新進人員公文製作系統簡易說明-總務處.ppt

國立台東大學公文製作及公文管理系統操作研習 文書組 鍾惠華 97年 9月 29日 報告大綱 文書規範功能 公文製作 公文管理 創號作業 收文存查登錄處理 文書規範功能 文書係指處理公務或與公務有關之全部文書。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。 本組負責全校公文之總收、分、發、與繕打、校對、用印、郵寄及公文稽催、檔案管理和全校各單位教職員生郵件之分發處理等例行業務。 公文製作簡易操作講義由本校總務處網頁進入 選擇「公文製作系統入口網」，開始使用 其他事項說明 分點分項符號之對齊方法，請見下圖 公文製作操作注意事項: 1.傳檔檔名:年月日加人員編號. 如: 951012d6 2.檔號:類、綱、目要建. 如: 01-01-01 3.附件:附件隨文或如主旨、如說明. (檔號不能存桌面，檔名也不能太長. 可打951012d6-1) 4.年月日打阿拉伯半形 5.說明段有二點以上，一、要與說明的明對齊. 6.操作當中，每個段落不能按enter鍵，公文打好之後再點右邊的重新整理鍵 7.遇到有項目符號時，要點選分項符號 如(一)、 8.正、副本欄位如是一些機關學校或是比較大的單位，都可以電子發文，麻煩請點機關進去後，右下角有一個共用受文機關要打勾，再輸入相關字打搜尋，尋找所要的機關點進去。〈游標插入正本→點選機關→【ˇ】共用受文機關→輸入例：育仁【搜尋】再到左邊點選所要之機關→點【ˇ】 插入右邊再按【、】→OK。 9.紙本文機關:請點詞庫管理→ 受文機關建置→新增機關(輸入機關名稱、郵遞區號、機關地址) →確定之後再傳送公文就ok了。另紙本文的機關要給附件的話也要一併影印至文書組 公文管理系統公文收文及創號操作講義 進入『公文管理系統』以後會依據登記桌的身分看到以下畫面，左側為功能選單，右側一開始顯示本單位目前代辦的等筆數 點下右側畫面待辦案件的其中一個，會連到該說明的查詢畫面。譬如點下【主辦未結案件】會連到下圖的查詢畫面。 點下左側畫面功能選單中的任何一個功能，會開啟相對的程式畫面(例如下圖) 1.單位收發-收件登錄: 單位登記桌一收到紙本公文後，進入公文管理系統的【承會辦作業】，打開【收件登錄】進行收件的動作 新增:輸入該收文文號，點下【新增】就算是收件完成 查詢:輸入某一筆科室內收件的文號，點下【查詢】可查承辦人及處理狀況 修改:查詢出來某一件科室內的收文後，可對該承辦人進行修改的動作。 刪除:刪除該筆收件資料。該筆公文會回到尚未收件的狀態。 辦理過程:輸入完文號後，點下【辦理過程】可查看此文號到目前為止的辦理流程有哪些。 擷取待收:一進到【收件登錄】的畫面時，可直接點選【擷取待收】的鈕一次對目前總收文分文給本科室所有案件，提供單位登記桌進行承辦人的指定，也可查看各案件的詳細資料。 可進行成批收件，將所有待收件公文，下拉選擇完承辦人後，選擇【全部選定】再點選【確認】，就可成批收件 2.單位收發-送件收錄: 承辦人員辦理完公文後，要送件至其他單位呈核，進入公文管理系統的【承會辦作業】，打開【送件登錄】進行送件的動作。 新增:輸入該收文文號，下拉選擇『收件單位』及『處理狀況』後按下【新增】就算是送件完成。假如『處理狀況』=『呈核 或 總發文』會再增加歸檔資料欄位，輸入完檔號及歸檔頁數後按下【新增】才算是送件完成。 查詢:輸入某一筆科室內收件的文號，點下【查詢】可查詢送件單位、處理狀況及檔號。 修改:查詢出來某一件科室內的送件後，可對該筆資料進行修改的動作。 刪除:刪除該筆送件資料。該筆公文會回到尚未送件的狀態。 辦理過程:輸入完文號後，點下【辦理過程】可查看此文號到目前為止的辦理流程有哪些。 已列印送件單位:預設為否。當印過【公文送件單】後該筆會被註記成『是』，假如要再重印一遍，可到此查詢出該筆資料後，將註記改為『否』即可再次印出該筆送件資料。 擷取待送:一進到【送件登錄】的畫面時，可直接點選【擷取待送】的鈕，對欲編輯的案件點滑鼠左鍵一下，會回到送件畫面並帶出該筆文號，即可編輯送件的動作。 創號案件登錄: 新增:輸入完『創發文號』『承辦人』『案由』『受文機關』『性質』以及『發文字號』後按下【新增】即可完成創號。 查詢:輸入欲查詢的『創發文號』後按下【查詢】會帶出其他欄位資料。 修改:對查詢出來的資料進行修改。 刪除:對查詢出來的資料進行刪除。 創號文號:按下【創文文號】鈕會自動帶出目前單位創號的最大號。 創號案件明細表 創號日期:選定創號日期區間。 類別:選定欲產出案件的類別。 列印:按下【列印】鈕後會進入列印畫面。 創號案件查詢:查詢本單位中的創號案件資料 創號案件查詢採用多條件判斷，只要輸入其中一項條件，就可以依據該條