办公室管理则.doc

办公室管理制度 一、办公室工作条例 公司办公室是一个公司的机要部门，是沟通上下、协调左右、联系各方、保证公司工作正常运转的枢纽。 一、工作准备： 每天上班正式工作之前，例行检查： 清洁（台面、电脑、电话、传真等设备） 整理（资料架、文件夹、纸笔文具等），要求资料齐全、摆放整齐。 检查电脑、电话、传真、复印机、保险柜等设备是否正常。 电子邮件的查收。 工作职权： 有权向个部门索要必要的资料和情况。 对总经理办公会议决议及总经理指示的贯彻执行情况，有权检查监督。 有权催促各个部门按时按要求完成公司下达的工作任务。 有权督促各个部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作。 有权按总经理的指示，协调各个部门之间的工作关系。 对不符合公司规定，或质量不高、效果不大的文件、资料有权拒绝打印发放。 有权对办公用房进行分配和调整，对办公用品，用具标准化进行检查、督促。 有权对公司员工宿舍进行卫生检查，督促其保持好住宿环境。 工作职责： 办公室是一个综合性机构，它的工作主要是处理公司内外综合性的日常事务，制订内部的有关规章制度，对单位各个机构之间的关系进行协调以及处理有关文件收、发业务等，是一个公司的中介层。 档案的管理： ① 合同的管理 对公司签定的所有的合同，统一进行编号登记并建立台帐，设立专门的档案柜保管。台帐中要标明合同编号、合同名称、合同签定的日期、签定人等。合同分类包括：工程合同、劳务合同、购买合同、租赁合同、加工合同几其他合同、协议等。对每份合同进行分类保管，一类档案一个文件夹。 ② 资料的管理： 每个项目完工后，办公室人员必须及时催要工程资料及竣工图并以项目为单位，对交回的资料进行登记、编号、整理、保管。同时工程中的相关来往文件也一并随资料分类整理。工程资料必须设立专柜进行保管。 ③ 人事档案的管理： 办公室必须为公司全体员工建立人事档案，负责档案的设计、填写、更新和管理等。人事档案的内容必须包括员工的基本资料，如简历、身份证、相关证件的复印件等；员工档案必须进行动态管理，及时根据实际情况进行记录和变更。 ④ 工作汇报的管理： 公司规定各主要负责人要写旬报。每旬要对每个人的工作汇报催交，交于总经理批复，并将批复后的文件回发给每个人。对汇报进行整理登记，做为每年工作评定的依据。 ⑤ 档案的借阅： 借阅非必威体育官网网址级档案，可直接经过部门负责人同意，通过管理人员办理借阅手续填写借阅登记表，直接提档。如需借阅必威体育官网网址级档案，必须由总经理签字同意后方可提档。 ⑥ 档案的销毁： 未经允许不能随便销毁公司的档案资料。对已过期的档案，凡属必威体育官网网址级档案必须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经项目经理批准后方可销毁，个人业务范围内一般文件，可自行销毁。销毁时要认真编制、填写销毁清单，并建立台帐。 3、收发文件的管理： ①本公司的收文由办公室统一签收登记，总经理的收文由总经理签收，属公司领导亲收的信件，一律交收件人亲自拆封。 ②公文登记后，转交领导传阅，如需转交有关部门阅办，应由办公室送交，并经登记签收后才可送交。 ③实行公文催办制度。负责办理公文的人员，对经手处理的公文应事事有下文，催办有结果，转办要及时，防止积压误事。 ④建立来往文件登记表，对来往文件分类管理，例如：传真、发文、通知等。对来往文件建立阅文制度，使用统一的文件鉴阅表。文件阅完后要及时收回，并做好归档整理工作，统一编号，文件归档应为原文。 2、 印信的管理： ① 印信的登记： 公司的所有印信都要登记备案。 ② 印信的保管： 印信保管人员不得委托他人代取、代用。保管印信要牢固加锁，防止被盗。印章保管人要注意保养印章，及时进行清洗，以确保盖印时清晰。 ③ 印信的使用： 用印时要填写印信使用登记表，并要经过部门领导人的批准。使用正式印章要在办公室内一般不能携带出公司使用。如必须带出，要经过总经理的同意并签字，经手人签写印章借用登记表方可带出。用完后要及时归还，不的做为它用。 办公用品的管理： 设立一个专门的库房，办公室日常消耗品一次多件购买，建立进库登记，标明名称、进购日期、数量、金额等。公司各部门将所需办公用品提前半个月报至办公室，办公室根据实际用量和库存情况制定购置计划及预算，经总经理审批后将办公用品购回。各部门填写办公用品领取单然后将办公用品领回。 办公楼资产的管理： ①办公楼上所有的资产包括职工宿舍资产必须统一编号，归类，建立台帐。建立办公室及职工宿舍财产清单及移交管理表格，一式三份，办公室、使用人、资产各一份，相关人员必须签字。 ②各部门经理和各宿舍住宿人员对其部门和宿舍所配置的事务用家具负有使用与保管的责任，要防止家具被盗、被挪用以及污染与破损。采取办公室及宿舍财产“谁使用谁保管”的原则，使用者具有不可推