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公文处理 （培训稿） 根据酒泉市人民政府与瓜州县人民政府签订的《酒泉市三类城市语言文字工作目标责任书》，瓜州县要在2011年通过市语委评估团和省语委评审团（巡视员）达标评估。鉴于我县语言文字工作中还存在不少问题，急需加以改进和着力解决。根据市语委办的要求，县语委办决定在2010年开展县语委各成员单位和县直校园语言文字工作人员培训工作，先期重点放在公文处理培训上。因为语委办就设在我们教育局，而且教育局是重点迎评单位，在公文处理上应该成为其县语委成员单位的表率。下面就有关公文处理中的相关细节和在座诸位一起再次学习。 一、公文的页面设置 公文的页面边距，上为3.7厘米、下为3.5厘米、左为2.8厘米、右为2.6厘米；正文为一般每页排22行、每行排28个字，行间距为28磅；公文的首页不显示页码，插入页码必须居中显示，是第一个格式“—1—”（阿拉伯数字前后各有一条横线）。 另外，正文和附件的页码各自为阵，谁是谁的，不能连续跟着走。 二、公文的发文字号 公文的发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。如我局上行文发文字号为：“瓜教字﹝2010﹞1号”。发文字号一般在发文机关标识下空2行，用3号仿宋GB2312字体，在红色反线之上4mm处居中排布。其中年份用阿拉伯数字标识，年份应标全称，用六角符号﹝﹞扩入（往往在许多单位的公文中多使用的是中括号，这是错误的，另外在正文中引用文号也必须使用六角符号）；序号不能编制虚位（即不能为001等），不加“第”字（即不能为第1号等）。 三、公文的红色反线 我们现在一直使用电子政务，网上发文红色反线需要自己绘制或插入，请注意一点红色反线应为3磅。另外联合行文，是黑头文，反线也为3磅。 四、公文的标题 公文的标题一般由发文机关、事由及文种三部分组成。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不适用标点符号。同时，单书名号不能直接在键盘上输入，必须从特殊符号中插入。公文的标题在红色反线下空2行处，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当，而且要注意的是:标题多行时呈现漏斗形，而不是金字塔形。公文标题（包括附件的标题）均为2号小标方正宋简体字，大家可从网上下载，直接将该字体复制粘贴在C盘→Windows文件夹→fonts文件包中即可。 五、主送机关 主送机关在标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋GB2312字体标识，回行时仍然顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。 六、公文的正文 （一）正文的位置。正文位于主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格，注意一点数字和年份不能回行。 （二）正文的用字。正文全部用3号仿宋GB2312字体，包括各种小标题。 （三）正文的结构层次序数。第一层为“一”，后跟顿号“、”；第二层为“（二）”，其后不加任何标点符号；第三层为阿拉伯数字“1”，后跟英文状态下全角实心点；第四层为“（1）”用小括号将阿拉伯数字扩入，其后不跟标点符号。即所谓的汉字要跟汉文的标点符号，外文要跟外文的标点符号。 （四）正文中第一层标题一般独立成行，后面不跟标点符号；其他层标题若要独立成行，也不能加标点符号，若加上标点符号则不能独立成行，必须将后面的内容紧跟在标题后。 七、附件 （一）附件的位置。附件居于正文下空1行处，不能顶格，必须左空2字用3号仿宋GB2312字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。一般容易出错在：只标一个“附”字；附件直接在正文后回行不空1行距离。 （二）附件的具体格式。当只有一个附件时，附件标题直接跟在“附件”的冒号之后，若标题很长，需要回行，必须左顶格；当出现两个以上附件时，需要阿拉伯数字序号标识“1．2．3．等”，第一个附件跟在“附件”的冒号之后，若标题很长，需要回行，不能顶格，内容必须与第一行序号后的小圆点后的内容顶齐，依此类推。 （三）附件的名称后不加任何标点符号。 （四）附件内容格式。附件名称标题必须与正文附件后的名称标题保持高度一致。而且在标题上左顶格用3号仿宋GB2312字体标识“附件”两字，后跟全角冒号，若有几个附件，则标清“附件1：，附件2：，附件3：等（包括表格）。 （五）所有印发的公文都属于“附件”。 八、成文日期 成文日期以签发人的签发日期为准，联合行文以最后签发人的签发日期为准。成文日期一律用汉字将年、月、日标全，其中零为“○”，应选择从特殊符号中插入。 九、印章 （一）单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时（如×××办公室），则采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。 （二）联合行文印章。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空