Word课件报告.ppt

加讲：书签、索引和目录的使用 1．书签的应用 1）添加书签（为文档指定位置或文本添加一个特定标记）操作：【插入】 －【书签】，定义名称。显示书签：【Word选项】—【高级】—【显示文档内容】，把【显示书签】打钩。（定位和删除操作简单介绍） 2）利用书签设置文档内超链接，步骤： 给指定位置定义书签名称，选择要设置超链接的文字或图片，单击右键操作【超级链接】选项，或常用工具栏上的【超链接】按钮，或【插入】－【超链接】。 选择“链接到”位置为“本文档中位置”，选择文档中定义的“标题”或“书签”对象。此外超链接目标也可以是Web页，或某个文件或电子邮件地址。 加讲：书签、索引和目录的使用 2．制作文档目录 1）抽取目录 Word提供抽取目录的功能，可以自动将文档中的标题提出来，建成一份目录（注：欲抽取目录，文档中需要具有标题级别的文字）。操作如下： 首先打开要建立目录的文档，将光标定位在要建立目录的位置 单击【引用】－【目录】－【插入目录】命令,打开【目录】对话框后，进行相应的设置 当抽取目录完成后，目录与正文就有了链接的关系，单击相应的标题（按ctrl键），就会跳转到对应的位置。因此，目录就起到了方便查阅的功能。 2）更新目录 如果文档中的内容有更新并影响到原来抽取的目录，则可以选择目录在右键快捷菜单中“更新域”进行更新，目录其实也是使用了word中的域代码实现的。 加讲：书签、索引和目录的使用 3．索引的应用 进入索引对话框，要抽取索引，必须在文档中先将关键词“标记索引”，这样才能抽取索引。插入索引标记出现的{XE}符，只是做提示说明，在打印时不出现。 注意：建立好的索引和目录外观上很相似，但是两者在建立的过程上有些不同，并且单击目录中的某一项文档可跳转到对应的页码处，而索引则不行。 加讲：邮件合并 1、邮件合并 如果公司要召开一个业务年会，要向一些相关的人士和公司发出邀请函，这时，你将面临着大量的工作，需要向数十个或上百个地址发出内容相同的一封信。在这种情况下，如果使用手工填写工作烦杂且容易出错，怎样快捷完美的完成这个任务？ 又如，学校每年要给录取的新生发放录取通知书，怎样快速生成几千份通知书？ 以上问题可使用Word提供的“邮件合并”功能完成。 加讲：邮件合并 步骤： （1）单击“邮件”－ “开始邮件合并”，选择邮件的种类，按照其向导一步一步完成邮件合并。 （2） “选取收件人”步骤中；选择要进行合并的数据源，如果已经有用相关的软件（如excel，access等）保存的数据源，则可选择“使用现有列表进行数据源选择人；如没有数据源，则选择“键入新列表”打开“新建地址列表”对话框，输入数据（最后以.mdb数据库保存）。 （3）在信函中，实际上包括两部分内容，分别是常量和变量。常量是指那些在每一封信函中都相同的内容；变量则是指那些变化的内容，如不同人的姓名、地址等，这些内容需要在相应的位置插入“域”，在合并文档时，由word从数据库中提取相应的内容来替代这些域的位置。 （4）在撰写信函这一步时，单击 “插入（合并）域”，选择数据源中需要的域名，即可将域插入到光标所在地位置。这个过程相当于在信函中放置变量。 （5）完成合并。单击工具栏上的“查看合并数据”按钮 ，在生成的新的文档中可以看到合并的结果。在信函中以书名号显示的合并域将以记录中的域替代。 加讲：邮件合并 步骤：（6）“Word域”的使用（查看域代码：Shift+F9） A、 if域：设置条件来确定合并记录中显示的信息。如：根据性别判断称呼，男称为先生，女称为女士。 B、ask域：可以设置合并时先出现提示信息，该提示信息存于一个书签之中，通过设置“询问一次”复选框，使输入的提示信息一次应用到所有的合并，也可不勾选该项，每个合并记录输入不同的提示信息，若要将提示信息显示在文档中。注意：ask域后要加{REF 书签名}域，方可将书签中的提示信息显示在文档中。（单击【插入】│【文本】│【文档部件】│【域】【链接和引用】插入用书签标记的文本） C、 fill－in域：作用与ask域相同，但fill－in域设置的提示信息不保存在书签中，只能显示在域插入的指定位置。 注意：因Ask域只用来提示输入文字信息并将输入的内容指定给书签，它本身并不会在文档中显示输入信息，要显示该输入信息须用Ref域来引用。Ref域应在Ask域后面，按Ctrl+F9输入域括号。如果只是为了输入而不是引用，可直接用Fillin域，此时就不用Ref域了。 加讲：宏的应用 可把操作步骤录制下来运行使用，还可以编辑程序控制事件的执行。 执行“视图”—“宏” —“录制宏”选项，进行宏录制、编辑、运行。 加讲：为文档添加注释 1．插入脚注和尾注 用于给文章中某些关键词进行注释。 －【引用】－【脚注和尾注】，操作较简单，脚