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项目监理机构 资料编制程序、内容及归档标准 上海绿色都市建设监理咨询有限公司 工程部 高云龙 2011年3月11日 关于印发项目监理机构 资料编制程序、内容及归档标准的通知 都市监管【2011】第01号 各项目监理机构： 2011年是建筑市场的整顿年，为提高监理机构工作的有效性、提高监理人员的务实能力，统一监理机构的资料管理工作，使我公司的资料管理工作更规范、更标准，能跟上建筑市场整顿的步伐，适应建筑市场发展的要求，工程部特编制《资料编制程序、内容及归档标准》。现将《资料编制程序、内容及归档标准》制成光盘发给你们，各项目监理机构务必认真组织学习，并参照执行。 《资料编制程序、内容及归档标准》自2011年4月1日起实施。 上海绿色都市建设监理咨询有限公司 工程部 2011年3月11日 资料编制程序、内容及归档标准 一、资料编制、归档标准分类 监理资料归档标准分二个部分：第一部分为工程管理类归档资料，包括：（1）监理内业资料和监理过程中形成的管理资料；（2）建设单位提供的资料；（3）施工单位报审的有关经营行为和工程管理方面的资料如：施工总包合同、总分包合同，单位资质、人员资格、方案报审等资料。第二部分为工程施工质量保证类归档资料，包括：（1）施工过程中由施工单位报审的施工质量报验资料；（2）工程材料/构配件质量控制资料等。 二、资料编制、归档标准执行要求 1 工程管理类归档资料，应按监理规范的程序和上级主管部门对工程建设主体经营行为要求先于工程建立、收集或签批，并按第一部分资料目录整理、归档； 2 工程施工质量保证类归档资料，必须同步于工程建立。现场监理、资料员必须及时收集、核对、签批，并按第二部分资料目录整理、登记、按时间顺序或资料编号顺序归档。 3 资料建立要真实，资料内容要闭口，资料收集、归档要及时、规范（即资料整理、归档应分别符合第一、第二部分资料目录的要求一一对应，并进行登记后才能归档），这样才能做到找资料查目录即可。 三、资料盒面标签组成 资料应以档案盒为单位分类归档。资料盒标签分：盒面正面标签和脊背标签，正面标签由文件序号和档案编号组成。正面标签的文件序号与第一部分、第二部分资料目录的文件序号一致，脊背标签的档案号与正面标签的档案编号一致，粘贴时应一一对应。 现将项目监理机构资料编制程序、内容和归档标准制成光盘发给你们，各项目监理机构务必认真组织学习，并贯彻执行。公司在组织对项目监理机构资料管理工作检查时，将以此标准作为依据，同时此标准也作为对项目监理机构绩效考核的依据。 资料编制程序和内容自2011年4月1日起实施。 附件：资料归档电子文件索引 上海绿色都市建设监理咨询有限公司 工程部 2011年3月11日 附件 资料归档电子文件索引 一、监理进场阶段应创建的资料 1 监理机构进场后，应按公司资料管理要求，建立资料管理体系。首先，应创建工程管理类归档资料查询目录（第一部分）装订成册、质量保证类归档资料盒内记录表查询目录（第二部分），作为资料收集、整理、归档的指导性文件。其次，是按要求标签文件盒（第四部分）。做到资料查询目录与文件盒面标签一一对应，资料盒面标签与今后资料盒内存放文件内容一一对应。为工程资料整理、归档和管理做好基础性工作（资料管理体系建立内容见：文件夹1）。 2 为树公司形象，监理机构进场后，应对办公室进行布置，开辟监理工作园地，并将1-9文件上墙公示（监理工作园地内容：见文件夹2）。 3 监理工作应以法律、法规、强制性标准及设计文件和验收规范为依据。为使监理人员能真正做到依法监理、规范操作，监理机构进场后，应根据建设工程规模配备相应工程验收规范和技术标准（可向公司借用），并整齐摆放在醒目位置。同时也为现场配备了作为监理工作依据的法律法规性文件、建筑工程强制性条文的电子文件，及公司编制的具有实际可操作性的文件（包括：监理作业指导手册、材料质量控制指导书、对施工单位报审表签批实例、公司及上级部门考核标准等）供监理人员查阅之用。监理人员应经常学习，熟悉、掌握这些文件，并能正确应用。这些文件监理机构在进场后，应分别打印装订成册，并按【档案盒1（JL－NYWJ－1）】的要求归档（监理工作指导文件具体内容见：文件夹3）。 4 监理机构进场后，应按照上级部门对监理单位经营行为管理和检查的要求，现场应做好监理合同、企业资质、监理人员任命等经营行为资料，并按规定向建设单位报审，同时监理机构备案一套。监理机构应完善各项管理制度，然后按【档案盒2（JL－NYWJ－2）】的要求归档（文件的具体内容见：文件夹4）（其中部分内容由工程部提供）。 二、施工准备阶段监理应编制的资料 5 监理机构进场后，监理人