公司来宾接管理办法.doc

文件编号 XZ-00-001 文件类别 规定 版本号 V1.0 生效日期 2013-04-18 公司来宾参观接待管理办法 一、总则 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为更好地树立公司形象，规范员工礼仪行为，展示公司企业管理风范，有次序、有步骤地做好来宾参观接待工作，特制定本办法。 二、对外接待范围 本办法规定的接待范围主要是政府部门、业务部客户及其他参观人员。 三、对外接待部门 集团总经办、业务部作为主要对接部门、行政部为接待协调、协助部门，遇到重大接待工作和活动，由总经办、行政部协调相关部门共同做好此项工作，有关部门应积极主动配合。 四、职责分配 1、总经办负责集团来宾参观接待工作总协调管理。 2、总经办职责：负责审定接待方案，参与接待活动，负责审核汇报材料，负责接待活动的统一协调和安排，重要接待活动的总结。 3、行政部负责接待工作职责：根据参观整体方案，按要求准备好车辆、接待用品、协调各个接待点做好服务工作，及时收集重要接待任务的资料，整理归档。 4、承办参观接待部门职责：负责提出接待方案，报总经办审核，行政部予以配合。 5、各分公司职责：根据各种规格的接待，负责安排好参观通道、参观点的畅通及卫生整理，负责通知相应人员及保卫人员做好相关准备工作。 五、参观接待事务等级分类 1、一级接待： 来宾层次：指市级以上（含市级）党委政府重要领导、行业领导、金融系统领导，重要外宾、重大客户参观来访由董事长或各事业部总经理出面接待，若有必要对口业务副总须陪同。 2、二级接待： 来宾层次：指市级以下（不含市级）区级以上（含县级）政府领导来访或带领其他相关客人来访，业务对口重要客户及外宾，由董事长、各事业部总经理出面接待，政府部门领导带领客人来参观的，各业务对口客人原则上是由各对口部门负责人接待，集团总经办及行政部配合，特殊情况可以提前申请由集团更高级别的领导出面接待。 3、三级接待： 来宾层次：指一般来宾、业务客户等，由集团各对口部门负责人进行接待。 六、接待审批程序 1、一、二级接待,由集团总经办负责总协调，根据来宾参观行程的安排，总经办应提前拟定接待方案交董事长审核批示，拟定接待方案具体内容包括：来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和参观目的、抵离时间、是否召开会议、乘坐交通工具及车次或航班、就餐标准、就餐地点、是否有住宿需求等信息。 2、总经办应提前做好来宾接待各种衔接工作，并知会相关部门提前做好接待准备，将拟定好的接待方案和重要信息及时转发给到相应部门，明确分工并落实到具体责任人。 3、三级接待由承办对口部门负责拟定接待方案（拟定参观接待方案参照一、二级接待内容，写清来宾的基本情况），填写《来宾参观接待审批表》报行政部审核、审批，一般来宾接待，行政部有权直接批复并协助参与接待工作。 4、结合来宾接待对等原则，根据来宾的职务或承办部门需要集团高层领导出面接待的，待行政部审核后应转呈董事长审批。承办接待部门则根据来访参观的流程安排，同样将接待方案转发给相应部门做好接待准备工作。 5、集团各分公司若有来宾来访参观，承办接待对口分公司亦须遵循上述审批流程执行。 七、参观接待注意事项及相关规定 1、重大接待活动需向来宾汇报公司情况时，特别是和产值数据有关系的，由集团总经办或业务对口部门起草汇报材料，集团财务部审核，总经理审批，有必要转呈董事长审批。 2、根据参观流程安排，有到集团分公司参观需求的，待《来宾参观接待审批表》通过审核审批后，由总经办或行政部负责协调及联络，承办部门将《来宾接待参观审批表》交于分公司后方可安排参观；承办对口部门未经过审批的不得带来访客人到分公司随意参观。 3、根据参观接待审批流程，各部门、分公司不得随意安排、接受来访客人到厂区参观请求，各分公司在未接到集团参观接待主管部门的通知前，有权拒绝进入厂区。 4、参照级别接待方案，承办参观接待部门应及时落实来宾抵达时间、地点并报告接待领导，协调安排好接站车辆。衔接做好来宾返程车、船、飞机票的预订工作。根据参观需求，承办部门提前协调、落实好来宾视察、参观、会见、会场布置、相机准备、车辆安排、食宿等各项准备工作。 5、结合参观接待流程安排，按照各分公司上报的参观路线做好引导工作，当来宾进入车间或其他场所时，陪同人员应告知安全注意事项，委婉告知参观人员禁烟或禁止拍照等行为。参照参观路线安排专人进行讲解，特别对产品性能、设备产量、主要设备名称及功能等必须统一口径。 6、集团总经办和行政部按照参观级别，负责做好来宾参观过程中的联络协调工作，待参观结束后组织召开接待活动的总结会，对本次接待工作进行分析、评价，同时对所到参观点存在问题下达整改通知，负责接待资料的收集、整理、存档工作。 7、人力资源部门若需安排来公司应聘者了解、参观车间的，不列