EXCEL技巧2解析.ppt

一、利用选项提高效率 1、你的名字。 这一栏应该填上你的用户名，当存盘时，EXCEL会记录你的名字，方便别人查看时知道是谁最后更新此文件。 一、利用选项提高效率 2、最近所用的文件清单 在文件菜单的末端会显示最近使用过的文件清单。如果你喜欢显示多一点的文件，可以在选项中进行调整。 一、利用选项提高效率 3、新工作簿的设定 可以预设工作表数目。 可以改变预设的标准字体和字体大小。 一、利用选项提高效率 4、活动单元格在按回车键后的移动方向 活动单元格就是光标在的单元格. 在输入数值时,每当按下回车键单元格就会向下移动一格,如果你想让它向其它方向移动,改变图中方向即可. 一、利用选项提高效率 5、工作表的网格线 网格线原来是为了方便用户看清楚单元格的位置,但如果你不想有网格线的话,可以取消网格线选择. 二、如何善用区域名称 区域是指一个或多个单元格，可以是一列的，一行的，一个方块的，也可以由几个不连在一起的单元格。我们为区域取名字，主要是为了方便输入某些特定区域的地址，以及增强公式的可读性。 让我们逐一介绍 二、如何善用区域名称 1、区域内只有一个单元格 用固定资产的折旧来举个例子，每年折旧的公式是： （成本－残值）／有效年期 要是用普通公式来写，是：＝(B5-B6)/B7 别人看这个公式时就非要一个一个找到那些单元格不可。 二、如何善用区域名称 你可以到菜单“插入／名称／定义”，查看三个区域名称的定义，也就是其相对应的地址，也可在这里修改或删除一个存在的名称。 在B9里可直接输入如图的公式。 二、如何善用区域名称 2、区域内有多个单元格 区域可以含有多个单元格，定义方法和单个单元格一样。 定义多个区域也有一个较简便的方法。 二、如何善用区域名称 F1的公式如图所示 F2的公式是：＝生产实绩合计／sum(工时) 其它的公式也是这样的，只要引用区域名称就可以了。 三、怎样善用便捷的样式 你是否有这样的经验：工作表上有几个总和数，为了令他们较突出，你把它们逐一转成粗体，并在它们下面加双框线。弄好之后，觉得粗体还不够，用蓝色比较好，于是又逐一转成蓝色。其实样式可以帮到你。 样式主要是用来定义单元格的各项格式，包括数字格式，对齐方式，字体，框体，阴影和保护方式。你可以为每一组单元格定义一个样式，例如总和一组，标题一组，方便套用格式到新的单元格，以及更改所有同组的单元格的格式。 三、怎样善用便捷的样式 下面介绍如何定义样式 例子中，我们需要把合计的数值设置为粗体、14号字。 如图所示，我们把第一个合计已经改为了需要的字体和格式。 剩下的合计项如果也要设置为同样的格式应该怎么办？ 三、怎样善用便捷的样式 1、选中刚才设置格式的单元格。选“格式／样式”，会出现如图对话框。 2、在样式名里输入“合计栏”。这时内容会显示活动单元格的格式。 三、怎样善用便捷的样式 3、选其它需要设置同样格式的单元格。 4、选“格式／样式”，在“样式名”里选“合计项”，点击确定。这时所有选中的单元格也变为同样的格式了。 三、怎样善用便捷的样式 如果现在我们想把合计项的字体改为蓝色怎么办？ 1、选“格式／样式／样式名／合计项”，点击“修改”。 2、选“字体”一页，把颜色改为蓝色。 3、确定后回到工作表，会发现刚才定义了“合计项”样式的单元格全部都变为了蓝色字体。 补充：如果要取消已设置的样式，只需选中这些单元格，把样式改为常规就可以了。 四、如何制作区域的替身 要把两三个工作表的某些部分合并在一张工作表上，又想它们自动更新，除了用公式一个个连起它们外，还有一个简便方法： 假设有一张图文并茂的工作表，我们要把它们的内容放进一张工作表。 1、首先把来源区域选好，再选“编辑／复制”或按CTRL＋C键。 四、如何制作区域的替身 2、到空白工作表，把活动单元格移到适当的位置。 3、按住SHIFT键不放，选“编辑／粘贴图片链接”。 4、你会看到一副大小、模样跟来源一样的图片。这是个图片格式的影像，它本身并没有存着数字或格式，但它会随着来源的改变而自动更新。 五、如何发挥自动填充的威力 自动填充是个常常给人忽略的编辑工具，其实它很实用，可以替你输入连续数字、日期、文字等序列，或复制公式，你可以省下不少力气。 五、如何发挥自动填充的威力 上图中的例子都是通过拖拽实现的。 五、如何发挥自动填充的威力 特殊数列 如图中这些比较特殊的序列，EXCEL也能拖拽出来。这是因为在“选项／自定义序列”中，早已定义了这些序列。 你也可以按需要自行定义新的序列。只需在“输入序列”下，输入要添加的序列，再点击“添加”即可。 六、如何利用智能标记省时间 智能标记是EXCEL XP和EXCEL 2003的卖点之一。 每当你做完一个动作，而这动作有多于一个含义的时候，智能标记就会出现，让你执行你真正需