管理信息的收集与处理(名简论).doc

管理信息的收集与处理企业信息工作的作用企业管理的基础 开发利用新产品、新技术、新工艺的前提 生产过程控制的手段 企业走向市场的关键 提高企业员工素质的阶梯 树立企业良好形象的途径 秘书的信息工作主要包括以下几个环节信息收集信息整理信息存储信息传递信息反馈信息开发和利用 作为秘书人员来说，信息的敏感性并不是天生的，可以通过平时的刻苦训练逐步提升一要多看，这是形成敏锐的信息洞察力的基础。二要多思，这样才能培养灵活的信息收集和捕捉能力。 三要多练，即培养信息工作人员准确的筛选、整理信息的能力。 信息收集的原则准确及时完整适用选优信息收集的渠道大众传播媒介渠道图书、档案资料供应商和客户贸易交渠道信息机构渠道关系渠道调查渠道获取信息的方法一、观察法。 观察法指人们直接用感官或借助其他工具认识客观事物，获取所需信息的方法。观察法简单、灵活，能获得较为客观的信息，但得的信息量有限，不易收集到深层次的信息。 二、阅读法。 阅读法指通过阅读书籍、报纸、杂志、资料而从中获取信息的方法。阅读法是收集信息的基本方法。是最普遍的信息载体，具有信息量大、信息周转快、阅读比较方便的特点。但报纸、书籍、杂志上的信息可能失真，要注意判断信息的真实性。 三、询问法。 询问法是通过提问请对方回答以获取信息的方法。询问的形式包括人员询问、电话询问和书面询问。询问法灵活、实用，双方直接沟通，能获得语言信息和非语言信息。但询问法时间较长、费用较高、范围较小。 四、问卷法。 问卷法是秘书运用调查问卷向被调查者了解情况、收集信息的一种方法。问卷法的最大优点是在大范围内对众多对象进行调查；节省人力、费用和时间；便于定量处理和分析。但问卷法的缺点是只能获得书面信息，不能与调查对象直接沟通，问卷的真实性受到一定影响，问卷回复率难以保证。 五、网络法。 网络法是利用因特网获取信息的方法。不受时间、地域的限制，能收集文字、图表及声像信息。但用网络法收集的信息有大量是未经核实的，所以需要对收集的信息、的真伪进行鉴别。 六、交换法。 信息管理网络法收集信息迅速、及时，将自己拥有的信息资料与其他单位的信息资料交换即为交换法。交换法能实现彼此间的信息共享，获得的信息及时、适用、针对性强，能节省时间。但交换法需建立在自愿的基础上，交换的信息内容范围较窄，要注意信息的必威体育官网网址性 七、购买法。 是通过购买报刊、图书、文献资料、音像制品等信息载体收集信息的一种方法。购买法能获取大量系统化、专业化的信息，信息来源广；但费用高，耗费时间和人力。 名片资料贺卡资料广告资料图书期刊资料音像资料因需要而收集、自行收集的资料信息筛选的方法通常有以下几种：查重法时序法类比法专家评估法老化规律法存储时注意：存储信息要选择质量好的存储载体。加强存储载体的日常保管。注意调节存储场所的温度与湿度。防尘、防磁场，勿折、勿摸磁表面。定期检查、复制。计算机存储应采取必要的保护措施：制作备份；重要信息应制作书面备份；应将磁盘存放在磁盘盒中；不使用外来的磁盘，以防带来病毒。利用各种方式方法传递信息简答、案例一、语言传递 语言传递是将信息转化为语言传递给信息接受者，如对话、座谈、会议、提出请求、听取汇报、演说等．是使用语言、姿态、倾听来传递信息的。语言传递简洁、直接、快速，信息反馈及时，较少受地点、场合的限制，但获得的信息凌乱，对信息接收者来说较难储存。 二、文字传递 文字传递是将信息转换成文字、符号、图像传递给信息接受者，它的特点是避免信息变形失真，可以进行远距离的多次传递，而且便于利用和储存。文字传递的表现形式是文本、表格、图表等。 文本是大多数信息传递的形式，人们可用文字处理技巧增加文本的影响力和清晰度。表格用于对特定的、标准的信息进行展示，要有标题，信息应简明，应表明信息来源。 三、电信传递 这是先进的信息传递方式，目前已有电话（包括手机和固定电话）、传真、通信卫星、计算机联网等多种方式。由于各个单位的规模和秘书人员素质不同，通信设备的配备和使用程度有着较大的差距。 四、可视化辅助物传递 可视化辅助物传递可通过影像、投影、展示架、布告栏等形式进行，可以用来帮助理解工作任务和信息，如可用于消防、安全布告及出口标志等。 信息反馈的具体措施健全信息反馈系统 化信息反馈程序 立一套科学的工作制度 信息开发的工作程序确定主题：角度要选准。分析信息材料：题材要挖深 选择信息开发方法选择开发信息的形式形成信息产品信息编写的类型动态型信息。反映某项工作、活动或事件的发生、发展、变化的客观情况。 建议型信息。反映问题并提出解决问题的措施。 经验型信息。反映地区、单位、部门某方面经验的信息。 问题型信息。即负面信息。 预测型信息。预测社会动态、经济动态、市场前景、工作情况等的信息。提炼报告主题。 精选基本素材。 合理谋划布局。 讲究语言的运用。 如