制作電子文档的具体步骤.docVIP

制作成果地质资料电子文档的具体步骤 一、整理、编辑 1、对正文类的整理、编辑 电子文档正文类包括：报告封面（含题名页）、目录、正文、内容摘要。用word制作的这几项应放在同一文件（应与老报告制作电子文档采用扫描的方法区别开）。 整理内容： ⑴正文部分的各章节顺序和编辑格式（如字体、字号等）应按照地质矿产行业标准规定执行； ⑵将封面（报告题名）命令为1级标题，篇名命令为2级标题，章名命令为3级标题，节名命令为4级标题，以下逐级类推（注意：如果某一级标题的字体、字号或排列方式与地质行标不符，应统一对该标题重新定义，方法见标准使用说明的第6页）； ⑶正文目录应是用word软件自动生成的目录（方法见标准使用说明第8页）； ⑷插图、插照、插表注意在计算机屏幕的显示方向应向上，不是向上的应整理为向上； ⑸插图、插照的文件格式以能插入word，且在其中正常使用为原则，优选格式是gif、JEPG、wmf、CCITT tiff g4。在插图、插照时必须先在插入的位置插入图文框，但对单独占据一页的图片、照片不用插入图文框； ⑹插表要采用表格命令直接制作，不得采用超级链接办法链接其它软件制作的表格； ⑺页码的插入。页码应位于页面的底端（页脚），对齐方式为“外侧”（奇数页在右侧，偶数页在左侧）； 注意：a、封面、目录、正文、内容摘要这几部分之间页码不连续，故此各部分之间要用分隔符（如分节符）分隔开（方法见标准使用说明第9页）； b、插图、插照、插表为单页面的与正文也应在相应位置编连续页码。 ⑻页面的设置以A4为宜，插图、插表横向超过A4的，按实际尺寸定，插表中有续表的，续表中仍必须有表名和表头。 2、对审批类的整理 ⑴审批类文件不管其纸介质与正文类合订在一起与否，在做电子文档时，审批类文件必须单独组成一类电子文件； ⑵对大调查项目审查类文件至少应包括：认定书、审查意见书，编排时认定书在前、审查意见在后。当存在多个审批验收文件时，应按照审批级次由高到低编排，同级、同类的按时间顺序由新到老编排； ⑶审批类电子文件不得制作成栅格文件，若无原始的电子文件，应在word软件下重新录入； ⑷审批类电子文件的内容必须与正式批件一致，编排格式与正式文件尽量一致，每一份审批类电子文件必须注明发文机关（公章）、发文时间，公章内容用文字表示。 3、对附表、附件类的整理 ⑴应区别附表、附件，不要二者混淆为一体； ⑵附表（附件）类文件内容类别不同的表格（附件）应分册制作； ⑶每册附表（附件），都应有附表（附件）的封面、目次页、内容，插入页码时各部分之间也应用分隔符（分节符）分隔开； ⑷附件及附表中的图、表在计算机屏幕中显示的方向应向上； ⑸附表类电子文件原则上要用表格命令直接制作，使用word软件制作附表、对引用特别复杂函数的表格，可以在word中插入Microsoft Excel表格； ⑹附表每一表格的表名要用5号标题命令定义； ⑺表格的纵向尺寸应以版芯的尺寸为界限，若超出版芯，可用续表来解决，续表中仍必须有表名和表头（续表的表头—标题行可用word表格菜单中“标题行重复”命令制作，具体方法见标准使用说明第9页）。 4、附图类文件的整理 附图类电子文件包括两类，第一类是可以独立用于绘图或显示的电子文件、第二类是由计算机软件制作的矢量化图形文件； 对第一类（第二类后面另述）附图电子文件 ⑴制作上，首选计算机直接制作（包括通过格式转换）对不能直接用计算机制作或转换的，可采用扫描等数字化方法形成栅格文件； ⑵采用的格式为3种格式之一：EPS格式（不分色、文字变曲线）、压缩的JPEG格式（彩色或灰度图采用）和CCITT tiff g4格式（黑白图件采用）。分辨率的选取一般可取300dpi，对压缩的JPEG格式质量因子取75以上； ⑶检查转换格式后的图件是否能正常显示且清晰； ⑷检查图件的图名、图幅号、比例尺、图例、图签、图面内容的正确性及规范性。 以上整理、编辑过程中贯穿的原则：文字部分的内容、页码，附图的图号、内容等必须与纸介质一一对应。 二、电子文件的命名 1、将整理好的电子文件按照其分类命名，文件名由8个字符组成（不包括文件名后缀），按其标识作用的不同分为3个部分：类别位、册序位、文件序号位 ? 文件名后缀