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采购作业的基本流程 综述 采购作业的起点是拟定采购订单说明书，详细描述企业的要求，接着是按订单说明书的要求来选择供货商，与供货商就采购合同进行谈判，达成协议后，发出订购单，一项采购作业基本完成。 一、拟定订单说明书 ⑴ 功能规格说明 功能规格说明即物料必须满足企业需求。使用功能规格说明的优点如下： *潜在的供应商不会被埋没； *新技术及采购人员不熟悉的技术会被使用。 *最主要的是可以以此创建一个标准，所有的概念都将以它为标准进行评价。 ⑵ 详尽的技术规范 指物料的技术性能与特征。通常被详细地绘制在技术图纸和用来监控供应商的活动的行动计划中。 为避免规范过细导致说明太多，操作起来困难而效率低下，我建议你采用有如下内容的订单说明书： ①　质量标准：描述物料如何交付（是否有质量证书）和物料要满足什么技术规范和标准。 ②　物流标准：说明需要的数量和交货时间。 ③　维修要求：描述物料如何由供应商进行维修和服务，将来是否需要供应备件。 法律和环境要求：决定了物料和生产两方面都必须服从健康、安全和环境法规。 目标预算：说明了在什么样的财务限制内，可能发现由未来的供应商提出的解决方案。 总之，通过拟定订单说明书，目的在于： *确定明确的功能、技术、物流和维修说明书。 *防止只使用供应商或某一品牌产品的规范说明——保持在供应商选择的可能性上的开放。 *将被核准的规格的改变，用明确的程序记录在案。 *确定一个明确的样品检查程序。 *确定一个明确的方法使得买卖双方能够检查产品质量。 *（如果可能）确定一个总成本分析或计算方法，用于评估。 二、选择供应商 步骤如下： *决定外购的方法。 *供应商资格认定 和确定投标人名单。 *为报价申请和收到的标书分析做准备。 *评价供应商。 以订单说明书为基础，总结提出报价的供应商应该满足的资格预审要求。将那些显示可能从事此项报价的供应商列入初始竞标者名单。确认三~五个向其询价。 收到报价单后，采购部门应该出具供应商选择建议书，它包括：A 选择某一供应商的决定；B 优先的评级方案；C 优先被考虑的报价单等。 最后对确定的供应商和采购的物料进行风险分析，甚为关键。 A 技术风险：指的是管理的适用性、专业化和生产手段，被讨论公司的工具和检测设备，这关系到供应商能否按照协商的条款提供物料和服务。 B 质量风险：指的是公司大体上的质量管理，特别是被讨论的项目的质量控制体系。 C 财务风险：指的是在此项目期间公司被认为能够完善并有效运作的程度。其中较为重要的是：财务状况、投资弹性和在不久将来的固定财务状况。 最后选择一个或以上供应商与他就产品和服务进行谈判，没有被选中的供应商应通知并说明他们的标书被拒绝的原因。 总之，在选择供应商时，应： 确定最适当的外包方式，总包还是分包，确定是使用固定成本合同、成本补偿合同或单位价格合同。 通过资格预审程序确认可靠的供应商。 通过制定报价单的要求使得报价单的收到与对比成为可能。 以相同的态度处理来自供应商对信息的需求；为项目小组与供应商之间的信息沟通开辟渠道。 和使用者密切合作对报价书不偏不倚的分析，清楚区分技术评价和商业评价。 三、采购合同谈判 采购合同必须与采购政策、公司文化、市场情况、物料特征等相适应，谈判通常涉及以下内容： 交货价格和条件 *固定价格加激励报酬。这种类型的合同是用奖金激励供应商以超出协议的标准完成工作，与提前交货、更佳的交货保障和超出协议规定的质量性能有关。 *成本加利润合同 *成本加补偿合同 *价格调整合同，主要用于交货期长、加工特殊、原材料价格波动频繁等。 后三者少用。 付款条件 通常可取的付款条件以供应商履约为基础。例如，工作完成25%付款20%，以此类推。最后留5%～10%的款项在完全肯定设备确实正常运转和购买的服务到位的情况下才支付。预付款最好能够以银行担保抵补，这能够让供应商允许履行他的职责。这样银行担保完全能够抵补预付的金额并且在银行担保相关部分的供货期内也是有效的。如有可能，控股公司的公司担保也可满足要求。 罚款条款和保证条件 采购合同规定供应商所交物料必须： *质量优良 完全与约定的要求、规范、条件、图纸、样品一致，并且完全适用于预期用途。 *全新无缺陷 物料的制造必须使用质量优良、适当的新原料和一流的技术、专业人员。 *满足供应商所在国的法律和政府法规，并且产品和产品的使用不包含对任何人员、财产、环境的健康或安全的危险。 如果没有达到合同规定的性能，首先要讨论纠正措施。这些措施最后也期不到适当的效果，那就要由供应商补偿总的成本。这个程序在合同条款和条件中必须一致。因此，罚款条款并不能为执行或交付阶段发生的问题提供解决办法；但至少他们可以限制后来由此引起的损害。 将供应商所交付的产品的可靠性和可以胜任的运行负有责任的期限在合同标明也十分重要。通