会议室使用理规范(试行).docx

浙江积分宝科技有限公司会议室使用管理规范一、目的：为进一步加强会议室管理，充分发挥其作用，提高使用效率，更好的为会议提供服务，明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，特制定本规定。范围：本规定适用于浙江积分宝科技有限公司会议室的管理。职责：1、行政部（1）、负责公司会议室的归口管理。（2）、负责公司各部门申请使用公司会议室的协调安排。（3）、负责公司级会议（活动）的现场布置、相关设备的调试及现场服务。2、各部门（1）、负责向行政部提出公司会议室的借用申请。（2）、遵循公司会议室管理规定，在使用期间现场维护会议室的设备设施，确保会议室的财产安全。四、工作内容：1、会议室的使用范围（1）、会议：公司组织的会议、各部门组织的会议、商学院组织的会议。（2）、培训：公司组织的培训、各部门组织的培训、外部培训。（3）、活动：各种适合在会议室举办的小型活动、庆典、竞赛活动。2、会议室的借用申请（1）、公司会议室由行政部统一安排，各部门有使用需求时向行政部提出申请，并填写《会议室及相关设备借用申请单》（见附件），注明会议类型、时间及人数，报行政部经理批准后开始借用。需要使用音响、投影设备的必须在申请单中注明；如需要提供茶水、水果安排的会议必须提前一天申请，并在申请单中注明，以便行政部能提前准备；如有住宿、就餐、车辆接送要求的，须提前三天申请，并在申请单中特别注明。（2）、会议室借用的原则①、会议室借用遵循“先全局性会议后部门性会议、先紧急性会议后一般性会议”的基本原则，临时召开的紧急会议要及时向行政部提出申请，由行政部根据实际情况协调安排，遇需求冲突时由行政部进行统一协调安排。遇公司层级的紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议。②、会议室借用部门要严格按申请单上填写的时间组织会议，合理控制会议时间，超过30分钟未到达会议室的，行政部有权对会议室的使用权另作安排，以利于其它场次会议的安排。③、多个部门在同一时间提出会议室需求的，应先满足业务部门需求，后满足其它职能部门需求，如果同是一类部门按照“先预定先使用”的原则进行安排。3、会议室的使用（1）、对于公司级会议、大型活动，由行政部全权负责会场的布置、设备的调试及现场的服务。商学院各类培训、业务会及部门级会议的现场服务由各部门自行安排，自行负责会议的模式安排，人员接待，会议记录等会议需求，行政部根据各部门的申请提供必要的支持。（2）、对于部门级会议，会议使用部门提前半小时到行政部领取钥匙，需要使用会议设备的要与行政部设备管理人员进行沟通，提前将设备调试完好；已申领笔记本电脑的部门或个人，行政部原则上不再提供笔记本电脑。（3）、遇气温超出公司空调管理规定的范围，行政部要提前半小将空调开启，如属部门级会议，由会议组织部门自行开启。（4）、使用过程中，使用部门要监督参与人员维护室内卫生，不允许有乱扔垃圾等不讲卫生的行为，并爱护会议室公物和设备设施。（5）、未经行政部同意，使用部门不得私自将会议室物品及设施带出，不得随意破坏各类设施，如有违者，均照价赔偿。（6）、会议期间，遇设备故障问题，会议组织部门不得私自操作，必须报告行政部进行处理。（7）、活动结束后，使用组织部门要对会议室进行及时清理，将所借用的设备及设施及时归还行政部，所有移动过的桌子，椅子等，在使用结束后必须还原，关闭电器、空调，关闭门窗，将钥匙还回行政部。（8）、每次使用结束后，行政部对会议室进行检查，具体检查项目包括电器设备是否关闭、桌椅是否还原、设施设备是否完好、卫生是否整洁、门窗是否关闭等。（9）、会议室管理员检查后，发现不按规定使用的，及时要求部门或个人改正。如部门或个人不改正，会议室管理员应及时上报行政部经理协调；如部门或个人拒绝改正，行政部出处罚通告，对该部门负责人或个人进行处罚：负责会议室的清洁卫生一个星期。五、程序1：申请流程：部门或个人向行政部查询会议室的使用状况；部门或个人向行政部申请并提出使用会议室的要求；行政部根据部门或个人的申请需求作出安排，并记录在《会议室使用登记表》上；部门或个人按时间使用会议室。2：使用流程：部门或个人在会议室管理员处领用所安排的会议室的钥匙；部门或个人按会议室使用规定使用会议室；部门或个人自行指定人员安排会务工作。3：交还流程部门或个人使用完毕后，将会议室门钥匙交还会议室管理员；会议室管理员及时检查，如发现有问题的，及时要求部门或个人改正。如部门或个人拒绝改正，行政部将出处罚通告，对部门或个人作出处罚。二零一二年七月一日附件：会议室及相关设备借用申请单申请部门申请人申请日期现场需要借用事由会议、活动时间参加人数1、是否需要会场布置（主席台布置、横幅、宣传画报等）？2、是否需要提供水果、饮料、茶水？3、其它特殊要求（车辆接送