业务部的作业程序..doc

标 题 业务作业程序 编 号 DRC-SA-01 版本 V1 部 门 业务部 修订日期 2011-12-27 页次 1/6 1.目的： 规范业务部门的作业，达到按时，按质，按量地完成客人的询价，索样和订单。从而高质量，高效率地为客人服务。 2.职责范围： 2.1: 客人索样的处理， 2.2: 客人询价的处理， 2.3: 寄样给客人 2.4: 订单的处理， 2.5: 协助船务人员安排订舱出货， 2.6: 与车间协调大货包装， 2.7: 协助本公司QC，或客人或第三方验货， 2.8: 协助客人来访事宜， 2.9: 协助客诉处理， 2.10: 新样品开发。 2.11: 供应商的开发，维护，管理和考核 3. 作业流程 3.1: 客人索样的处理， 3.1.1: 收到客人NEW INQUIRY时，要跟客人确认清楚产品的颜色，材料，尺寸，效果，样品的数量，交期。 3.1.2: 把所有的细节确认清楚后，根据客人的要求开打样单给工厂，同时要注明清楚以上各种要素。完成后EMAIL发给工厂相关业务负责人。 3.1.3: 索样单发出后要PUSH工厂回复确认，没有回复时要RESEND EMAIL或者打电话跟催。直至工厂明确确认具体的寄样时间。并把此票索样登记在工作计划书中，以备进一步跟踪。 3.1.4: 我们一般给工厂的打样时间是7-10天，如有工厂确需更长一些时间，要尽量争取到最快的交期。 3.1.5: 样品追踪（一般要在交期前去确认打样进度，工厂确认交期前一天再次确认） 3.1.6: 工厂寄样：珠三角的工厂没所谓，远一些的工厂且样品体积较大的，要确认一下快递公司，快递费用。确认费用合理后再请工厂寄样品 3.1.7: 工厂寄样后，要请工厂提供快递公司名称及快递单号，以便跟快递公司确认送到时间。 3.1.8: 收到样品后要对照客人具体要求，核对工厂打样是否正确，如有不正确的地方，要判断是否要重新打样，如不能确定，要请示上级主管确认是否要重新打样。 3.1.9: 在样品确认OK后送交样品管理人员帮忙编号，送样编号时要提供工厂名称，单价等资料，如果客人需要提供产品的尺寸，材质，重理，包装资料，则必须提供所有必要信息给样品人员编号。 3.1.10: 编号OK后，除了样品室留底样，多余样品要根据客人需要的数量安排寄样给客人。 日期： 批 准 审 核 拟 定 修订记录： 标 题 业务作业程序 编 号 DRC-SA-01 版本 V1 部 门 业务部 修订日期 2011-12-27 页次 2/6 3.2: 客人询价的FOLLOW 3.2.1: 收到客人询价的SPECIFICATION或图片说明后，要跟客人确认清楚要求询价项目的颜色，材料，尺寸，效果，可能的订单数量及包装要求等。 3.2.2: 确认清楚以上要素后，与工厂WORK报价，以及在此数量基础上的LEADTIME。 3.2.3: 对每票询价最少要找两家工厂来报价，以比较哪家工厂的报价更有竟争力。 3.2.4: 工厂报价后要把报价资料给销售部门主管，由他们制作报价单发给客人。 3.3：寄样给客人 3.3.1: 寄样给客人前，要确认样品是否同客人要求的颜色，效果，尺寸，数量相同， 3.3.2: 如跟客人要求有出入的，要在寄样前知会客人有出入的地方，请客人确认是否能接受。 3.3.3: 如果客人不能接受，则要按以上3.1.8条重新打样。 3.3.4: 如果客人确认OK，正式准备寄样给客人。 3.3.5: 包装前要在每个产品上贴货号标，注明我司ITEM NO，PRICE及MOQ。标签要贴在产品背后或侧面，不得贴在产品正面，影响产品的美观。 3.3.5: 要用汽泡纸包装时，只需用汽泡纸整齐地包住产品，不得用胶纸缠绕，以免客人难以开封。 3.3.6: 寄样时要包装整齐，安全，同类或同主题的产品尽量放在一起。可以根据实际情况放在同一个大POLYBAG里或放入一个小内盒里。 3.3.7: 如果收件人有几个不同业务人员，一定要在大包装上贴上贴纸并注明ATTENTION人的全名。 3.3.8: 样品包装后要制作寄样SAMPLE INVOICE及快递单。 3.3.9: SAMPLE INVOICE的格式见附件一，要注意的事项有如下几点： 3.3.9.1: 因化妆品，沐浴用品及其他化学品被列为管制产品，不能走航空运输，我们一般用PLASTIC CASES或PLASTIC BOTTLE来代替。 3.3.9.2: 每票寄样的总金额不得超过USD50美金，否则快递公司会要求我们作报关 3.3.9.3: INVOICE后面REMARKS里要注明： 1. Above samples made in China 2. Above samples have no commercial