公司接待工要求.doc

恒大地产集团接待工作要求 （修订版） 为加强集团系统接待工作管理，规范接待工作流程，提升公司对外整体形象，特制定恒大地产集团接待工作要求。 此工作要求适用于集团系统各单位、部门。 一、确定接待对象的相关信息 （一）接待工作发起方填写接待工作联系单，接待方核实接待信息。 （二）确定我司负责接待工作的主办单位或部门，明确参与接待工作的相关责任人。 （三）接待责任部门或责任人与来访的客人联系确定接待详细信息： 1、确认客人的单位、姓名、性别、职务。 2、确认客人的详细行程安排（密切保持沟通，随时保持信息的更新），明确抵达方式，掌握飞机航班号，火车车次及到达时间，客人自驾车车型及车牌号等信息；明确我方陪同人员，客人的随行人员。事先了解客人是否准备赠送我方礼物，做好相应的回赠准备。 （四）根据接待的准确、详细信息制定接待工作方案，明确接待工作各环节、工作职责及责任人。 二、迎接客人的工作要求 （一）安排接待用车： 1、根据接待发起人或客人指定联系人提供的信息，查询客人是否按时出发，飞机、火车有无晚点、延误等其他情况，并且进一步落实来访人员有无变化，做好相应的迎接准备。 2、根据客人的职位级别及重要程度安排恰当的车型，确定用车数量，考虑是否安排开道车。 3、提前确定并熟悉行车路线，安排专人负责车队通行的协调工作。 4、提醒司机并检查落实车辆内外的整洁及车内饮用水、纸巾、雨伞、纸牌(豪华中巴)等物品是否备齐，汽车应加满油，车内空调温度是否适宜。 5、确认是否需要额外安排行李用车。 6、需要提前做好行李标识工作，确保客人到达酒店后顺利送达相应房间。 （二）根据客人职务、级别情况及重要程度，安排我方相应的迎接人员，考虑是否安排鲜花。 （三）提前预定机场贵宾厅；提前沟通火车站出站安排；如客人自驾车来访，需提前安排引领人员及引领车辆，提前确定接头地点并熟悉行车线路。 （四）根据客人的行程信息，我方迎接人员至少提前半小时到达每一个迎接地点。 （五）提前与客人沟通好迎接标志。 （六）提前联系迎接地点，预留我司迎接车辆停车位。 （七）考虑是否安排专人献花，帮助客人提取并安置好行李。 （八）车辆行驶中须注意行车速度。 （九）客人即将到达接待地点时，安排我方迎接人员在接待地点提前迎候，重要贵宾安排红地毯，控制电梯，有专人安排车辆的停放。 （十）安排好摄影摄像人员。 三、参观安排的工作要求 （一）至少提前一天确定欢迎水牌或横幅内容，并制作准备好。 （二）至少提前三天确定参观线路，做好相应的现场布置工作及人员安排。其中包括引领人员、讲解人员、保洁工作、安保方案，安排好园区内参观的接驳车辆等。 （三）安排专人在客人到来时指挥交通，确保客人通行顺畅、安全；重要客人来访提醒公司领导到参观接待地点门口或客人下车点迎接。 （四）指定专人做好现场参观时参观队伍的统筹安排，保证客人参观时不掉队。 （五）注意事项：提醒各相关单位事前做好欢迎水牌或横幅、园林绿化、喷泉、游览车、样板房、讲解员、安保、摄像、摄影、饮用水、雨伞、纸巾的准备及检查工作。 四、住宿安排的工作要求 （一）根据客人的职务、级别、重要程度事前预订合适的酒店并安排合适的房间。 （二）根据客人对楼层、朝向的特殊要求，合理安排房型及房间位置；确定房号、入住天数，提前做好房卡，重要客人做好VIP安排并提前做好检查工作。 （三）安排专人在客人抵达时将房卡及时交到客人手中；重要客人由接待方主陪领导将客人引领至房间。 （四）提前做好叫早及早餐安排。 五、用餐安排的工作要求 （一）根据客人的职务、级别情况及重要程度安排并检查落实相应的宴请酒店、房间、用餐标准及菜单、环境布置、座次安排。安排专人对台卡、宴请名单的制作和摆放，房间空调、通风、灯光效果、座位间隔进行检查。 （二）确定酒店的停车安排，熟悉酒店内客人行进路线、电梯的位置和控制，卫生间的方位，做好安保工作。 （三）根据客人的喜好、习惯或民族特点安排合适的菜式。 （四）提前落实我司宴请陪同人员，并安排好客人司陪及我司工作人员按标准用餐。 六、会议安排的工作要求 （一）提前确认参会人员信息，落实会议地点，预定会议室。 （二）做好会议现场布置以及空调、麦克风、视频、投影仪、电话、录音等设备的准备及调试工作。 （三）做好水牌、桌椅、发言台、签到表、激光笔、荧光笔、鲜花、纸巾、烟灰缸、会议资料、议程表、台卡及座次安排等准备工作。 （四）做好会议茶水、水果、会中小点等服务的准备工作。 （五）如会议举行签约仪式，需准备横幅、签约本、笔、摄影摄像及红酒或者香槟等。 七、娱乐安排的工作要求 （一）提前确定参加娱乐的人员、娱乐地点，预定相应的房间。 （二）落实交通工具、安保方案、娱乐标准，注意娱乐的各项安全事项。 八、送行安排的工作要求 （一）提前了解客人返程信息，并配合客人做好返程票务预订