公文处理规范分析.ppt

公文处理规范 为保证行政公文格式的规范、严肃、整洁、统一，根据《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）及《国家行政机关公文格式》（GB/T9704－1999），结合集团实际，制定本标准。 一、本标准由公文用纸、公文排版、公文各要素标识、公文特定格式、公文印刷、公文装订等部分组成。 1、公文用纸：公文用纸采用国际标准Ａ4纸型（210毫米×297毫米）；公文版心为156毫米×225毫米（不含页码）；上白边（天头）为37毫米，下白边（地脚）为35毫米，左白边（订口）为28毫米，右白边（切口）为26毫米。 2、公文排版：公文排版横向距离的长度单位用“字”标识，纵向距离的长度单位用“行”标识，一般每页排22行，每行排28个字。其中一个字指一个汉字所占空间，一行为3号字高度加3号字高度7／8倍的距离（标题的一行为2号字高度加2号字高度7／8倍的距离）。 3、发文字号：发文字号由发文单位代字、发文部门代字、发文年度及发文顺序号组成。发文字号于发文单位标识下空2行后（即发文字号位于发文单位标识下的第三行），用3号仿宋体字居中排布（公文标识签发人时的排布方式遵从本条第五款之规定）。 发文年度及发文顺序号用阿拉伯数码标识（即发文年度后不加“年”字，发文顺序号前不加“第”字）。发文年度中的年份使用公元纪年全称（即“2006”不标识为“06”），用六角括号“〔〕”括入（不用数学运算的中括号，即“[ ]”）；发文顺序号按发文单位标识分发文年度编流水号（即同一年度中同一发文单位标识的公文统一编号，不再按发文部门代字分别编号），不编虚位（即1不编为001）。多个单位联合行文时，只标注主办单位的发文字号。 4、签发人：上报的公文需标识签发人姓名。在有签发人时，发文字号首字距版心左边缘1字间距，“签发人”及签发人姓名平行排列于发文字号右侧，签发人姓名末字距版心右边缘1字间距。签发人的标识格式为：“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。签发人姓名为两字时，两字之间空1字；签发人姓名为四字时，应通过缩小字间距的措施，使其占据3字位置；超过四字时，恢复正常字体标识。 5、公文印刷：公文一般应采用双面印刷，仅当公文页数和印数均较少时方可采用单面印刷。如无特殊说明，公文中的图文颜色均为黑色。 公文印品应着墨均匀，字面不花、不白，无掉字、无断划，无破页、无白页，无倒印、无错印。 公文制版应版面干净，尺寸标准，版心不斜不走；公文页码应套正，页和面之间的页码间距误差均不得超过2毫米。 6、公文装订：公文应用两钉装订，推荐用骑马订订法，亦可采用平订左侧装订。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外钉眼距书芯上下各1/4处；允许误差±4毫米；平订钉锯与订口间的距离为3毫米～5毫米。 公文装订应无多页、无缺页，无颠倒、无混装，无坏钉、无漏钉、无重钉，钉角平伏牢固。 公文裁切应符合标准，无折角、无刀花，无毛茬、无缺损；四角成90度直角。 二、公文主体：公文主体为公文首页红色反线（不含）以下至主题词（不含）以上部分，各要素按排列顺序依次为：公文标题、主送、正文、附件序号及附件标题、成文日期、单位印章、附注。主体各要素标识格式为： 1、公文标题：公文标题一般由制发单位全称或规范化简称、公文主题和文种组成。公文标题于红色反线下空2行后（即公文标题首行位于红色反线下第三行），采用2号小标宋体字，分一行或多行居中排布，宽度不超过版心。 两行以上的公文标题，回行时要词意完整，排列得当，长短适宜，一般可采用正宝塔形、倒宝塔形或菱形，尽量避免上下长度一样的方形或上下长、中间短的沙漏形。 公文标题一般不用标点符号（可用回行或一个汉字的空格表示间隔），但引用法律、法规和规范性文件时加书名号。 2、主送：主送指公文主要受理者的全称、规范化简称或同类型受文者的统称；可为单位、部门或单位与部门并称，但不可为个人。主送位于公文标题下空1行后（即主送位于标题下的第二行），用3号仿宋体字，左侧顶格标识，回行时仍顶格；各主送单位或部门间用逗号或顿号间隔，最后1个主送单位或部门名称后标全角冒号。 主送过多，致使公文首页不能显示正文时，应将主送移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。 3、公文正文：公文正文用来表述公文的内容，位于主送下1行，用3号仿宋体字标识。公文正文每自然段左空2字，回行顶格，但数字和用阿拉伯数字标识的年份不回行。 公文正文中结构层次序数，一级标题为“一、”，使用3号小标宋体字，句尾不加标点，下文另起行；二级标题为“（一）”，使用3号楷体字，下文可不另起行，如另起行则句尾不可加标点；三级标题为为“1.”，四级标题为“（1）”，五级标题为“①”，均使用3号仿宋体字，一般不另起行。 4、附件：附件是公文正文的