电子文件归档与管理-1.ppt

电子文件归档与电子档案管理 目 录 一、电子文件概述 二、电子档案 三、归档电子文件整理 四、电子档案移交与接收 五、电子档案利用 六、电子档案销毁 一、电子文件概述 （一）基本概念 电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 （二）电子文件生成方式 1、计算机系统生成 （1）办公系统(如office系统） （2）各类业务信息系统 2、数字加工设备生成 （1）扫描文件 （2）拍照 （3）采集 （三）电子文件的分类 1、文本文件：在计算机上使用文字处理软件和在磁介质上生成的文件，如Word、Wps文件。 2、数据文件：用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等，一般是以数据库的形式存在的。 3、图形文件：采用计算机辅助设计（CAD）或绘图获得的静态图形文件，如设计模型、图纸、图画等文件。 4、图像文件：采用扫描仪、数码相机等生成的静态图像文件，如bmp、jpg文件。 5、影像文件：通过计算机影像处理技术形成的记录影像的文件，如数字影视片、动画片等。 6、声音文件：用音频设备录入或用编曲软件生成的记录声音的文件。 7、命令文件：即计算机程序，如常用的office、金山办公软件等。 （四）电子文件管理原则 1、真实性原则：就是指电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 2、完整性原则： 是指保证电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等必须没有缺损。 包括两个方面： 一是作为记录社会活动真实面貌，并且数量齐全； 二是每一份电子文件的内存、结构和背景信息没有缺损。 3、有效性原则 是指电子文件应具备可理解性和可被利用性，它主要包含信息的可识别性、储存系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 4、全程管理原则 电子文件归档管理不是电子文件归档后的管理，而是按照文件的生命周期理论，对文件整个生命周期过程中各阶段进行管理。 二、电子档案 1、电子档案是已归档的电子文件，已归档要求：具有保存价值，已进行整理。 2、电子档案具有保存价值，具有保存价值：主要是本单位自身的文件，具体指：反映本单位主要职能或业务工作、反映本单位历史面貌、反映本单位的主要财务与产权关系。 3、电子档案要按一定方法整理，不是杂乱无章的，而且要求集中统一管理。 4、电子档案还应包括与之相适应的软件、参数及相关数据，否则就不能使用。 （二）电子档案归档方式 1、逻辑归档：是指在计算机网络上进行，不改变原储存方式和位置而实现将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 2、物理归档：把带有归档标识的电子文件按照规定的格式，集中拷贝（刻录）至耐久性好的载体上，脱离原载体。 物理归档与逻辑归档的区别： 物理归档安全性高，是以定期方式把电子文件及其储存载体一起移交归档；逻辑归档操作方便快捷，可以实现在线归档，但安全性较低。 （三）归档时间与范围 1、归档时间 逻辑归档可在加工完结生成正式的电子文件时即收集归档。物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。 2、归档范围 电子档案归档范围原则上与纸质档案的归档范围相同，凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的电子档案均属归档范围。 但考虑到电子档案的特性，应注意下述文件的收集和归档： （1）纸质档案不能代替的电子档案。对于纸质档案不能代替的电子档案，要特别注意归档，并且注意制备一定数量的电子档案备份同时存放。 （2）与纸质档案内容相同的电子档案。在今后相当长的一段时期内，纸质档案和电子档案，纸介质和磁介质两种载体也许会长期并存。同样内容的文件有纸质文件形式也有电子文件形式，应当注意将两者同时归档。电子档案的查询速度快、可复用性好，这些特点会在档案利用中发挥作用。这类电子档案归档时应注意和相应的纸质档案建立对应关系。 三、归档电子文件的整理 基本要求：归档的电子文件文字版本目前要转换成Word格式，同时转换成纯文本（Text）格式一份。同时，必须使电子文件的文件名与归档的电子文件的题名一致。 （一）电子文件归档基本方法 1、归档电子文件以件为单位整理。?? 同一全宗内的电子文件以件为单位，按照年度-保管期限-机构(问题)或保管期限-年度-机构(问题)等分类方案进行分类。 2、电子文件的归档可分两步进行。对实时进行的文件先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。