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机读目录著录标准及档案管理软件应用 哈尔滨市档案局 技术处 王欣 简介 掌握： 档案机读目录的著录格式要求（哈档发[2004]45号） 档案管理软件的一般性操作（以为例泰坦超越2000） 纸质档案数字化的要求及操作（哈档发[2007]51号） 培训大纲 第一部分：档案机读目录的著录格式要求（哈档发[2004]45号） 规范文书档案机读目录格式 第二部分：档案管理软件的一般性操作（以泰坦超越2000为例介绍档案管理软件的相关功能及操作） 第三部分：纸质档案数字化的要求及操作（哈档发[2007]51号） 介绍纸质档案数字化过程中有关参数的选择、扫描仪操作方法及图像处理及存储方法 第一部分：目标 通过学习能够： 掌握案卷级、文件级、归档文件管理必录项目、选录项目 掌握录入项目的定义及著录标准 第一部分：内容 必录项目：应用数据库管理软件录入档案目录时，必须录入的项目 选录项目：应用数据库管理软件录入档案目录时，可根据档案的实际情况来决定是否录入的项目 第一部分：内容 案卷级机读目录录入项目 必录项目：全宗号、目录号、案卷号、案卷题名、起止年月、卷内页数、保管期限、档案馆代码 选录项目：全宗名称、件数、类目名称、所在柜号、利用形式等项目。 第一部分：内容 案卷级机读目录必录项目著录要求 全宗号： 档案馆给立档单位编制的代号。录入时，全宗号为4位,其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号，不足的在前面以“0”补齐。 第一部分：内容 案卷级机读目录必录项目著录要求 目录号： 是全宗内每一案卷目录的编号。录入时，目录号为3位阿拉伯数字，不足的在前面以“0”补齐。 第一部分：内容 案卷级机读目录必录项目著录要求 案卷号： 是每一案卷的编号。录入时，案卷号为3位阿拉伯数字，不足的在前面以“0”补齐。 第一部分：内容 案卷级机读目录必录项目著录要求 案卷题名：是一本案卷的标题，是对本卷文件的主要制发机关、内容以及文种的准确概括。 第一部分：内容 案卷级机读目录必录项目著录要求 起止年月：是指案卷内最早和最迟的文件时间 著录要求： 在标准中规定：格式为YYYY.MM.DD-YYYY.MM.DD 如2004.05.15-2005.01.05 更改为：YYYYMMDD-YYYYMMDD 20050105 第一部分：内容 文件级机读目录录入项目案卷级机读目录必录项目著录要求 必录项目：文件题名、责任者、时间、页号、全宗号、目录号、案卷号、文件顺序号、保管期限、档案馆代码 选录项目：文件字号、密级、附件、主题词、分类号、缩微号、文本项、利用形式、摘要、所在柜（架）号等 第一部分：内容 文件级机读目录必录项目著录要求： 文件题名：是一份文件的名字，通常由文件责任者（发文机关或单位）、事由（问题）、名称（文种）三个基本部分组成。 第一部分：内容 文件级机读目录必录项目著录要求： 责任者：是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者 第一部分：内容 文件级机读目录必录项目著录要求： 时间：文件的形成时间。 著录要求： 在标准中规定：格式为YYYY.MM.DD。 更改为：YYYYMMDD 第一部分：内容 文件级机读目录必录项目著录要求： 页号：是指案卷内该件文件首页的编号。 第一部分：内容 文件级机读目录必录项目著录要求： 全宗号，目录号，案卷号，保管期限，档案馆代码要求同案卷级机读目录著录要求 第一部分：内容 归档文件机读目录录入项目 必录项目：文件题名、责任者、时间、页数、全宗号、年度、机构（问题）、件号、保管期限 选录项目：文件字号、密级、附件、主题词、分类号、缩微号、文本项、载体形态、利用形式、档案馆代码、摘要、所在柜（架）号等 第一部分：内容 归档文件机读目录必录项目著录要求： 页数：每一份归档文件内的实有页数。 第一部分：内容 归档文件机读目录必录项目著录要求： 年度：是指归档文件的形成年度。录入时，年度为YYYY 第一部分：内容 归档文件机读目录必录项目著录要求： 机构（问题）：是指作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称 第一部分：内容 归档文件机读目录必录项目著录要求： 件号：是指归档文件的排列顺序号。录入时，件号为2位阿拉伯数字，归档文件数量达到100以上的，件号为3位阿拉伯数字，不足的在前面以“0”补齐 第一部分：内容 文件题名、责任者、时间、全宗号、保管期限等项目要求与文件级档案目录著录要求相同 第一部分：内容 注意事项： 著录用半角/汉字输入法，标点的著录用英文标点 文件字号的方括号“[]”使用英文标点 著录过程中0的问题：汉字输入用“〇”但不能是字母“O” 如果需要在著录界面添加项目，应该留有相关文档进行记录 第二部分