”、“来文字号”为必填项目。收文日期默认为当前登记的日期，可单击[…]图标可调整文件处理单的年月日。 ⑶选择来文类型 进行来文登记时，登记人员可选择收文类型。（登记人员选择收文类别仅在其有权限的收文处理类别中选择，对于没有收文处理权限的用户是不能进行来文登记的）  ⑷选择拟办人员 单击【选择拟办人员】按钮，在打开的窗口中指定拟办人员。拟办人员可根据用户或岗位进行选择。  直接指定用户 可直接选择用户名，也可通过部门来选择用户。但最终结果都是指定在用户名上。  指定岗位 可按照人员的岗位进行指定。选择基于岗位审批，系统可自动通过岗位找到该岗位对应的具体用户。若该岗位下有多人，可按照“设置评审方式”的选择审批模式进行拟办。 ⑸提交拟办 单击【提交拟办】按钮将来文提交给拟办人员进行拟办。（单击【暂存】按钮可将来文暂时保存，以后再发。对于有权限的用户，如果来文文件无需提交拟办处理，可单击【完成】按钮直接完成来文的登记处