Mail礼仪及注意事项Mail礼仪及注意事项.ppt

To,张三 请9/27前，完成XXXX的IF设计书的初稿。 李四 XX年XX月XX日 To,李四 好的。 张三 XX年XX月XX日 To,李四 请9/27前，完成XXXX的IF设计书的初稿。 行，9/26下班前发给你确认。到时候请查收。 张三 XX年XX月XX日 邮件中引用文档或他人邮件原文 让邮件有层次、易理解 邮件中引用原文： + 拷贝过来的原文 正文—引用 背景的说明 邮件中涉及以前(因人而异，二周左右)话题时，要在邮件的开头添加背景内容，以便阅读方能清晰了解整个事情的原委 张经理，你好！ 【背景】 上周我组相关人员（××和×× ）会同设计部李经理讨论了关于该L36机型中， ××模块部分代码造成机器重启的可能性，经过我们反复讨论，最终无法最终判定得出结论。 我们考虑底层代码可能存在不兼容的问题，基于您是这方面的专家，因此希望您能够加入此项问题的定位。 以下是我们上次讨论的纪要，请阅 正文—背景 正文—回复 当天内无法得出结论的场合 给出预定日程 约定下次联络的时间 无法满足对方的需求 说明具体、合理的理由 给出替代方案，以供选择 不能判断优先级时，让Leader来判断 对方邮件包含多条内容时，按照顺序依次回复 添加附件 邮件内容过长，或需要补充文档、资料，以说明问题时，添加邮件附件。 邮件正文中，要对附件说明(文件名+内容简述)。 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。 反馈调查结果的附件，最好加上自己的姓名。 正文—附件 签名 签名 完整的签名最好不要超过5行 如果签名占邮件版面过多，会严重的影响阅读者对邮件内容的注意 增加层次感，使用分隔符与正文分开 例，签名与邮件正文间，用“——”分隔开 发给客户/高管的邮件写好后需要直属领导先进行审核，确认没问题后再进行发送。 如果时间允许，写好的邮件可以隔一定时间再审阅（间隔时间不宜超过一天） 站在阅读题的角度思考，可以先发给同事看一下， 帮助确认是否符合以上原则。 审核 最重要的： 如果能面对面谈，就不要打电话 如果能打电话，就不要只发邮件 不要因为有了邮件，就放弃面对面的沟通！ 面对面的沟通更有效！ * Mail礼仪及注意事项 课件及讲师：Leo 开发部门：人力资源部 版本：第1版 第1版时间：2013年9月 总课时：1H 前言 为什么要写邮件 邮件礼仪重要性 沟通方式 ～面对面：直接、效果好，远程无法实现 ～电话：迅速，清楚，可远程交流，但没有记录，转述容易出错 ～邮件：可远程交流 为什么要写邮件？ ～电话语音交流，没有记录，邮件有文字作为依据 ～文字表达更准确，原样转发可不使信息走样 为什么要写邮件？ 邮件是内部沟通的重要手段 ～邮件是部门之间协作的重要依据 ～邮件是各地与总部沟通的主要渠道 普通员工每天收到 10~20 封邮件 所有人都很繁忙，如何写邮件？？？ 小组负责人每天收到 20～30 封邮件 产品经理、技术经理每天收到 40~50 封邮件 部门负责人每天收到 50~70 封邮件 大区经理一天收到 80~100 封邮件 邮件礼仪重要性 邮件，能看出你为人处事的态度 尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间； 电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。 你作为发信人写每封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考虑，将心比心。 邮件礼仪重要性 效率:邮件组织得当、条理清晰，避免浪费他人时间。 专业：通过使用合适的邮件语言，你可以传达出一个专业的形象：我很专业！ 特别是对那些我们不认识的人，这是他们判断我们的唯一方法。 严肃：商务电子邮件不同于私人邮件，它具备严肃性和商务规范性。 邮件礼仪重要性 邮件构成 收件人 主题 正文 签名 审核 1. 2. 3. 4. 5. 邮件构成 收件人(To List) 需要回复或采取行动的人 不要把仅需了解此邮件事项的人放入“收件人” 抄送( CC List) 需要了解此邮件事项相关的人 通常包含发件人的主管和收件人的主管，因为双方主管都要了解你做的事 密送（BCC List) 发件人想把此邮件发送给他∕她但又不想被TOCC的人知道 收件人的排列 按部门排列,按职位等级从高到低或从低到高 推荐按中国人习惯职位由高到低排列 收件人 项目名称 例（邮件对象范围）：邮件是给哪些人看的 例:[UI]、[NX154] 性质/目的：邮件是做什么的 例：先锋商泰录用通知、XX项目进展汇报、XX使用效