《档案整理归档过程中的整理技巧.docVIP

档案整理归档过程中的整理技巧 （一）归档文件“件”的区分与修整 ??? 首先是以我为本(以发文单位为主)。凡是本单位所产生的发文(红头文)必须归档，其它单位（包括上级、同级和下级机关）的来文，需要办理的文件(办件)必须归档，重要的文件材料应该归档，阅知类的文件可以不归档。 ?? 文件以“件”为单位进行整理归档。一般以每份文件为一件， ??? 1、文件正本与定稿为一件（重要文件如法律法规等须保留历次修改稿的，其正本与历次稿包括定稿各为一件）。 ??? 2、正文与附件为一件（附件是指附属于正文之后的其他文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等等。一般来说，正文与附件为一件，如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件）。 ??? 3、原件与复制件为一件（对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件），以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等。这些复制件应与原件作为一件）。 ??? 4、转发文与被转发文为一件（转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件）。 ??? 5、报表、名册、图册等一册（本）为一件（报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件）。 ??? 6、来文与复文各为一件（这是比较特殊的一种规定。“来文与复文”是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述，也包括“去文与复文”，从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等等）。 ??? 7、请示与批复各为一件。 ??? 8、报告与批示各为一件。 ??? 正文与文件处理单（文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸，有的还附有领导批示的签批条等。这些表单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件）。 ?? “为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。 归档文件的整理工作，必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。排列方法强调按事由排列。 归档文件按照不同年度、不同机构（问题）、不同保管期限等形成中的客观规律进行相对集中，维护不同文件间的有机联系。排列文件时，强调了“事由原则”，将同一事由形成的文件排列在一起，使文件间的有机联系得以充分体现。 ?? 在装订之前，将全部文件梳理一遍，按照以上整理原则，将属于一件的材料放在一起，以便于装订，防止返工。 ? （二）文件装订顺序 ??? 归档文件材料修整完毕，需要使用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订，固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管和利用的作用。 ??? 装订前首先应将原有的订书钉、回形针等对文件保存造成影响的金属物品拆掉（原文件已使用不锈钢钉的保持原装订不动）。 ??? 其次必须对它们进行排序。顺序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。汉文本在前，少数民族文字文本在后。不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后。有文件处理单的，一般放在最后；但如果已粘贴牢固的可放在最前面，这样可以作为首页加盖归档章，从而更好地保护正本的原始面貌。 再次应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。一般来说，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。（建议管理文件类采用左侧装订，污染源种类采用左上角装订。一般一件装订两枚不锈钢订书钉为宜） ??? 装订以“件”为单位进行，对装订材料做统一规定，一般采用不锈钢订书钉装订，如文件太厚，则建议采用三孔一线。 装订要求：装订用品必须是对归档文件无害，不影响档案的保存寿命。装订方式应能较好地维护文件的原始面貌。 ? （三）归档文件的盖章、编号、填写页数 ? ??? 1、归档章的格式 ??? 其规格为长80mm，宽20mm。分为均匀的12格。归档章设置的项目主要为编号项目中的必备项。 归档章样式： ? ? 全宗号 ? 类别号 ? 期 限 ? 年? 度 ? 机? 构 ? 件 号 ? ? ? ? ? ? ? 归档章填写示例： ? ? 全宗号 6 类别号 A 期 限 30年 年? 度 2009 机? 构 ? 件 号 001 ? ? ? ? ? ? 归档章填写说明 归档章项目 项目说? 明 填 写 说 明 全 宗 号 档案馆给立档单位编制的代号。 全宗号由同级档案馆给立档单位编制，如果暂时未有全宗号，可暂时不填。 类别号 一个立档单位不同门类档案的代号。 文书档案填写“A”。