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会计档案归档与整理 （2009年2月） 一、会计档案的概念 什么是会计档案？会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计核算是对会计对象进行连续、系统、完整的记录和计算。一个年度会计核算工作结束，它所产生的材料——凭证、账簿和财务报告即是会计档案。 需要注意的是：会计部门形成的材料很多，只有会计专业核算材料才是会计档案。财会部门经办的有关财会工作的方针、政策、制度、预算、预算指标、计划、工作总结、报告以及来往文书都不属于会计档案的归档范围，应按照文书档案管理办法执行。 二、会计档案的收集范围： 1、会计凭证：用来记录经济业务，明确经济责任，作为经济依据的书面证明文书。包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。 2、会计账簿：由固定格式账页所组成，以会计凭证为依据，全面系统科学地记录和反映各项经济业务的会计簿籍。包括：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、各种辅助账簿、其他会计账簿。 3、财务会计报告：用统一的货币计量单位，以账簿记录为主要依据，按规定的表格形式，定期总括地反映核算单位在一定时期经济活动和财务状况的报告文件。包括：月度、季度、年度财务报告，包括会计报告、附表、附注及文字说明，其他财务报告。 4、其他：会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。 三、会计档案的整理： 会计档案的整理工作，就是将零散的和需要进一步条理化的会计文件，通过科学的分类、组合、立卷、排列和编目，组成一个有序的过程。依照会计工作的基本环节，进行科学的分类整理。 同一全宗的会计档案应按年度分开整理，不应跨年度，对跨年度的决算报表等，可放入针对内容年度里。 归档文件材料的收集要完整齐全，有头有尾。对打印输出的会计档案，财务主管要签字、盖章。 （一）会计档案的分类 行政事业单位的会计档案一般分为会计凭证、会计账簿、会计报表及其它类。 （二）会计档案的整理、编号（以历下区档案局为例） 1、会计凭证的整理、编号 ①首先将散装凭证按月份或会计科目装订成册，并加封角、封面填写齐全。 ②一册凭证作为一个保管单位，按时间顺序排列，用4位阿拉伯数字编制大流水册号，将编号用卷签（双格口取纸一半）贴在每册凭证脊背底边处，并在每册凭证封面右上角加盖数码章。 ③保管期限为短期 ④档号编制：以每册为单位编制，全宗号-目录号-册号，如：0020-005-0048。0020为全宗号，005为目录号，0048为册号。（档号为目录检索使用） ⑤装盒：按时间顺序装盒。 ⑥凭证盒封面填写要求： 名称 济南市历下区档案局 时间 200801-200805 册数 5 保管期限 短期 编号 0048-0052 （名称部分盖单位名称章，时间、册数、保管期限、编号全部盖章，编号为盒内起止册号。） ⑦以盒为单位编制大流水盒号，在盒脊下方贴兰色三格口取纸。第一行：全宗号?目录号；第二行：册号（起止号）；第三行：盒号（四位数），填写居中： 0020?005 0072-0078 0020 ⑧建立检索工具：按册编制案卷目录，输入档案管理软件。 2、会计账簿的整理、编号 ①账簿的整理：会计账簿原则上保持原有基础，一本账作为一个保管单位。账簿在启用时，要在第一页前面填写“经管人员一览表”和“账户目录”。账簿分固定式和活页式归档整理。固定式账簿保留空白页，但空白页不编页码；活页式账簿拆去空白页，编写页码，加备考表，装订成册。 ②编写页数：以每册为单位，用铅笔对有效的页面编写；正面编在右上角，反面编在左上角。 ③账簿保管期限为长期。 ④账簿排列、编号：按账簿的自然形成规律，依时间顺序排列，用4位阿拉伯数字编制大流水册号，将编号用卷签（口取纸一半）贴在每册正面右上角。 ⑤档号编制：以每册为单位编制，全宗号-目录号-案卷号（册号）（例如：0020-004-0072） ⑥装盒：时间顺序装盒并编写卷内目录、备考表。 ⑦以盒为单位编制大流水盒号，并将盒号用数码章盖在盒脊的最下方。 ⑧会计档案盒的盒面盖单位名称章； 盒脊填写： 年 度：2008 全宗号：0020 目录号：004 案卷号：0072-0078 保管期限：长期 0012（盒号） （填写内容全部盖章，案卷号为盒内账簿起止册号。） ⑨编制检索工具：按册编制案卷目录，输入档案管理软件。 3、财务会计报告的组卷、编号 ①会计报表分类组卷：以案卷为保管单位，年报为永久、四季度报表在没有年报的情况下为永久（有单独年报时，为短期），其他季、月报表为短期。年报要单独整理立卷，季报和月报可根据张数的多少，立成一卷或数卷。 ②编制页号：以卷为