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Agenda and Schedule 日程安排 日程安排是指一项工作的开展程序、进行步骤、时间安排，也可以是这些因素的多维 组合， 还可以是一段时间内各项活动的统一安排。 日程安排是公司业务环节中非常重要的工 作，也直接体现出职员本人的组织能力、合作精神、办事是否有条理。公司里的年轻的工作 人员经常需要为即将出差的上司拟定日程表。 Part I Occasions That Call for Writing (书写场合) √ 年度计划：当新年将近，秘书须做好下一年的工作安排，包括国家法定节日、公司日常 事务和下一年的重要事项。 √ 月工作计划： 首先要记下年历上每月的重要事项， 然后在月历上标明当月业务旅行计划 和其他事项。 √ 周工作计划：首先要记下月历上每周的重要事项，然后在周历上标明约会、会议和其他 将要进行的事项。 √ 日工作计划：它告诉你的老板每天的主要事项的时间安排。 √ 行程或活动安排 … Part II How to Write (如何书写) 日程安排常见行文格式为： √ 标题 √ 时间及事件 √ 备注：可根据需要进行内容的添加 … Part III Tips on Writing (注意事项) √ 格式的编排上必须直接、清晰、明白，为此经常采用格式化的排列方式。 √ 格式化的排列不用大段的密集文字进行叙述。 √ 会议的议事日程一般要分项说明。 分项说明时可采用完整的句子， 但短语结构使用的更 为经常。 √ 在同一份时间表中最好做到前后格式统一、体例一致。 √ 时间的表达应当使用 24 小时制，以免引起混淆。 … Part IV Useful Words and Phrases（单词和短语） A. Words (单词) 1 agenda n. 议程 2 calendar n. 日历chronologically adv. 按年代顺序排列地conference n. 会议feature v. 特别介绍itinerary n. 旅程安排7 reorder v. 重新排列8 roundtable n. 圆桌会议9 schedule n. 时间表 B. Phrases （常用短语） 1 CEO: Chief Executive Officer 首席执行官2 charitable giving 慈善捐款3 daily calendar 日工作计划4 monthly calendar 月工作计划5 make for 动身前往6 tentative itinerary 暂定的旅行计划7 weekly calendar 周工作计划8 r yearly calendar 年度计划 Part IV Sample Letter （信函范文） Yearly calendar YEARLY CALENDAR年度计划JANUARY一月4 Presidents Annual Greeting 4日会长年度致辞15 National Holiday 15 日 法定假日FEBRUARY二月11 National Holiday 11 日法定假日12 – 15 International Food Convention, Paris 12-15 日巴黎国际美食集会MARCH三月24 National Holiday24 日 法定假日APRIL四月5 International Food Packaging Show, Beijing 5 日 北京国际食品包装展示会29 National Holiday 29 日 法定假日MAY五月2 Anniversary (Holiday) 2 日 周年纪念 (假日)3 National Holidays 3 日 法定假日6 Anniversary Party (20:00 — 22:30) 6 日 周年聚会 (20:00 — 22:30)JUNE六月10―11 International Convention of Fast Food Chain Stores, Tokyo 10-11 日 东京国际快餐连锁店峰会JULY七月15 Shareholders’ Meeting 15 日 股东大会AUGUST八月20 Holding Fashion Show, Nanchang Hotel 20 日 在南昌酒店举行时装表演SEPTEMBER九月15 National Holiday15 日 法定假日OCTOBER十月8 Employees’ Annual Outing 8 日 员工年度郊游10