I合同管理程序2011.docVIP

合同管理程序 1．目的 为确保顾客的需求和期望得到充分理解，对其过程做出规定，并加以实施和保持。 2．范围 适用于对顾客要求的识别、对产品要求的评审及与顾客的沟通。 3．职责 3.1销售业务员负责识别顾客要求，拟定销售合同并负责与顾客沟通； 3.2工程技术部组织对招、议标文件及工程项目合同价格和技术条款的评审； 3.3商务部负责单机、器件以及工程项目合同交货期和合同条款的评审； 3.4商务主管负责合同的签章及合同章的管理，并负责合同执行的监督； 3.5总经理或生技副总负责非常规合同的审批。 4．程序 4.1销售产品分类 公司确定的销售范围的单机、器件产品；高、低压成套设备；工业变频自控系统（本公司称工程项目产品）。 4.2合同主要类别划分 单机、器件销售合同、工程项目产品销售合同、销售中心零售业务合同 4.3合同主要格式 1）标准合同：客户或公司确定的模板合同；工商管理局印制的工业产品销售合同。 2）口头、电话合同：口头定单确认表；口头、电话定货记录。 3）招、议标文件：在合同签订前，由顾客提供的明确顾客产品要求的特定文件。 4）公司对外宣传的产品样本、公司介绍。 4.4合同评审和控制要求 4.4.1标准合同评审和控制要求 1）单机、器件销售合同 在合同签订前业务员（包括销售中心业务员）根据公司规定的经营范围，对顾客要求、公司承诺等进行识别，与商务部沟通确定采购货期和价格、拆扣点等，如能够满足要求，则由业务员拟定合同草案发商务部进行审定，由商务部形成正式合同，由商务主管审定合同条款、金额、交货期等符合要求后签字并盖章。特殊或紧急情况下，由业务员带合同章现场直接形成正式合同并盖章。业务员外带合同章必须要经公司领导同意，在商务部办理外借合同章登记和相关手续。在现场直接签定并盖章的合同，由签定合同人员在合同上签名确认，作为合同评审的证据。 2）工程项目产品销售合同 业务员在获取顾客工程项目招、议标文件或项目报价要求后，将招、议标文件或项目报价要求通知工程办，工程办按分组移交相关部门经理，由部门经理组织有关人员对标书内容进行评审或安排报价，并填写《产品要求评审表》。评审结果能够满足顾客要求时，由工程办制作投标文件，部门经理安排技术人员进行报价，报价或标书制作完毕后转交业务员，由业务员和项目负责人参与竞标。工程办负责将投标或报价信息（报价清单、报价单号、项目成本、询价人员、询价单位等）等有关信息上传FTP，并跟踪和关注中标情况，按要求统计中标率。中标后业务员负责与顾客按约定的合同格式（公司标准合同文本或顾客规定的合同文本）拟订合同，关注和审定合同要求中与原标书不一致的方面，与商务部沟通确定采购货期、价格以及设计、生产周期等。合同评审和盖章按1）条的要求控制，评审结果应在《产品要求评审表》的相关栏目做好记录。 3）销售中心零售业务合同 批量较大需形成标准合同的按以上要求进行控制。由销售中心关注和审定合同要求中与原标书不一致的方面，与商务部沟通确定采购货期、价格以及设计、生产周期等。合同评审和盖章按1）条的要求控制，评审结果由销售中心在《产品要求评审表》的相关栏目做好记录。零售或销量较小的按以下4.4.2条进行控制。 4.4.2口头、电话合同评审和控制要求 1）销售中心口头、电话合同，指小批量、小金额的元器件、单机或成套产品的销售。对于客户口头或电话定货，有现货时直接销售，发货凭据或发票作为销售证据；无现货时，要填写《口头、电话定货记录》，对客户要求要认真进行审核，并经客户确认。客户来人面谈时，要求其审阅《口头、电话定货记录》内容，并在记录上签名确认。客户来电话约谈时，要详细记录要货单位名称、联系人、联系电话，确认物流中心交货时间和付款方式，具体见《口头、电话定货记录》详细要求。《口头、电话定货记录》经销售中心主任或委托人签名确认方可生效。《口头、电话定货记录》可做为销售中心的采购依据。成套产品《口头、电话定货记录》的使用可按以下2）条中的①、②要求进行控制，由销售中心经理或委托人签字确认并进行监督管理。 2）公司口头、电话合同，指业务员在外且又急于定货的情况。当业务员用手机短信或电话将顾客要求转达公司有关人员后，接受信息或电话人员应将信息或电话内容告知商务部，商务部有关人员负责将顾客要求填写《口头定单确认表》。经审批后，可先下采购计划，实施采购。《口头定单确认表》的使用按以下进行控制： ①如为现款提货则此《口头定单确认表》，即视为合同，商务主管经理签字执行。 ②如为累计付款客户，必须签订正式合同后按照公司的流程执行。但对于累计付款客户所要金额较小，近期没有合同要补的，要求一个月内累计所填写的《口头定货确认单》、必须签订合同完毕，由商务部主管经理进行跟踪控制。 ③对于客户方无法签定合同的并且付款方式按照货到付款的，填写《口头定单确认表》，标