印鑑管理作業要點-總務處-大華科技大學.docVIP

大華科技大學印鑑管理作業要點 中華民國100年12月27日行政會議通過 一、依據：行政院99年1月22日臺秘字第0990091522號函修正「文書處理手冊」訂定。 二、本校校印、合約專用章、支票及銀行領款等財務專用章暨各單位章戳印鑑依本作業要點辦理。 三、印鑑之登記與保管： (一)校印由文書組專責保管，合約專用章由秘書室專責保管。 (二)開立支票印鑑與支票應由不同人員保管。 (三)印鑑管理單位(秘書室、人事室及文書組)指定專人負責印信之製發、換發、補發及每年定期或不定期之盤點等工作，並拓具印模編列成「印鑑清冊」，作為保管紀錄。 (四)各式印鑑的保管人員應監督印鑑之使用及管理，如有遺失或誤用則應負議處之責任。 (五)若保管人員有變更之情事，務必確實辦理移交手續。 四、印鑑之啟用及蓋用： (一）蓋用印鑑將視文件之性質、內容、對等原則及慣例等配合辦理用印。 (二）舉凡蓋用本校印信之文件，非經校長或依分層負責規定授權單位主管判發者，不得蓋用印信，不辦文稿之文件，應填具「蓋用印信申請單」並附「請印表冊」核定後用印。 (三）凡需使用校印及合約專用章之例行用文件，應確實填寫「蓋用印信申請單」經單位主管核准後，方得報請保管人員用印。 (四）各單位除例行用印文件外，倘因業務或其他特殊需要申請印信者，應簽請權責主管核准後，方得報請保管人員用印。 (五）印鑑保管人應將「蓋用印信申請單」依序編號列冊，定期呈權責主管核閱。 五、印鑑製發(換發)或補發： (一)本校申請製發校印，應依「印信條例」及「印信製發啟用管理換發及廢舊印信繳銷辦法」規定，填具「製發印信申請表」，逐級向主管機關申請核發。 (二)本校各印鑑章製發(換發)或補發，由申請單位填具「印鑑製發(換發)或補發申請表」，說明製發(換發)或補發申請之用途及正當的理由，由校長核定後統一由事務組製發，文書組拓印存查後，交專人使用。 (三)本校各單位戳印製發(換發)或補發，由申請單位填具「印鑑製發(換發)或補發申請表」，說明製發(換發)或補發申請之用途及正當的理由，由總務長核定後統一由事務組製發，文書組拓印存查後，交業務單位使用。 (四)本校各級職職名章製發(換發)或補發，由申請單位填具「印鑑製發(換發)或補發申請表」，說明製發(換發)或補發申請之用途及正當的理由，由人事主任核定後統一由事務組製發，人事室拓印存查後，交業務單位使用。 (五)印鑑毀損或遺失時，如屬對外登記之印鑑，保管人員應向該印鑑之登記機構報備並依規定公告作廢，另填具「印鑑製發(換發)或補發申請表」述明毀損(遺失)之事由、經過，經核決權限核准補發。 (六)換發印鑑，保管單位應繳交原印鑑回人事室或文書組，並依印鑑銷毀程序辦理。 (七)遺失之印鑑尋獲時，亦應依印鑑銷毀程序規定辦理。 六、印鑑繳銷： (一)印鑑之銷毀應由保管人填具「印鑑報銷申請單」，同印鑑之製發、換發及補發程序辦理繳銷手續，不得再行使用。 (二)印鑑繳回人事室或文書組未銷毀前，應將印鑑截角。 (三)已繳回待銷毀之印鑑應由文書組統一銷毀，並由秘書室監毀。 七、本要點經行政會議通過，陳請校長核定後公布實施，修正時亦同。 大華科技大學印鑑清冊 印鑑編號 A24001001208 印鑑名稱 職名章 印模式樣 尺寸 材質 原子章 印鑑用途 公務 啟用日期 100.12.08 保管人簽領 註銷日期 保管人簽章 備註 大華科技大學 蓋用印信申請單 申請單位 FORMTEXT 申請日期 FORMTEXT 100 FORMTEXT 年 FORMTEXT 月 FORMTEXT 日 申 請 人 FORMTEXT 用印種類 FORMCHECKBOX 校長條章 FORMCHECKBOX 大印 FORMCHECKBOX 騎縫章 連絡電話 FORMTEXT 備 註 FORMTEXT 用 印 事 由 FORMTEXT FORMTEXT FORMTEXT FORMTEXT FORMTEXT FORMTEXT FORMTEXT FORMTEXT FORMTEXT FORMTEXT FORMTEXT 單位主管 (一、二級) 簽核 批 示 大華科技大學印鑑製發(換發)或補發申請表 申請單位 FORMTEXT 申請類別 FORMCHECKBOX 職名章(行政主管及職員專用) FORMCHECKBOX 單位章（方型章、橢圓章） FORMCHECKBOX 主管授權職名章(甲、乙)、代決章 FORMCHECKBOX 其它樣式： FORMTEXT （請附圖模） 使用人員 職稱 FORMTEXT 姓名 FORMTEXT 校內分機 FORMTEXT 申請事由 FORMCHECKBOX 新任職 FORMCHECKBOX