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Excel排序功能在审计实务中的运用 作者：金湖县审计局 徐延辉 顾秀红 黄海霞　　文章来源：Excel Home? 本文选自中国审计出版社出版的《审计人员巧用Excel》 　　Excel“排序”功能在审计实务中的运用极为广泛。它不仅能够快速、有效的帮助整理和分析审计资料，科学、合理的选择确定抽查样本和延伸单位，同时，对提高审计效率、实现审计成果的社会价值有着明显和积极的作用。我们在对机关事业单位人员养老金征缴工作审计过程中，针对目前乡镇教师养老金欠缴的问题，将1995年度至1999年度相关资料输入计算机，运用Excel进行“计算、排序”整理出各乡镇教师养老金的欠缴情况。然后有重点的进行延伸审计，找出症结、分析成因，及时提出审计意见和建议，引起了政府的高度重视，收到了良好的效果。总结该计算机辅助审计的过程，主要取决于三张表格的编制。　　第一，编制全县乡镇教师养老保险金欠缴一览表　　本表编制的依据是1995年度至1999年度各乡镇教师养老保险金的欠缴资料（为便于说明，本例选择部分乡镇1995-1997年的相关资料进行演示）。欠缴单位排列按现行自然区划顺序，其目的是建立一份基础表。其方法主要利用Excel的制表及“自动求和”功能,具体步骤为：　　1、　　 打开计算机启动Excel,创建“乡镇教师养老金欠缴表”。　　2、　　选择第3行作标题栏,键入标题名。如图2所示。　　3、选择“A”列作单位名称,从A6开始往下键入乡镇名称（本文以字母代替）。如图3所示。　　4、将B4、C4、D4三个单元格合并,键入“1995年度”。B5键入“应缴数”、C5键入“已缴数”、D5键入“欠缴数”,以此类推直至向后的“合计栏”。也可将“1995年度”所在区域B4:D5向后复制,再将年度进行修改。　　 　 　 　　5、自B6至B15分别输入各乡镇1995年度应缴数,然后光标点于B16合计栏中,再按住鼠标左键拖黑B6:B15松开后点“∑”键，则B16栏的合计数自动求得。同样方法,C6：C15输入已缴数,于C16栏求和。　　  　　6、光标确定于D6单元格,键入“=”在编辑栏输入公式：B6-C6,点按编辑栏中“√”D6单元格中欠缴数字求得。如图6所示。　　  图6　　7、再将鼠标指针置于D6单元格右下框出现填充柄+时，按住鼠标左键向下拖动至D16松开,各乡镇1995年度欠缴数(包括合计)自动求得。如图7所示。　　重复第5、6、7步骤分别输入1996、1997年度数字，并编辑公式计算合计数完成整张欠缴表。　　  　　  　　第二、按金额大小编制乡镇教师保险金欠缴排序表　　本表在乡镇教师养老金欠缴表基础上，利用Excel“排序”功能将各乡镇几年来累计欠缴情况由高向低排列。步骤为：　　1、将“乡镇教师养老金欠缴表”复制一个副本“乡镇教师养老金欠缴表-(2)”,操作如下：按下“ctrl”键,同时将鼠标指针定于工作表标签栏“乡镇教师养老金欠缴表”按住鼠标左键，当出现复制标致时拖至sheet2位置松开。“乡镇教师养老金欠缴表-（2）”即复制好。　　 　　2、修改第3行标题栏。如图9所示。 　　3、按住鼠标左键拖黑A5：M15，打开“数据”菜单,选择“排序”命令,打开“排序”对话框。　　4、在弹出的对话框中，展开“主要关键字”列表框,选择“（4）欠缴数”作为排序时的关键字,排序方法用“递减”.　　5、打开“次要关键字”列表框,选择“无”,排序方法也用“递减”。　　  　　6、单击“确定”按纽,排序结果显示于工作表中。如图11所示。　　 　　经上述操作后，欠缴最多的“A乡镇”排列第一位,而欠缴比较少的“C乡镇”排列最后。　　第三、按欠缴率高低编制乡镇教师保险金欠缴排序表，　　此表在“乡镇教师养老金欠缴表-（2）”的基础上替换有关数据，利用Excel“排序”功能进行排列。具体步骤为：　　1、依照复制“乡镇教师养老金欠缴表-(2)”的方法复制“乡镇教师养老金欠缴表-(3)”。　　2、在1995年度“欠缴数”后插入一列，填入“比例”。如图12所示。　　3、进行编辑运算1995年的欠缴率的步骤：将光标定于E6单元格，键入“=”，在编辑栏中输入D6/B6，点编辑栏中“√”即得到95年A单位的欠缴率。计算95年其他单位欠缴率可用填充柄拖动自动求得（具体操作步骤前面已作介绍）。其他年度欠缴率的计算方法同95年度一样。　　 　  　　 4、按照编制“乡镇教师养老金欠缴表-（2）”第3至第6步骤进行排序，所不同之处即为“主要关键字”改成“（4）比例”。如图1