活动策划与执行培训-1.ppt

活动策划与执行培训 活动策划执行流程 1 2 总纲 执行与执行力 选择要求 场地情况 目的和程序 预　算 构　思 团队组成 项目推进表 工作说明书 前期准备 活动场地 团队组成和时间表 车辆安排 核心内容 说在前面的话 来宾接待（记者） 现场布置 后勤工作 停车场 接待用车 特殊嘉宾 媒体接待基础文件 确定你的目标--- 意味着了解如何选择最近和最稳妥的道路 判断一： 采取何种方式 判断四： 不做无法改变事实的努力 判断二： 在活动中体现什么内容 判断三： 抛弃一切非目标必须的 华丽想法 前期准备——目的 定位准确 项目的目的 反复讨论达成一致 尽快让项目组成员参与讨论 定义清楚 如何衡量项目效果? 怎样使项目效果可量化评估? 公布项目的评估标准 确定资源 列出所需资源 检查已有资源 寻求可调用资源 前期准备——确立目标的程序 先确定预算，再确定计划是稳妥的方法 确定必须成本 运费、接待费用 场地施工和装饰布置费用 工作人员费用 纳入非必须成本 表演和娱乐 主持人等 其他 前期准备——预算 前期准备——构思 ■摒弃头脑中所有杂念，全心全意地想象活动的全过程，这个想象应至少重复三次，并将你想象的全过程详细地说给你的团队，以便获得补充： ★每个环节可能出现问题的地方 ★每个环节所需用到的物料 ★每个环节是否可以再优化 ★每个环节是否给人惊喜 ■在构思完成后，再次检查你的目的是否达到？ ■在构思完成后，再次检查你的预算是否足够？ 团队构成和时间表——团队 项目负责人 参与部门 项目所必须的人员配备 供应商列表和对应联系人： 场地 搭建/声光 租车/礼仪/演出 摄影摄像 其他 确定你的工作团队 确定你的供应商 团队构成和时间表——项目推进表 ■项目推进表（为可控因素预留必要时间：比正常时间多1/3 ） -项目执行：为每个成员制定每日工作协调内容 -物料清单：列举已有物料及需要准备的物料 -人员分工：列出每个子项目负责人 ■必须首先确定不可控因素：障碍来自哪里？ -场地：如果不及时确定可能租不到合适的场地 -重要来宾：他们的时间、行程是不确定的 -其他不可控因素 ■预定的检查时间通报: -向所有成员报告每日工作的完成情况 -使其他成员知道应该沿着你完成的项目去做什么? -应付意外情况、赢得补救机会 所有子目标的完成将自然导致总目标的完成 与所有成员逐个讨论总目标 明确每个成员的工作及在总体任务中的位置 为每个成员限定目标要求及资源 使每个成员了解子目标,但同时知道总目标 每个个体都应该拥有完成子目标所相应的权利 运用子目标来限定责任和要求 项目推进表的分解——正确制定并运用子目标 可能出错的就一定会出错！ 团队构成和时间表——工作说明书 ■活动基本要素（时间、地点、参与人、主题、流程等） ■活动物料汇总 ■部门工作（接待）流程和要求 ■活动现场具体分工（人员位置和要求） ■文案准备 -新闻稿 -主持人台本 -领导讲话稿 -重要领导的现场文件夹内容资料 ■通讯录 工作说明书主要目的—确定活动基本要素/相互关系及检查点 ■明确活动基本要素利于活动掌控 -参与人员的工作指导，提升工作效率 -新增人员的活动手册，利于快速到位（补位） ■相互关系的确认 -部门之间的配合和各自负责人； -哪些事情可以同时进行； -完成项目的方式可能不止一种，通过相互关系的检查可以使你找到最好的方法； ■检查点可为我们提供补救的机会 -定期的回顾和检讨：在每隔固定时间由所有成员在一起检查项目进展，并对意外情况作出补救。 场地选择——列出要求 ■需要类型：考虑活动类别、主题、品味要求 ■来宾人数：测算最小面积要求 ■活动内容：活动所摆放的特殊物品，设施顶高的要求。活动能否造成场地的破坏。 ■周边环境：交通、噪音、光线、用餐及住宿 ■气候条件：防风、防雨、防寒、防暑、日落时间 ■费用限制：能够用于场地租赁的最高限额 场地选择注意的问题 ■档期 ■布展时间 ■活动结束场地清扫 ■场地可容纳人数 ■场地使用手续 ■场地用电的问题 保证点容量的充足 ■场地卫生间位置 ■贵宾和工作人员休息的地方 ■场地物料和车辆的停放 来宾接待 ■当来宾抵达接待区时： -确保第一时间看到接待人员和接待指示牌 -预估每批来宾人数，保障足够的接待人力 -如果是入住酒店，最好提前拿到所有来宾入住房间，以节省来宾登记时间，并在登记完成后交酒店总台 -在接待区预备休息区 -如果是直接进入会场，应准备存衣处、行李寄存处，并有专人管理，预备存衣牌 ■突发情况处理： -因交通原因突然导致来宾人数剧增 现场布置注意问题 ■场地入口 ■入口是否需要铺设红地毯 ■是否有明确方向指示和指示牌 ■摄影摄像设备的摆放位置 现场布置 ■搭建施工 -保证施工期间的用电及保安