Word修订功能..doc

Word修订功能利用 Word中“修订”功能，方法如下：　　第一步：打开原稿，单击“工具”菜单，选择“选项”；在“选项”对话框中选择“修订”项。然后在“修订”下的选择框中将“插入的文字”→“标记”设为“无”，“颜色”设为“蓝色”；“删除的文字”→“标记”设为“删除线”，“颜色”设为“红色”；其余采用默认值　　第二步：单击“工具”菜单，选择“保护文档”；在“保护文档”对话框中选取要保护的内容为“修订”，然后按“确定”。　　第三步：进行修改。选择要删除的文字，按Delete键，可以发现原稿中的文字并未被删除，而只是变成红色，并加上了删除线；在需要插入文字的地方直接输入文字，新增的文字会以蓝色字体显示。而且，当用户将鼠标指向红色文字区域时，Word还会自动弹出注释“﹡﹡﹡，2005-5-25 21:50 要删除的内容”等字样；将鼠标指向蓝色文字区域，则会弹出“﹡﹡﹡，2002-6-17 15：32 要插入的内容”等字样（﹡﹡﹡为修改者的姓名）。另外，在用户做过修改的每一段前面都会用一根竖线做为标记。　　第四步：修改完毕后，再次单击“工具”菜单，选择“解除文档保护”后便大功告成了。　　朋友收到用户寄回的文稿后，不论他是否接受用户的建议，都不必再将用户打上的标记删除，而只需单击“工具”菜单，选择“修订”→“接受或拒绝修订”，然后在弹出的“接受或拒绝修订”对话框中选择“接受”或“拒绝”即可。实际工作过程为例　　处理过程 　　一．设置文稿修订状态 　　要在Word中审阅修改文稿，首先要让Word进入修订状态，审阅人员通常还要设置一些与修订工作相关的状态，下面分别详细介绍具体操作方法。　　(二)作者手动设置进入修订工作状态 　　具体操作步骤如下： 　　 1. 审阅者打开要审阅修改的文稿后，选择菜单“工具→修订”命令，即可进入修订状态，这时窗口上方将增加“审阅”工具栏(图 3 )。 　　提示：在日常工作状态中，Word不显示修订内容。通过窗口底部的“状态”栏可以查看是否处于“修订”状态。 　　 2. 重复第1步的操作，可关闭“修订”状态。 　　 3. 另外，双击状态栏的“修订”按钮也可以快速进入“修订”状态，再次双击可退出“修订”状态。键盘组合键“Ctrl＋Shift＋E”也可快速切换“修订”状态。 　　(三)审阅者设置修订的显示状态 　　当同一文稿被多人审阅修改时，审阅者可以设置不同的修订标记元素的格式以及批注人的姓名等，以显示个性化的修订状态，同时也让原作者收到审阅修改后的文稿，进行整合文稿时便于区分。 　　 1. 审阅者首先打开要修订的文稿，然后选择菜单“工具→选项”命令，在弹出的“选项”对话框中，选择“修订”选项卡，显示修订的设置选项(图 5 )。 　　 2. 在“跟踪修订选项”区域中单击“插入内容”或“格式”框右侧的下拉箭头，在弹出的下拉列表中选择插入修订时的显示格式。例如选择“双下划线”，插入的修订文字下将显示双下划线。 　　 3. 单击“颜色”框右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中可以选择修订内容的显示颜色。可以选择某种固定的单一颜色，也可以按修订自动显示相应颜色。不过为了便于跟踪不同修订人的修订情况，最好选择“按作者”，这样不同修订人的修改将按不同的颜色显示。 　　 4. 在“批注框”区域选择相应的选项，可以设置与批注相关的显示格式。例如可以设置“批注框”的宽度，指定显示与其所修订文字之间的连线，并将其设置在文档中的“靠左”或“靠右”显示。如果不想在文档中显示批注框，则勾去“在页面和Web视图中使用批注框”复选框的“”。 　　 5. 单击“用户信息”选项卡，可在其中输入用户信息(图 6 )。这里设置的用户信息，在修订时将显示为修订人信息。 二．在修订状态下批改文稿 　　修订状态和设置好修订状态的显示之后，就可以开始在修订状态之下批改文稿了。通常情况下，批改文稿包括两件事，一是直接修改文稿的内容，二是对文稿添加批注信息。 　　两件事的区别在于，直接修改文稿的内容是对文稿的实际操作，它将影响文稿内容的实际变化；而对文稿添加批注信息只是对文稿添加的说明性内容，并不是对文稿的实际修改，对文稿添加批注信息的作用在于，原作者可以根据批注信息对文稿进行进一步的修改。 　　(一)在修订状态下添加或删除文稿内容 　　 1. 审阅者王科长在Word 中打开小林发来的《医药审计调查报告—市局》文稿，先用前面介绍的方法进入“修订”状态。 　　 2. 然后，王科长就可以在文稿中作相应的修改。例如王科长认为文稿中“附设”用词不当，故先在文稿中选中“附设”一词，然后将其改为“附属”。为了语句更加通顺，便在文稿中的“审计结果报告如下”句子前插入“现将”一词。 　　 3. 修改完成后，单击工具栏上“显示标记最终状态”右侧的下拉按