(加强电子档案的管理.docVIP

浅谈加强电子档案的管理 【摘　要】随着各行业在生产、管理上信息化程度日益增高，计算机和网络已经成为政府、企事业单位日常办公不可缺少的重要工具，电子档案也应运而生。本文针对电子档案的重要意义，指出了做好电子档案管理和利用的若干措施。 【关键词】电子档案；电子档案管理；电子档案利用 随着各行业在生产、管理上信息化程度日益增高，计算机和网络已经成为政府、企事业单位日常办公不可缺少的重要工具，电子档案也应运而生。对于电子档案的管理已成为档案管理部门面对的一个重要课题。电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，档案工作者必须要对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。 １　加强电子档案管理的重要意义 １．１　直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度，提高了工作时效 在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现让档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改为平时随时整理立卷。这样，集中的工作量，就变为分散的工作量，提高了立卷管理水平，从而达到档案管理工作及时归档的目的，便于检索利用。 １．２　电子档案管理有利于遗漏文件的补漏增缺 传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。改为计算机网络管理，文档用计算机按“件”整理归档。可随时补漏增缺，使文档不形成存积，这时，只需按一下键盘，修改一下档案目录就万事大吉了。电子化管理省时省力，可以给工作人员以充分的时间去提高业务水平。 １．３　电子档案管理更有利于文档的必威体育官网网址 过去查阅档案时是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，却能够看到整卷档案内容。这是不符合文档管理的必威体育官网网址要求的。电子化管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文件必威体育官网网址的要求。 １．４　电子档案管理有利于提高档案管理工作的质量 档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案，就必须有高质量高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准，从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时，归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间，致使档案管理人员的编研工作几乎处于空白的境地，这又制约了管理人员的水平提高。在这种管理模式下的档案利用，也是被动式的。文书档案管理进行电子化管理后，档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率，使文书档案的管理、在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。 ２　做好电子档案管理的措施 ２．１　要完善体制，建立统一的电子文件管理标准 首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展；其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行；再次，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准；最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。 ２．２　要严格保证电子档案的安全 信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要。电子档案上网后必须从人口、传输、使用三个方面采取安全保护措施。目前，为防止档案信息被窃取、删除和修改，防止网络“黑客”的进入，常用的技术方法有签署技术、加密技术、身份验证、防写、档案备份、专机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等。这些技术措施对于证实电子档案内容的真实、可靠，确保电子文件在存储、传输过程中的安全、必威体育官网网址，防范对电子文件的非法访问和随意删改，都具有很好的效果。应当不断改进现代化管理手段，努力提升馆藏档案的安全保护水平。由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。尽管如此，但我们可以利用计算机的更高功能对电子文件和电子资料加以保护。如将文档设为只读模式，或对部分电子文件加密，从而到对电子文件进行特定的保护。而且由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下，如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存