办公费用管办法.doc

办公费用管理办法 （试行） 一、目的 为保障正常办公秩序，规范办公费用管理,特制定本办法。 二、适用范围 办公用品（资产）、低值易耗用品及行政办公相关工作保障经费的计划、开支、报销管理。 （一）日常办公用品 纸张、笔墨、软面抄、笔记本、票夹、账夹、账页、印泥（油）、胶水、信封、信笺、大头针、回形针、订书针、日历、卷宗文件夹、橡皮擦、N次贴、扫把、拖把等日常办公用品。 （二）办公用具 办公用桌、椅、凳、柜、电话机、计算器、装订机、订书机、绘图仪、绘图板、保险柜、打印纸、订书机、档案袋、打印机和复印机等办公用具用品及耗材。 （三）专业印制品 专业印刷装订的申报材料、可研报告、接待手册、宣传画册、宣传广告、凭证专用、会议用品等开支。 （四）办公用水、用电、用气、光纤网络及电话通讯费等开支。 （五）办公设施设备维修维护开支。 （六）保安保洁及环境绿化费用开支。 （七）其它行政工作保障性经费开支。 三、职责 （一）行政部门负责本单位办公费用管理。 1、制定年度行政办公费用预算方案； 2、择优选择定点供应商，签订《购销合同》； 3、承办办公用品的计划、采购、入库、发放、盘存、结账、报账等事务工作。 4、负责对办公设施设备维修维护管理。 （二）各部门只负责提交本部门办公用品计划，且对本部门办公用品的安全使用负责，原则上不得自行办理其它事务。确需自行办理的，须经行政分管领导批准，否则不予报销。 （三）集团公司驻外各部门的采购与使用管理自行负责。 （四）财务部门负责办公费用的核算及账务处理。 四、采购、发放 （一）各部门根据办公费用标准，每月25日前填报下月《办公用品购置计划表》（见附件1），部门负责人审核签字报行政部门。 （二）行政部门汇总、审核采购计划报主管领导审批。 （三）凭批准计划通知定点供应商供货并提供合法票据。 （四）采购品入库时填《办公用品入库单》，作为报账附件。 （五）月初各部门填《办公用品申领表》（见附件2），部门领导审核后到指定处领取。 （六）对外邮寄信函、包裹等快件由行政部门或指定部门经办人统一办理，相关费用凭票据实报销。 （七）业务部门需在外印刷、复印、制作工作表格、账卡、名片等，须将部门领导审核后的样品交行政部门统一办理。 五、盘存 （一）每季度末进行办公用品盘点，财务部门派人监督。 （二）盘点结束3个工作日内, 库管员提交盘存统计表，对发现问题要说明原因，及时整改。 （三）盘点结束10个工作日内，财务部门与行政部门对上期办公用品盘存情况进行帐物核对，并按规定进行调整。 六、管理规定 （一）列入预算内费用管理，按审批流程由受权人批准后报销。 （二）按实际在岗人数，以10元/月. 人标准，核算各部门日常办公用品月度费用额度。 （二）行政部门定期对供应商进行评估甄选，确保采购的办公用品质优价廉，严格控制采购成本。 七、费用报销 （一）经办人凭合法票据填报销单并附入库清单，行政负责人审核，按费用报销程序审核报销。属固定资产的要有转固依据才予报销。 （二）经办专项资料（如专利申报材料、专利证书原件、项目申报正式资料、审计报告、验资报告等）报销费用时，经办人须将资料交相关管理部门归档，责任人在合法票据上签署“资料已存档”字样后，方可报销。 八、统计。各单位行政部门建立办公费用统计台账，定期报集团行政中心备查。 九、考核 因办公用品配置影响工作推进的，采购办公用品弄虚作假或徇私舞弊的，根据制度和法规追究相关人员责任。 十、列入营销费用管理的，按批准方案执行。 十一、附则 （一）本办法归集团管理委员会解释。 （二）各单位可根据本办法制订实施细则，报集团管理委员会批准后执行。 （三）本办法自2014年10月1日起执行，原相关规定同时废止。 2014年9月12日 附件1 办公用品购置计划表 部门： 日期： 序号 品名 规格 单位 数量 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 审批人： 审核人： 编制人： 附件2 办公用品申领表 部门： 日期： 品名 规格 单位 数量 备注