WPS表格基础教程报告.ppt

第1章 1609人事培训 —WPS表格 1.1 WPS表格基本概念 1.1 工作簿与工作表 1．工作簿 所谓工作簿是指在WPS表格环境中用来储存并处理工作数据的文件。在WPS表格中，一个工作簿文件就像一本书。每个工作簿又包含多个工作表，这些工作表可以储存不同类型的数据。 1.1 工作簿与工作表 每一个工作簿文件在默认状态下打开3个工作表，分别以Sheet1，Sheet2，Sheet3。 WPS表格中每个工作簿中最多可以拥有255个工作表。 WPS表格默认的工作簿是book1，它的扩展名是.xls。 工作表的名字显示在工作簿文件窗口底部的标签里，在标签上单击工作表的名字可以实现在同一工作簿中不同工作表间的切换。 2．工作表 电子表格由65536行和256列构成。 行的编号是由上到下在1～65536之间的阿拉伯数字来表示 列的编号则由左到右采用字母 “A”、“B” 、．．．、“Y”、“Z”、 “BA”“BB”、“BC”、 ．．．、“IV”等来表示。 3．单元格 每张工作表有多个长方形的“存储单元”构成，称为“单元格”，输入的数据都保存在这些单元格内。 正在操作的单元格称为“活动单元格”。 4．单元格区域 单元格区域是指一组被选中的单元格。可以是相邻的或彼此分离的。 对一个单元格区域的操作就是对该区域中的所有单元格执行相同的操作。 当单元格区域被选中后，所选范围内的所有单元格都变成蓝色（此颜色为默认设置），取消时又恢复原样。 每个单元格都有固定的地址。例如：“sheet1!B2”代表“sheet1”工作表中的第二行的第B列单元格。 1.2 WPS表格的基本操作 1.2.1 文件基本操作 1．新建工作簿 启动表格时，系统将打开一个新的工作簿。 建立一个新的工作簿，常用方法有两种： 一是利用“文件”菜单中的“新建”命令建立一个新的工作簿文件； 二是利用工具栏上的“新建”按钮 建立一个新的工作簿文件。 2．打开工作簿 打开工作簿的常用方式有以下三种。 （1）从“菜单”中直接打开 在“文件”菜单上，单击“打开”。 在“查找范围”列表中，单击驱动器、文件夹。 在文件夹列表中，找到并打开包含此文件的文件夹。 单击“文件”，再单击“打开”。 （2）从“工具栏”中直接打开 单击“常用”工具栏中的“打开”。 在“查找范围”列表中，单击驱动器、文件夹。 在文件夹列表中，找到并打开包含此文件的文件夹。 单击“文件”，再单击“打开”。 （3）从“任务窗格”中直接打开 如果任务窗格在视图中不可视，请单击“文件”菜单下的“新建”命令。 单击“新建工作薄”任务窗格下的“打开”或从任务窗格历史列表中选取需要打开的文件。 任务窗格是应用程序中提供常用命令的窗口。其位置、大小均可根据实际需要调整，方便用户在使用相关命令时仍可继续编辑文稿。 3．保存工作簿 在保存文件时，应先命名、指定文件的存放位置、然后执行保存操作。 保存文件的常用方式有以下两种。 （1）单击“文件”菜单中“保存”命令；如果是第一次保存文件，将提示为其命名，步骤如下： 单击“文件”菜单中的“另存为”命令。 在“文件名”框中，键入文件的新名称。 单击“保存”。 （2）在“常规”工具栏上，单击“保存”按钮。 4．关闭工作簿 关闭已打开或编辑过的文件，包含下列四种方式： （1）关闭当前呈激活状态的窗口。 选择要关闭的窗口，在“文件”菜单上，单击“关闭”。 选择要关闭的窗口，在文档切换标签右击鼠标，单击“关闭窗口”。 在文档切换标签上双击关闭本窗口。 （2）关闭当前呈非激活状态的窗口 选择要关闭的窗口，在文档切换标签右击鼠标，单击“关闭其它窗口”。 （3）关闭所有窗口，包含下列三种方式： 在“文件”菜单上，选择“关闭所有文档”。 在文档切换标签上右击鼠标，选择“关闭所有文档”。 在文档切换标签外右击鼠标，选择“关闭所有文档”。 （4）退出整个应用程序 在“文件”菜单上，单击“退出”。 1.2.2 向工作表中输入数据 当选定单元格或单元格区域之后，则可以向里面输入数据。 数据类型包括文本、数字、图表、声音等。在当前活动单元格中输入的数据都将保存在当前单元格中， 在输入过程中，按下Enter键表示确认输入的数据，同时单元格指针自动移到下一个单元格，还可使用Tab键和方向键移动单元格指针。 1．输入数据类型 （1）输入数字 在WPS表格中，当建立新的工作表时，所有单元格都采用默认的通用数字格式。 通用格式一般采用整数(如：123)、小数(如：1.23)格式，而当数字的长度超过单元格的宽度时，WPS将自动使用科学计数法来表示该数字，数字通常靠右对齐。 （2）输入文字 文字是指字符或者是任何数字和字符的组合。 任何输入到单元格内的字符集，只要不被系统解释成数字、公式、日期、时间或逻辑值，则一律将其视为