大学商务英语邀请函大学务英语邀请函.doc

Letter of Invitation 在一般情况下，邀请有正式与非正式之分。非正式的邀请，通常是以口头形式来表现的，书面形式的只寄给亲朋好友或熟识的工作伙伴。相对而言，它显得要随便一些。正式的邀请，既讲究礼仪，又要设法使被邀请者备忘，故此它多采用书面的形式，即礼仪活动邀请函的形式。 一、礼仪活动邀请函的含义 礼仪活动邀请函又称礼仪活动邀请信、礼仪活动邀请书，是礼仪活动主办方（单位、团体或个人）邀请有关人员出席隆重的会议、典礼，参加某些重大活动时发出的礼仪性书面函件。 凡精心安排、精心组织的大型活动与仪式，如宴会、舞会、纪念会、庆祝会、发布会、单位的开业仪式等等，只有采用礼仪活动邀请函邀请佳宾，才会被人视之为与其档次相称。礼仪活动邀请函有自己的基本内容、特点及写法上的一些要求。 二、礼仪活动邀请函的基本内容 1. 让客人知道活动的“五W”： Who is hosting the event? (谁是主办人？) 不管主办人是你的公司、某个个人或某个团体，务必把主办人写出来。 What is the event? (什么活动？) 清楚说明这个活动的功能——募捐、开会、庆祝新品上市等。如果会有特别来宾演讲或出席，或是有任何的特别活动，也写出来。提有趣的细节，吸引读者参加。 Where is the event?（在哪里举办？） 在邀请函中告诉对方活动举办的地址。你还可以附上交通指南，但是这部分要与邀请函分开，不要写在邀请函上。 When is the event? (什么时候举办？) 清楚写出活动举办的日期与时间。 Why is the event being held and why is the reader being invited? （为什么举办这个活动？为什么邀请对方？） 说明举办这个活动的原因——例如展示新产品，或是讨论某个议题。此外，也说明为什 么你决定邀请对方——例如因为他是重要的客户，或者因为他对这个议题有深入的了解等。 2. 说明回复期限和回复方式 在邀请函的末尾，清楚说明回回复的期限及回复的方式：邮寄、电子邮件、电话等。邀请函中请对方回复的标准用语是RSVP，如“ Please RSVP by phone or email by December lOth.” (请在12月1 0日前以电话或电子邮件回复)。RSVP是法语，为“Repondez’s ilvous plait ” 的缩写，相当于英文中“请回复”（ please respond )之意。 3. 增加亲切感 在称呼的部分写出对方的名字，不要只写Dear Sir or Madam，有可能的话，亲自在邀请函上签名。称呼或结尾敬辞的部分甚至可以自己手写。 4. 提供必要的交通、服装或其他信息 想想你的客人会如何前来参加你的活动。如果他们可能需要停车信息、旅馆介绍或其他交通协助，可以附件的形式附上。 如果你的活动有特殊印的着装要求，记得在邀请函中写出来。此外，客人可能还会有其他问题，例如可否偕伴参加等。尽量把客人可能想知道的信息提供完整。 三、礼仪活动邀请函的特点 1. 礼貌性强。邀请事务使用邀请函表示礼貌。礼貌性是礼仪活动邀请函的最显著的特征和基本原则。这体现在内容的完全的赞美肯定和固定的礼貌用语的使用上，强调双方和谐友好的交往。 2. 感情诚挚。礼仪活动邀请函是为社交服务的专门文书，这使得它能够单纯地、充分地发散友好的感情信息，适宜于在特定的礼仪时机、场合，向礼仪对象表达专门诚挚的感情。 3. 语言简洁明了。礼仪活动邀请函是现实生活中常用的一种日常应用写作文种，要注意语言的简洁明了，看懂就行，文字不要太多太深奥。 4. 适用面广。礼仪活动邀请函使用于国际交往以及日常的各种社交活动中，而且适用于单位、企业、个人，范围非常广泛。 四、礼仪活动邀请函的结构写法 在应用写作中礼仪活动邀请函是非常重要的，尤其是社会交际空前广泛和重要的当代社会，写好它可以说至关重要。对礼仪活动邀请函的写法要注意格式和形式两个方面。 首先是结构上写法类似公函。一般格式如下： 邀请函 尊敬的________________ 您好! ___________单位将于____年____月____日在_________地，举办_____________活动，特邀您参加，谢谢。 请看例文一： 邀请函 尊敬的×××教授： 我们学会决定于××年×月×日在省城××宾馆举办民间文学理论报告会。恭请您就有关民间文学的现状与发展发表高见。务请拨冗出席。 顺祝 健康!