批发系统操作流程..doc

目 录 第一章、 开业关键流程 2 一、 系统基本配置及基本资料的建立 2 二、 厂商的建立 3 三、 商品资料的建立 3 四、 厂商合同的建立 3 五、 销售地区的化分及建立 4 六、 相应销售地区业务主管的建立 4 七、 客户资料的建立 4 八、 客户商品目录的建立 4 九、 盘点 5 十、 正式启用系统 5 十一、盘点数据的录入 5 十二、出错的处理 6 第二章、 管理层讨论会 6 一、 系统基本资料初始化的讨论 6 二、 厂商及价格的管理 6 三、 客户及价格的管理 6 四、 地区化分与销售主管的联系 6 五、 销售及库存的管理及定义 7 六、 与系统相关财务的讨论 7 第三章、 开业后期跟近工作 7 一、 出错的及时处理 7 二、 电脑与实际业务的一致 7 三、 财务与实际财务口径的统一 7 四、 客户对系统一些重要定义的理解 7 开业关键流程 系统基本配置及基本资料的建立 对系统信息配置中的拱赠商品是否入库进行配置。 此配置是指在进货时，随进货录入的搭赠数是否也记入电脑的进货帐，若状态为“1”时，则记入电脑进货帐，否则不记。 对系统信息配置中的序号生成方式进行配置。 序号主要是减少在查询或开票时减少数据的录入量，以提高开票的速度。序号最短为4位，最长为10位。 部门的建立。 部门分为“库房”、“业务部”、“样品区”三种性质，“库房”用于存放货物，可以产生进项方面的业务及内部业务，但不能产生销项方面的业务。“样品区”也用于存放货物，但不能产生进项和销项方面的业务，只能产生内部业务，若有样品区的话，一般只有少量的货物即样品。“业务部”是系统中唯一产生销售的部门，业务部只能发生销项业务，不能发生进项业务，并且没有实际性质的库存。 类别（品牌）的建立。 因为批发商从商品的分类来说，一般都是单一的某类（如：做食品的只做食品类，做百货的只做百货类），基于批发的特点，所以类别对批发没有实际的意义，只有以品牌的概念来处理类别才具有实际的意义。品牌是针对厂商的，一个厂商可以有多个品牌。一个品牌也可能有多个厂商在做。 价格种类的设置。 若客户在销售中有几种价格体系，如（一级批发价、二级批发价等等），此时则需建立价格种类，建好价格种类后商品资料可以给每个价格种类给出一个不同的价格。 厂商的建立 建立厂商资料前应由客户准备详尽的厂商资料，主要有：厂商的名称、厂商的结算方式，若为“铺底”方式则应有保底费，若为“帐期”方式则应有帐期天数。其它栏目应尽量填写。 商品资料的建立 商品资料由业务员或库房准备。此时需准备商品的条码（财务核算单位商品的条码，如：财务的核算单位为个，则应以某个商品上的条码为准，不是此商品件包装或大包装上的条码。）、商品的名称（品牌+名称+口味）、商品的规格（核算单位规格）、商品的类别代码（由类别建立好后打印出来的类别码为准）、商品的包装（指一件的规格如：12袋*350克）、件换算是指件与计量单位之间的换算，一定要做到件换算准确、税率及主批发价、供应商、产地、等级、保质期等，若有类别价还需准备类别价。 当商品资料没有条码或在建资料时条码重复则采用自动编码由系统生成一个编码。在做资料时若发现此种情况应把系统自动生成出来的编码填入手工准备的商品资料表中。 批发对进价的必威体育官网网址程度非常高，所以一般是当商品资料做好后，再由知道进价的人员（一般是财务）对建立好的资料进行进价的补充。 厂商合同的建立 厂商的合同对进项非常重要，若没有合同则不能做“进货入库单”、“厂商退货单”及“厂商成本调整单”，所以厂商合同建立要求的正确性较高。 若与厂商没有签订合同的，也要在电脑中建立一份合同。 建立厂商合同时要注意经营方式与结算方式的对应，基于批发业的特性，一般都是属于“经销”，结算方式一般都是“现金采购”、“帐期”、“月结清”、“铺底”、“滚动”等五种方式，所以不采用“代销”的经营方式、结算方式不采用“实销抽单”、“实销实结”两种。签约的部门（“业务部”性质的部门）及合同期限等。 产品目录的正确建立直接影响商品能不能在此厂商进货，一个商品针对一个厂商只能签一份有效的合同，但一个商品可以针对多个厂商签合同。当合同中的商品进价与商品资料的进价不同时必须将此商品的合同进价录入。 销售地区的化分及建立 合理的化分销售地区有利于业绩的管理。一般销售地区的化分根据销售主管所管理的片区来分，而不是一个客户化分为一个地区。 相应销售地区业务主管的建立 一个地区只能有一个销售主管，一个销售主管可能管理多个地区，销售主管的建立中业务员代码不具有实际意义，只能业务员姓名才具有实际意义。可以建立不是销售主管的业务员，但只作备查用，不具有实际意义。 客户资料的建立 客户资料中客户的结算方式、签约部门、地区分类、销售主管、开票价等必须建立。这此栏目的正