期刊採購的實務問題與方案模擬沈怡-政治大學圖書館.doc

期刊採購的實務問題與方案模擬 沈怡 政治大學圖書館採錄組編審 shenyi@.tw 【摘要】 期刊採購異於一般財物採購，採購法施行以來，圖書館期刊招標以公開招標方式運作了四年，圖書館面臨的問題與困難依然存在；採購法漸有彈性的採購方式，及參考國外合作採購的案例，試著從中模擬出期刊採購其他可行方案，也希望藉著這個議題，一方面激發採購館員更多的想法，甚至進一步實作，另一方面也讓公共工程委員會了解圖書館的採購需求、傾聽圖書館不同的聲音。 關鍵詞 期刊採購、政府採購法、最有利標、共同供應契約 壹、前言 期刊採購在近短短的幾年間產生了急遽的變化，民國八十八年五月二十七日起採購法施行，打亂了以往期刊採訪的邏輯思維，待圖書館稍能跟上法令的腳步，期刊的出版模式與價格策略又有極大的轉變，經歷過此過程的館員，一方面被迫迅速吸收成長，另一方面也承擔不少壓力。期刊採購務實而細膩，龐大的經費預算又使館員們謹慎以待，在滿足學術研究需求與充分支援教學的期待下，館員的使命感與責任感雖然不變，但如何在複雜的現實中經營出更多善意與互惠的環境，則是圖書館界一致的期盼。 貳、期刊採購特性與困難 一、 期刊特性： (一)期刊連續性出版，需逐年持續訂購以維持價值完整。 (二)全球性出版，範圍廣泛，涵蓋各種語文與主題。 (三)即時性，迅速更新、傳遞新知新訊。 (四)銷售策略多元化，有各種不同組合之套裝銷售。 (五)學術性期刊取得管道不若商業性期刊容易，具市場獨占性。 (六)依國際慣例多需預付訂費後逐期收刊。 (七)期刊媒體的多元化(註1)。 二、 期刊採購的困難 (一)出版的不穩定性 刊名、刊期改變，併刊、停刊、出版社合併或惡性倒閉、不定期出版、延遲出版刊物，狀況時而有之，很難避免，增加了採購、點收、催缺的困難。 (二)價格的不確定性 期刊價格不受景氣影響，仍然持續調漲，且漲幅更勝以往，或因全球性通貨膨脹、石油危機、幣值匯差，或因出版社獲利心態致獨占壟斷，使期刊市場成為賣方主導，圖書館被動接受市場的現實由來已久，只有透過團體反彈機制，才能讓出版社有所覺醒，如微軟之妥協。 (三)預算限制難以滿足使用需求 政府財政愈形困難，學校自籌經費比例逐年升高，未來經費的使用勢必更講究經濟效益，然師生需求與新刊出版均呈正向成長，在難以取捨的情形下，更突顯出期刊評鑑、館際合作、文獻傳遞、電子期刊與紙本期刊替代與互補等議題的重要性。 (四)期刊預付訂費之風險 期刊預付款為國際慣例，依據採購法可要求代理商於付款前提供全額「預付款還款保證」，學校標案金額龐大，對代理商而言不啻為另一種型式的資金凍結，且需額外負擔質押的手續費和利息，成本就轉嫁給圖書館，使得已經非常「可觀」的期刊費用，更是雪上加霜，但圖書館更擔心如FAXON公司惡性倒閉的歷史重演，若代理商能提供圖書館具有說服力的擔保，但不會增加太多的負荷，圖書館也不需要將人力和時間虛擲在驗收文書作業，除了雙方的共識外，也需要主管機關與會計審計部門的認同。 (五)整批期刊採購必須委託具聲信譽的代理商 大專院校圖書館期刊採購多則數千種，少則數百種，試想若是逐刊分別向所屬國外出版社訂購，包含下訂、預付款、收刊、催缺、退款等事宜，因為語言認知的差異，每一個環節均可能出問題，教人疲於奔命，反之交給國際性期刊代理商，透過標準化的作業、雄厚的資金、期刊資料庫、電子期刊的掌握與專業的服務，便能提高作業效率。 參、採購法之於期刊採購實務問題 一、國內期刊採購現況 (一) 招標方式： 1.公開招標：新台幣壹佰萬元以上，以公開方式邀請不特定廠商投標，確認期刊清單後，備妥招標文件，連同招標時程簽文機關首長核准，著即上網公告並刊登公報，等標期十四日以上，隔日即可進行開標。 2.中央未達公告金額採購招標辦法，未逾公告金額之採購： (1)不逾公告金額十分之一以下，意指採購金額新台幣壹拾萬元以下，期刊採購可邀廠商議比價或逕行交付適合的廠商訂購。 (2)逾公告金額十分之一以上，採購金額新台幣壹佰萬元以下，壹拾萬元以上，簡化公告招標的流程，備妥招標文件上網公告或公開取得報價，擇符合需要的投標廠商進行議比價，或經機關首長同意採限制性招標議比價。 3、 限制性招標：符合政府採購法第二十二條各項。 (1)獨家代理：代理廠商可取得獨家代理證明者。 (2)特殊語文與出版地：特殊語文期刊訂購不易，以彼此書信往返協商的訂購方式及折扣作為議比價紀錄，簽訂合約。 (3)原有採購之後續擴充：之前決標案後的補充採購，採購金額不逾決標金額的1/2，需預先在投標須知及合約中載明。 (二)投標須知及合約條款 廠商基本資格限定如：營利事業登記證、納稅證明、信用證明、國外代理商在台分公司證明。在政府採購錯誤行為樣態中對期刊代理