照片档案整理方法-1.ppt

照片档案整理方法 照片档案整理流程 收集—挑选照片—排列—编号—拟写说明—张贴—编页码—著录—打印目录—贴侧标签 第一步、收集 第一步、收集 收集要求： 应按照规定向本单位档案室或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有； 归档的数码照片应刻录成光盘，一式三套保存（封存保管、供查阅利用、异地保存）。 收集时间： 对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单位应及时整理，向档案室归档（—般在3个月内，并尽量不跨年度）。 第二步、挑选照片 第三步、排列 按“年度—问题”进行分类，在同一年度内按照片的问题结合形成时间排列。 注意：不要求区分保管期限，仅分为归档与不归档两部分，归档的照片保管年限为长期以上。 第三步、排列 １、按形成时间—专题（组）排列。 即将本单位的所有照片收集后，先排最早的年度，然后在一年内先排最早的某个活动或某个会议的照片。 2、每专题（组）照片排列张号。 　　例：在第1册内第一组照片有15张 F 1 — 1 · 1 ……… F 1 — 1 · 15 第三步、排列 在第1册内第二组照片有6张照片，延续第一组的照片编号， F 1 — 1 · 16 ……… F 1 — 1 · 21 在第1册内排满照片后，再排第2册。第2册的照片张号必须从1开始。 第三步、排列 　例：在第2册内第一组照片有10张 F 1 — 2 · 1 ……… F 1 —2 · 10 　　在第2册内第二组照片有9张照片，延续第一组的照片编号， F 1 —2 · 11 ……… F 1 — 2 · 19 　　第2册排满照片后，再排第3册。 　　一组照片不可以排在两册中。 第四步、编号 按“类别号—册号—张号”的模式 F 1 — 3 . 1 张号（第三册的第一张） 册号（第三册照片档案） 一级属类（照片档案） 大类代字（声像档案） 第五步、拟写说明 以一组照片为单位拟写总说明。 总说明的内容： 1、标题——根据本组照片的内容，由整理者拟出标题。标题要概括出这组照片的基本内容，并作为照片档案卷内目录的著录条目。 2、时间 3、地点 4、主要人物 5、基本内容 6、注明本组照片共多少张照片。 整理时，用白纸（尺寸可大于3R照片）将上述内容打印，贴在这组照片的上方 第五步、拟写说明 以每张照片为单位拟写小说明 位置：在照片的右侧、左侧或正下方 第六步、张贴 用白乳胶，正反两面粘贴照片 整齐美观 留位张贴总说明和小说明 竖式说明的粘贴方法 横式说明的粘贴方法 第七步、编页码 第八步、著录 照片名称：根据本组照片的内容，由整理者拟出的标题名称。 照片号：是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，例如:机关的档案分类中照片的编号方法，F1—1·1 参见号：参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。 时　间：照片的拍摄时间 填写格式：2006年4月10日写 摄影者：摄影者一般填写个人，必要时可加写单位。 文字说明：应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述，例如照片归属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源等。 第八步:著录 第九步、打印目录（一式二份） 第十步、贴侧标签 *大幅照片的管理 对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。如竖直放置，应首先将照片固定在专用的纸板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超过5CM。以竖直放置为宜。 对大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址。 讲课结束，不正之处请指正， 谢谢！ 在照片档案薄正面的右上角、背面的左上角盖页码，目录页不用编页码。 　 　 13/18 1998.6.19 1998年6月20日三水市社会保险事业局在西影广场开展宣传《广东省社会养老保险条例》《广东省社会工伤保险条例》咨询活动 F1-1.12 ~20 　 　 12 1998.6