会议沟通 毅强.ppt

提出的意见过于抽象 建议 要求他按5W1H的方法将意见具体化 与会人员发生争执 建议 请争执双方分别发表意见，主持人将要点写在白板上； 比较两者异同； 征询其他人的意见； 然后说出自己的意见 会议记录的注意点 （1）充分了解会议主题、目的及议程 （2）可以采用多种记录方式 （3）紧跟会议进程 （4）及时确认要点 （5）避免主观意识 （6）会后及时打印并校对 会议记录的技巧 5W :what、where、when、who、why、 2H :how、how much. 掌握主词、动词、形容词 明确数字 运关键词 列点说明 善于总结 会议记录形式实例 M计算机公司 一号项目第6次检查会议纪录??时间、地点：会议于2001年12月4日(星期五)在B大厦第二会议室举行，下午2：30开始。? 出席情况：出席会议者包括：钟楚义，周亦梅，周敏，唐婉，庄子期(主席)，无故缺席者有：李杰，张明，吴倩发来了请假条。? 上次会议记录：与会者都同意，认为这是上次会议的准确记录。??上次会议记录中提出的问题：周亦梅报告说，有关客户仍在度假，所以她没能邀请到他们来参加会议。 ·同意的行动：周亦梅在有关客户度6归来后邀他们参加会议。 ·完成的时限：下次会议前。??进展报告实例：周敏报告说，软件发展已在目标之列，可望在三月底前完成第二版。然而，仍存在吴倩对制图程序可行性不予协作的问题。 ·同意的行动：周敏与吴倩会谈，由唐婉解决问题。 ·完成的时限：2001年12月21日??下次会议的时间，地点：下次会议：2001年12月25日，星期五，下午2：30在B大厦第二会议室举行。 会议中的角色 会议主持人 会议秘书 其他与会者 主持人： 作为沟通的主角应具备的三个要素 理性：本质上是对语言的要求 感情：是否和你的听众心意相通 道德品质：维护组织利益、遵守承诺? ? ? 如果不理解人的本性，任何沟通技巧都毫无用处 好的沟通者也是好的听众 主持人的角色 情形一： 某公司的年终市场销售分析会议正在进行，公司总经理担任会议的主持人。在会议进行过程中，公司负责市场工作的副总经理提出，公司明年的市场营销重点应从“以巩固国内市场为主”转向“以开拓国际市场为主”。他希望他的设想能在这次会议上得到大家的支持和通过。但在会议进行过程中，负责市场营销的部门经理、副经理对这个设想提出了反对意见，他们认为国内的市场潜力还很大，而企业的资金实力不够，如让其全面开花，还不如采用“各个击破”的方略，先在国内市场取得绝对优势地位。结果双方争论得不可开交。 如果你是会议主持人，面临与会代表相争不下的局面，你准备如何解决?如果最终需要你就这次分析会议作总结，你又如何对“市场营销的重点”问题作总结? 情形二： 某高校科学馆会议厅内正在召开“中国二十一世纪的管理教学发展趋向”的研讨会。会议进行期间，就MBA教育的发展方向问题，不同的与会者提出了不同的看法，有的认为MBA教学应该以“案例教学”为主；有的则认为应以理论修养的培养为主；也有的主张像美国哈佛商学院那样采用大量的案例教学，甚至可以取消传统的教师讲解的形式；……这些不同观点在讨论过程中，争论得比较激烈，眼看讨论时间将近尾声，但与会代表为了充分表达自己的主张，很难“刹车”。 如果现在你是这次研讨会的主持人，面对这种不同主张分立的局面，你如何应付这种局面?你又如何就研讨的问题作总结? 会议支持人的职责 会议控制 ·决定讨论主题； ·明确讨论范围； ·确保人们围绕主题依次发言； ·尽可能做到公正，尽全力避免与会者的争论； ·确保其他成员了解会议进展情况。 会议引导 ·识别主题/问题； ·交换和开发建议； ·评价不同方案； ·选择行动计划。 促进讨论 讨论，提问 处理不同意见 ·对争论双方或各方的观点加以澄清； ·分析造成分歧的因素； ·研究争论双方或各方的观点，了解协调的可能性； ·将争论的问题作为会议的主题之一，展开全面的讨论，以便把会议引向深入； ·若分歧难以弥合，那就暂时放下，按会议议程进入下一项。 作出决定 常用的介绍方法： ◆ 自我介绍 ◆ 互相介绍  ◆ 主持人介绍 ◆ 名片介绍 会议中可应用的技巧： ◆ 造成“我群感”； ◆ 对所有与会者参加会议的目的进行深入、细致的研究，并对不同的目的加以分组和归类； ◆ 处理好会议的显在目标与潜在目标的关系，并在会议中尽快实