办公室归档文件整理办公室归档文件整理.doc

归档文件整理 一、定义 1、文书档案 文书档案是指人们从事政治活动，行政管理过程中形成的具有保存价值的已归档的文字、图表等形态的历史记录。 2、归档文件 立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 3、归档文件整理 归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒使之有序化的过程。 4、件 件：是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件（包括发文单和文件处理单），正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发与被转发文为一件，同一类型的报表、存根、名册、图册等为一件，请示与批复为一件，来文与复文为一件。 二、文书归档整理时间的要求。 根据国家档案法的规定：立档单位应在每年的三月初对上一年度应归档案文书材料进行归档整理，4月底前完成此项工作，同时报送一套归档文件目录给当地档案行政管理部门，二级机构报送给主管单位。 三、归档文件的收集。 做好归档文件的收集工作对于确保归档文件齐全完整及平时查阅利用和整理归档工作顺利进行，都具有重大意义。那么，应当怎样做好归档文件的收集工作呢？主要是做好如下几项工作： (一)做好平时归档积累工作,要把好“四关”。 1、把好登记关。收发文登记是文件出入的必经关口，把好这一关才能保证机关或单位主要文件的完整齐全，“家底清楚”，有据可考，那么就要求各单位要建立收发文登记制度。 2、把好收集关。各单位必须建立健全收发文“随办随归”制，即文书材料不论是谁经办的，办理完毕就应及时送去归档整理部门归入已设置好的“类目盒”或“类目柜”。“类目盒”或“类目柜”设置可根据各单档案分类方法不同分别设置“机构类”（如：办公室、档案管理股、业务股等）或“问题类”（如：党群、行政、业务）。在收集时一般本单位形成的同一文件材料收集三至四份。但往往有的办文人员由于拖沓或工作变动等原因，未按“随办随归”的制度及时归盒。因此，负责整理归档的人员，就必须跟踪收集。做到办完一件收集一件，也可以定期（一个月、一个季度）收集一次。 3、把好检查关。对收集归盒的各种文件，应有针对性的进行检查，以便发现问题及时解决。检查内容：（1）文件是否办理完毕，包括是否已经完成公文处理程序，是否是生效文件；（2）文件材料是否完整齐全，包括机关内部所有机构的文件种类，类型是否齐全，每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等是否完整。如何确保文件齐全完整呢？第一归档时要认真核对收发文登记确保“红头文件”齐全。第二检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集齐全。（3）文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求。 4、把好管理关。管理必须见之于制度。机关档案工作部门或档案人员按照《档案法》赋予的权利与义务对归档文件整理进行检查、监督和指导外，还应建立健全各种档案管理制度。每当文件形成并办理完毕之后，就能及时按预设的类目盒或柜格“对号入座”，进行平时归档积累，以保证归档文件完整齐全、安全无损和查找有序、方便工作。 （二）确定文书文件材料归档范围。 按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令），结合档案工作实际，文书文件材料的归档范围主要有如下四个方面： 1、反映本单位基本职能活动和历史面貌的文件材料 具体包括：一是会议文件材料：（1）本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料；（2）本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公室会议的文件材料；（3）机关党组、支部（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录；（4）本机关召开工作会议、专题会议形成的文件材料；（5）机关与外单位联合召开会议形成的文件材料；（6）机关承办国际性会议、大型展览会、博览会形成的文件材料。 二是本机关业务文件材料：（1）本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件及中长期规划、纲要等文件材料；（2）本机关的请示与上级机关的批复、批示及本机关对同级和下级的复函、批复；（3）本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿；（4）本机关与外机关联合行文的文件材料。 三是本机关在行政管理、执法活动中形成的文件材料。 四是本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料。 五是本机关编辑、编写的大事记、组织沿革、简报、情况反映、工作信息等。 六是本机关工作人员出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料。 七是本机关事务管理形成的文件材料。 2、维护权益具有凭证价值的文件材料 一是房产、土地所有权和使用权的文件材料。 二是与有关单位签订的合同、协定、协议书等文件材料。 三是机关财务预、决算