日本档案管理学的发展状况及档案管理学会的作用..doc

日本档案管理学的发展状况及档案管理学会的作用 [日本]高山正也 1．日本档案管理学的发展 1.1档案管理学的发展过程 在日本近代的办公文件整理，可以追溯到19世纪末由美国开创的垂直文档(Vertical·Filing)方法引入日本的20世纪初。 在1909年发行一些垂直文档(Vertical Filing)专用柜宣传册，留下了介绍垂直文档方法的文献，到了1920年开始出版有关文件整理的教材。但文件整理的主流方法并不是文档方式，而是薄册式管理。 40年代后期，美军占领日本后文档概念和相关用品大量涌入日本社会，而且首先对协助美军办事的日本人进行相关教育。 后来这些人成了官方、民营的办公改革以及文档手法的领头人，瞬间在日本的办公室普及了文档。但是由于只强调了档案管理的手法，因此常常出现办公、文件整理、档案管理之间的相互不协调倾向。据专家介绍，从1950年到1960年初，有叫「办公管理」的经营学领域，它与「办公室的近代化与机械化」共同组成「办公系统」单项目。在「办公系统」的科目中安排了「文档系统」或「帐票管理」等。 接着60年代后期， 产业界开始引进计算机，与此同时在「办公管理」上 「办公室的近代化与机械化」的问题也得到社会的广泛关注。 结果，有关「办公室的近代化与机械化」的一系列问题逐渐形成了叫「经营信息学」的新研究领域，主要研究计算机系统的各类问题，因而不仅忽视了办公管理和帐票管理，甚至经营信息的本质研究也被忽视。「经营信息」研究人员除了经营关系学会外，大部分的人主要在信息处理关系学会，专门从事计算机系统研究。 一方面，档案管理系统在办公室被认为是女职员专用的业务辅助技术，另一方面在‘秘书学’课程中以重要的内容来学习。秘书学普遍是2年制的专科大学教育课程，放在4年制本科或研究生课程中的很少。这是因为很多人错误地认为档案管理只是特定人在特定工作中使用，一直没有形成实践和理论上的发展环境。 到了80年代，社会各方面都具备了信息技术基础，产业界也实现了生产自动化(factory automation)，下一个目标是行政领域，以地方自治团体为中心改善办公环境，提高信息空间。 总而言之，各方面越来越突出档案管理的需求。与此同时，于1989年(日本)档案管理学会正式成立。 1.2日本档案管理学的主要组成部分 如果档案管理的研究对象是办公室的信息管理，那么上述(1.1)中提到的秘书学或信息处理学都是与之有较深关系的研究学术领域。 但是在日本秘书学、信息处理学学会外还另外成立档案管理学会的原因，是因为很多人认为秘书学中的档案管理和信息处理学中的办公自动化，其研究实践不够充分，而且漏掉了一些重要部分。 档案管理学会成立时，邀请了各领域人士，即图书馆·信息服务界、商业档案管理界、文书馆·档案(archives)界等3个领域。 图书馆·信息服务界是由图书馆、信息学的相关人士组成，其中对档案管理感兴趣的人都认为档案管理学不仅包含了图书馆·信息学的研究对象一出版物，而且还包含相关业务记录，则研究对象的范畴扩大到非出版物。他们把档案管理范畴略微扩大，却将原来的图书馆·信息学的概念及理论基本保持不变。图书馆·信息学界的人在档案管理学的理论形成，尤其是检索理论方面起到了重要作用。但问题是图书馆·信息学中的内容分析、评价或废弃的相关理论基础比较薄弱。 商业档案界是由从事档案工作和理论方面的人士组成，在记录管理与档案管理的业务处理上，除资料的生成与传递的过程不同之外均相同，从这一点上，他们是档案管理学的最核心部分。但是他们当中大部分人是精通业务的顾问，教育指导方面具有一套丰富经验，但是相对缺乏学术研究经验和学界活动经验。 当然，其中也不乏具有秘书学领域丰富研究经验的人，可仍然无法适应独特的学术研究气氛，更不具备领导能力。 文书馆·档案界在档案管理方面与商业存档有密切关系，而且在档案管理方面可以说是比较成熟的。 在日本文书馆中很多人曾从事过历史研究，其中一些人是专业的研究人员，对档案资料的区别、评价等方面具有丰富的经验和积极性，但在档案资料的广泛征集、组织、积累、检索，并向第三者(使用者)提供使用以及理论方面尚不成熟，甚至不少人缺乏敬业精神。 档案管理学会成立时，会员所属单位情况如表1所示。 其中值得注意的是大学院校的会员一般与大学教育和图书有关，而企业界会员一般与图书和文书有关。由此可见，学会成员主要以图书馆、文档、文书馆等相关人士组成。 总而言之，各领域的人在档案管理方面各有所长，最好是3个领域融合，但实际上学会成立10年时间里没有完成完整的融合。 表1 档案管理学会会员各领域分布情况（1991年4月