word中的批注与修订..doc

在公文完成之后，一定要经过领导修改、审批，使用审阅功能，领导们就可以留下自己的审批痕迹，而公文起草者也可以看到其他人的修改痕迹。　　启动修订功能　　点击菜单【工具】中的【修订】功能，如果弹出工具栏【审阅】，表示启动成功；　　未启动【修订】功能；如图:　　启动【修订】功能；如图:　　【审阅】工具栏如图: 　　【修订】设置成功后，增加或删除的文字都会被记录下来。　　小帖士：通过邮件发送一份被【修订】的文件，接收者会自动进入【修订】状态；　　明明白白看清修订　　修订的内容可以通过颜色、线形、作者、线框等进行个性化显示，点击菜单【工具】中的【选项】，弹出【选项】对话框，点击【修订】如图2：　　 　　小贴士：修订的设置选项中包括许多内容，但推荐大家仅对【批注框】中进行设置；　　在【批注框】区域选择相应的选项，可以设置与批注相关的显示格式。例如：可以设置【批注框】的宽度，指定“气泡”与其所修订文字之间的连线，是否使用作者的缩写。如果不想在文档中显示批注框，则勾掉【使用批注框】；　　例如：使用【批注框】的效果；如图3:　　 　　例如：不使用【批注框】的效果，如图4：　　 修订人的信息藏在“用户信息”里　　修订文件时，可以显示出修订人的个人信息，这些信息如何添加呢？　　点击菜单【工具】中的选项，弹出【用户信息】选项卡，在【姓名】和【缩写】框中输入个人的信息，如图5，将来这些信息就会显示在审批的文件中；　　 　　通过显示状态查看结果　　公文完成审核之后，一般来讲文稿会返回给起草者进行最后的整合。在整合之前，我们可以先查看一下文稿的修订情况。　　点击工具栏【审阅】最左侧的下拉列表，选择【显示标记的最终状态】，可以看到带修改标注的修改后公文全貌，如图5；　　点击工具栏【审阅】最左侧的下拉列表，选择【最终状态】，可以看到修改后公文全貌，如图6　　 　　接受或拒绝　　经过对公文修订信息的查看，我们对如何取舍修订意见已经心中有数，现在进行文稿的整合工作。　　点击工具栏【审阅】上按钮【后一处修订或批注】，定位到修订位置，点击【接收所选修订】或者按钮旁边的箭头，在弹出的下拉菜单中，可以选择不同的接受方式；如图7： 　　点击工具栏【审阅】上后一处修订或批注】，定位到修订位置，点击【拒绝所选修订】或者按钮旁边的箭头，在弹出的下拉菜单中，可以选择不同的拒绝方式；如图8： 点击“审阅”工具栏中的“审阅窗格”按钮，将文档所作的修改全部列于页面下方。“插入批注”使得修改者可以在文章中加入批注，“插入声音”则是在文档中录入修订者的语音批注等。 审阅功能一：除去修订。 1.在“视图”菜单上，指向“工具栏”，然后单击“审阅”。 2.在“审阅”工具栏上，单击“后一处修订或批注”从一处修订或批注前进到下一处。 3.在“审阅”工具栏上，对每处修订或批注单击“接受修订”或“拒绝修订/删除批注”。 重复步骤 2 和 3，直至接受或拒绝文档中所有修改并删除所有批注。 注：如果您知道要接受所有更改，则单击“接受修订”旁边的箭头，然后单击“接受对文档所做的所有修订”。如果您知道要拒绝所有更改，则单击“拒绝修订/删除批注”旁边的箭头，然后单击“拒绝对文档所做的所有修订”。要除去所有批注，您必须删除它们。单击“拒绝修订/删除批注”旁边的箭头，然后单击“删除文档中的所有批注”。 审阅功能二：添加、删除、及查找批注。 1、如果对文档中的某一部分有不同看法，先单击“审阅”工具栏上的[突出显示]按钮，光标变为笔的形状，然后用“笔”画过要突出显示的文字，完成后，再单击[突出显示]按钮，光标还原。突出显示某些字后，这些字就有了背景颜色，默认的背景颜色为黄色，当然也可以自己设定。 2、将有问题的文字突出显示后，可以插入“批注”进行说明，将光标定位于要插入批注的地方，单击[插入批注]按钮，在文档下方打开一个插入批注窗口，输入需要批注的内容后单击[关闭]按钮后完成。 Word修订文稿时，如果不慎删除了文中的段落，并且存盘退出，要想把这段文字找回来，“恢复”命令已无效，但可以巧妙地使用拒绝修订功能恢复文档。 其修订内容的调整可点击[工具]- -[选项]，在选项对话框内选择[修订]标签，再依需要调整各选项内容。 一、插入批注 批注可以是文字批注或者声音批注，下面分别介绍如何插入声音批注和文字批注。 1插入文字批注 在文档中插入文字批注可按如下方法进行： （1）将光标移到要插入批注的位置或者选定要插入批注引用的文本。 （2）选择【插入】【批注】，出现如图所示的批注窗口。 （3）在批注窗口中输入文字，并且可以对批注文字进行格式化。如果要切换到文档窗口中，用鼠标直接在文档窗口中单击即可。 （4）输入完成后，单击批注条中的【关闭】按钮，关闭批