办公软件应用技能办公软件应用技能.ppt

第 2 章 办公软件应用技能 He-Mingrui 第 2 章 办公软件应用技能 在各种计算机应用中，最常用的是文字编辑、数据表统计分析、演示文稿制作事务，这可使用Microsoft Office套装软件中的Word、Excel及PowerPoint软件来完成 Office是在Windows平台上运行的一套办公软件，它将几个互补的常用桌面应用程序捆绑成软件包，每种软件各有不同的功能，但每种软件都可以调用由其他软件制作而成的文档的内容，从而完成较为复杂的任务 Office软件中的多种以内功用程序具有大致相同的用户界面，用户可以采用基本一致的操作方式来创建和编辑各种不同种类的文档。同时，套件中还提供了一整套快速创建各种不同种类文档的模板和向导，帮助用户更快更好地完成任务 教学要求 掌握Word的基本编辑、文字编排、图文混排、表格处理、长文档的编排、邮件合并 掌握Excel的基本操作和数据格式化方法，掌握公式和函数的使用，函数有sum()、average()、count()、countif()、if()、max()、min()，掌握图表的使用和数据排序与自动筛选、高级筛选 了解PowerPoint的相关基本概念，能利用PowerPoint进行演示文稿的制作 本章重点 本章难点 利用电子表格进行统计处理，比如成绩统计、财务统计 第 1 节 Office软件的基本操作 套装软件是将流行的若干软件集成起来形成一套软件，Microsfot Office就是目前使用最广泛、功能最强大的办公软件，Office 套装软件中的各种组件具有相似的界面和操作方式，它们之间可以进行信息共享。本节介绍Office软件的启动与关闭、主窗口、文档操作 一、Office软件概述 Office软件概述 二、Office软件的启动和关闭 Office软件的启动和关闭 三、文档文件 四、文档操作（文件菜单） 第 2 节 文字处理软件Word 文字处理软件 Word 是套装软件 Office 中使用最频繁的组件，我们书写总结、搞企业策划、制作招标书、就业推荐书等都要使用 Word Word的主要功能：文字编辑、版面设计、表格处理、图形处理、制作Web页、文件管理 本节以 Office 2003中文版为蓝本介绍Word基本概念、基本操作和使用 一、基本文字编辑操作 1. Word主窗口 基本文字编辑操作 2. 视图方式 基本文字编辑操作 3. 输入文本 基本文字编辑操作 4. 选择文本 基本文字编辑操作 5. 编辑文本 二、格式编排 1. 字符格式 字符格式就是字符的外观，如字体、字号、粗体、斜体、下划线、颜色等 设置字符格式要按照 “先选定后操作” 的原则 格式编排 2. 段落格式 格式编排 (1) 设置内容 缩进方式：首行缩进、悬挂缩进、左缩进、右缩进 对齐方式：两端对齐、左对齐(默认)、居中、右对齐、分散对齐 行间距：单倍行距、1.5倍行距、2倍行距 段间距： “格式/段落” ，段前 与 段后 (2) 设置方法 “格式/段落” 格式工具栏 水平标尺 用格式刷复制段落格式 格式编排 3. 页面设置 格式编排 4. 分栏 三、表格处理 1. 创建表格的方法 “表格/插入/表格” 在对话框中设置行数、列数 用工具按钮：拖动选择行数、列数 用表格和边框工具栏 从文本转换表格 输入文字--设分隔符--选定--“表格/将文字转换成表格” 表格处理 2. 编辑表格 表格处理 3. 表格中数据排序 四、图形和公式 1. 绘制自选图形 图形和公式 2. 插入图形对象 图形和公式 3. 编辑和设置图形格式 图形和公式 4. 艺术字 图形和公式 5. 公式 图形和公式 6. 文本框 图形和公式 7. 水印制作 五、长文档的编辑 当完成对一篇文档的构思后，最好先把该文档的纲目框架建立好，创建纲目时也需要应用样式（如内置的样式：标题1、标题2等），在以后抽取目录时，要求文档必须使用这些样式 长文档的编辑 2. 使用“链接到标题样式的多级符号”建立纲目结构 创建“链接到标题样式的多级符号”，Word既可以随内容自动改变标题编号，同时各级标题也应用了相同级别的标题样式（例如将编号1.1链接到样式标题2） 长文档的编辑 (2) 使用自定义的标题样式 在“多级符号”选项卡中选择了其他多级符号，在“自定义多级符号列表”对话框中，单击“高级”按钮，先选择级别，然后在“将级别链接到样式”下拉列表框中指定自定义的样式 长文档的编辑 3. 抽取目录 在一篇文档中，如果各级标题都指定了恰当的标题样式，Word就会识别相应的标题样式，从而自动完成目录的制作 “插入/引用/索引和目录” 长文档的编辑