电子文件管理工作-1.ppt

（三）电子档案的命名规则与存储结构 电子档案的文件名命名：使用档号命名。 电子档案的存储结构 Page ? 46 四、电子档案的管理 档号：档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形 式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有 统计监督作用。 （DA/T 13-1994） ? 数字档案资源的首要标识只能是存储路径及其计算机文件 名 * 电子档案命名和存储 2016/7/21 75 * 档号命名的优势 档号是一个结构化、可扩展、规范化的 编制体系 附有丰富的语义信息，有利于维护电子 档案元数据与内容的有机联系 便于共享、迁移与转换 有利于数字档案资源的全程管理（ERMS、 TDR） 2016/7/21 109 * 档号编制要求 ? 《档号编制规则》（DA/T 13-1994） ? 《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015） ? 《数字档案室建设指南》（档发〔2014〕4号） 2016/7/21 110 * 档号编制要求 ? 档号编制规则： u全宗号—目录号—案卷号—件、页(张)号。 u全宗号—类别号—案卷号—件、页(张)号 u类别号—项目号—案卷号—件、页(张)号 ? C109-001-0191-0001 ? C109-DQ01-0016-0001 2016/7/21 111 * 档号编制要求 ? 归档文件整理规则： – 全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代 码-件号 ? 数字档案室建设指南 – 全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代 码-件号·子件号 ? 档案门类代码：WS、ZP、LY、LX、KJ、ZY ? 文书档案：X032-WS·2010-D30-BGS-0306 ? 照片档案：X032-ZP·2010-Y-0030-0032 2016/7/21 112 电子档案命名 ? 文书类电子档案命名规则： – 全宗号-档案门类代码·年度-机构或问题代码-保 管期限代码-件号·子件号D### ? 文书档案数字副本命名规则： – 全宗号-档案门类代码·年度-机构或问题代码-保 管期限代码-件号·子件号N### – 全宗号-目录号-案卷号-件、起始页号N### 2016/7/21 113 * 复合文件和组合文件 ? ? ? ? 复合文件：电子文件（电子档案）由多个组件 组成。如电子公文的正本、发文稿纸、定稿； 网页文件中的HTML、CSS、JPEG 图片。 组合文件：电子文件（电子档案）由多个文档 组成。组成组合文件的文档之间具有管理意义 上的紧密关联，如请示和批复。 复合文件组件间联系紧密的，归档时尽量转换 成独立文档的版式文档。 文档的每个组件都应是“独立的比特流”。 2016/7/21 114 * 电子档案命名 X032-WS?2010-Y-BGS-0006D01.pdf（正文） X032-WS?2010-Y-BGS-0006D02.wps（附件） X032-WS?2010-Y-BGS-0006D03.html（文件处理单） X032-WS?2010-Y-BGS-0006D04.wps（修改稿） X032-WS?2010-Y-BGS-0006?001D01.ofd（批复正文） X032-WS?2010-Y-BGS-0006?001D02.ofd（文件处理单） X032-WS?2010-Y-BGS-0006?001D03.wps（定稿） X032-WS?2010-Y-BGS-0006?002D01.ofd（文件处理单） X032-WS?2010-Y-BGS-0006?002D02.ofd（请示正文） 2016/7/21 115 * 2.电子档案的保管环境需求 电子档案的保管环境应符合GB 50174-2008《电子信息系统机房设计规范》、GB/T 2887-2011《计算机场地通用规范》、GB/T 9361-2011《计算机场地安全要求》等国家标准的要求，以上标准始终以必威体育精装版修订版本为准。 Page ? 48 四、电子档案的管理 3.电子档案的备份机制 （1）多套备份 电子档案的备份应至少采取三套制，即一套提供利用、一套脱机本地备份、一套脱机异地备份。对于有需求的单位，应当增加一套在线热备份。 （2）异地备份 电子文件形成单位的电子档案，已经移交至同级国家综合档案馆的，由档案馆备份中心备份，未向同级国家综合档案馆移交的，由电子文件