[金诚信昭通项目部)年度行政后勤标准化实施细则.docVIP

金诚信矿业管理股份有限公司 云南金诚信矿业管理有限公司 （昭通项目部）2015年度行政后勤标准化实施细则（试行） 第一章 总则 第一条 为了进一步加强昭通项目部行政后勤管理，规范员工行为，提高实施标准，根据公司内控制度及行政后勤标准化要求，结合项目部的实际情况，特制订昭通项目部行政后勤标准化实施细则。 第二条 本实施细则适用于项目部各部室、各区队员工。 第二章基础管理标准 第三条 根据公司八大标准化要求，结合项目部的实际情况，与各部室、区队签订八大标准化考核责任状，并存档。项目部每月开展一次八大标准化的自检自查，记录检查情况，并对在检查出存在问题下发整改五定表，对每月八大标准化的自检自查情况存档。 第三章 行政管理标准 第四条 公文处理 根据公司收文处理办法 （1）收文处理要做到及时、准确、安全。其中：收文及时要求项目部每日两次由专人登录项目部邮箱、公司OA系统查收本日发文，确保收文最迟不晚于发文的第二日阅办；收文准确即要求公文收取后报领导审批或知晓，领导阅示后在当日送至具体承办部门落实，并跟踪相关部门的办理和传阅情况。办理完结的公文依发文单位的不同，分类存放。 （2）已经使用OA行政办公系统的，按照《收文处理单》流程进行处理；尚未使用OA系统的，按照纸制《收文处理单》进行处理。《收文处理单》需留存备查。 第五条 档案管理 （1）项目部综合办公室是档案的主管部门，负责集中统一管理公司内部下达的文件，对上级的请示及报告，地方政府文件和批复，规章制度，公司各类证照等。昭通项目部各部门负责各系统属于项目部保存的文件资料的收集、分类、立卷和定期移交归档工作。 列入档案归档范围的资料，严格按照《档案管理办法》所规定的程序和要求进行归档保存。 第六条 会议管理 （1）项目部要定期召开调度会，按需召开经理层会议及各类专题会。综合办公室做好会议的准备工作和设备调试工作。 （2）各次会议应指定专人做好会议记录工作，形成会议纪要并存档。 综合办公室指定专人负责做好每周调度会纪要并存档，会后要根据会议精落实会议议定事项的完成情况。 会议室办公桌椅、视频、投影机、电脑、空调使用等相关设备由综合办公室统一管理，并建台账备查，任何人不得擅自挪作私用。 第七条 印鉴管理 （1）项目部印鉴的启用严格按照公司规定的审批制度执行。 （2）项目部的印鉴由专人保管。随用随取，用后立即存于原处，并及时上锁。印鉴保管人员离开办公室3天以上时，须将印鉴交所在部门负责人或者分管领导保管，并履行交接手续。 （3）用印的审批：项目部各类文件、合同、标书和资质、资格证明以及涉及本单位财务、统计、人事等重要报表和相关材料的用印，必须经项目部经理审批后，方可用印。需要盖章的一般性事项、单位介绍信，须经综合办公室主任审核，审核后方可使用。印鉴使用须在《用印专用登记薄》上认真填写用印人、用印文件名、用印量。该登记簿要妥善保管，留存备查。 （4）项目部有文件需加盖公司总部印鉴时，依照文件的类型，执行“谁需要谁联系”的办理原则和相应程序，承办人先联系公司总部对应部室的业务联系人，部室业务联系人持需盖印的文件到综合行政管理中心盖章。 第八条 证照管理 （1）项目部综合办公室指定专人负责本项目部的证照管理工作。 （2）使用证照复印件和扫描件，均应在复印件或扫描件上注明该证照“只限于联系XXXX之用”等字样。并在《证照使用登记簿》上登记用途、使用人、使用日期、批准人等。 （3）项目部各部室需使用公司总部存档的证照的复印件时，需向对应的业务职能中心说明使用目的、使用证照名称等，由该中心主办人员到综合行政管理中心申请和置办。 第九条 日常办公物资管理 （1）日常办公物资定义：是指项目部各部室在日常办公业务所使用的办公消耗品、办公耗材品、保洁用品。 （2）项目部综合办公室对日常办公物资实行统一购买，统一管理。 （3）项目部综合办公室对日常办公物资设立采购、入库、领用台账。同时，做好日常办公物资的月度盘点、季度费用统计工作。 （4）办公用品领用时需在《办公用品领用登记单》上按部门分类，登记用品名称、入库数量、库存数量、领用数量、领用人、领用时间、结余数量、经办人，并由专人认真核实其库存数量。 （5）单位价值在2000元以上，使用年限超过一年的实物资产是办公固定资产（如电脑、打印机、空调、视频设备等），对办公固定资产要进行费用核实，分部门、定编号、定责任人，建立固定资产台账备查。 （6）办公室按季度统计各部门本季度办公用品费用的支出情况，在会议中予以公布，以此敦促各部门杜绝浪费，节约使用。 第十条 办公电脑管理 （1）项目部综合办公室是本项目部办公电脑及配件的管理部门，负责对项目部新购和原有办公电脑及配件的统一管理、统一调剂,并建立和更新电脑配发台账。建立台账，要对办公电脑做好编号、责任人、使用部门、使用人