濟胜知识体系05-04初始化-往来单位的建立和导入.docVIP

初始化-往来单位的建立和导入 《济胜商务》将所有与我们有往来的业务单位，都称为往来单位。所以在初始化时，往来单位资料的输入和编辑也是一项重要的工作。 往来单位资料的直接输入 想输入往来单位资料，可以通过主菜单『资料』?『往来单位资料』项启动【往来单位资料】窗体来建立，如下图所示。 新增往来单位的操作方法，如同物品资料，下面对往来单位资料相关知识进行说明。 类别：《济胜商务》所有的往来单位都放在一个表中，不象目前有些系统一样，分成“客户”、“供应商”二个表。往来单位是客户还是供应商，是通过“类别”这一列来区分的。往来单位的“类别”这一列只能选择，选项有“客户、供应商、客户及供应商、送货单位、安装单位、送货与安装单位”这些类别。 客户：只能是我们卖东西给他； 供应商：只能是我们向他进货； 客户及供应商：既有可以是我们卖东西给他，又可以是我们向他进货； 送货单位：帮助我们送货的往来单位； 安装单位：由于《济胜商务》有管理商品安装功能，安装单位就是负责商品安装的往来单位； 送货与安装单位： 既可以帮忙送货，也可以帮忙安装的往来单位。 往来单位：此列一般输入“往来单位”简称，比如“杭州华力”、“广州易达”等。《济胜商务》是通过“往来单位”列来唯一区分往来单位的。这列不能空，也不能重复。在以后查找往来单位时，一般都使用“往来单位”简拼来实现。 说明： 有许多应用过其它软件的操作员，总觉得往来单位这个表应该有“编码”这一列，认为应该是“往来单位编码、往来单位名称”这样的组合。其实，在实施《济胜商务》时也可以将“往来单位”这一列当作“编码”来用，当成编码来用时，如果不进行配置，在查找往来单位时，得直接用编码来定位，为了解决这个问题，《济胜商务》提供了在【系统特征设置】窗体『往来单位』页中的“往来单位名称输入码按公司名称产生”项来实现。如下图所示。 但由于《济胜商务》默认将“往来单位”列作为“简称”，所以在众多窗体中，关于往来单位的信息，只显示了“往来单位”这一列，而如果“往来单位”只是编码的话，就会不太直观。所以建议：如果往来单位真的要用编码，最好的方式就是“编码+简称”，比如“0001杭州华力”。 往来单位全称：主要是用于记录往来单位公司全名，不能为空。 往来单位栏目自定义：在输入时，如果觉得标准提供的往来单位资料栏目排列位置不理想，或者想再增加或隐藏一些栏目等。《济胜商务》提供了对往来单位资料栏目自定义，可以通过【往来单位资料】窗体中『设置』?『自定义往来单位栏目』项，启动【定义往来单位栏目】窗体，对往来单位栏目的扩充、更名、是否显示、显示的次序、编辑框的大小、可编辑否等进行设置。具体操作可以参见《物品资料栏目自定义》。 修改往来单位资料 如果发现往来单位资料内容不对，可以通过【往来单位】窗体『修改』按钮下的“批量修改”和“逐条修改”进行修改。 往来单位资料的成批导入 往来单位资料也支持从已有EXCEL中成批导入到系统，也是通过【往来单位资料】窗体中『功能』按钮下的“导入数据”项。 格式要求不能有合并单元格。比如下面二个表格是错误的。 图：有标题行，错了 图：有几列出现了合并单元格 表中必须有“往来单位、往来单位全称、类别”这三列的内容，但不一定采取这三个名称。并且这三列的每个单元格都不能空。“往来单位”列还必须唯一，类别列的内容只能是“客户、供应商、客户及供应商、送货单位、安装单位、送货与安装单位”之一。 图：这三列内容必须，但名称可以任意更改 导入物品资料的操作步骤如同导入物品资料。现介绍如下。 选择【往来单位资料】窗体『功能』按钮下的『导入数据』项，如图所示。 启动数据导入向导，如下图所示。单击『下一步』按钮。 接下来是指定要导入的文件存放的路径，如下图所示。再单击下一步。 接下来是预览数据，如下图所示，再单击下一步。 说明：如果此表格没有相应的数据，说明你所做的表格没有符合规定，有可能存在合并单元格等问题。 接下来进行EXCEL中列与《济胜商务》列对应，如果同名自动对应，不同名人工对应。还有“往来单位、往来单位全称、类别”三列必须有，并且都不能空。单击『下一步』。 如果“EXCEL”中有“地区”列，因为《济胜商务》中的地区具有层次结构，所以此时系统会要求指定EXCEL中地区与《济胜商务》中地区的对应关系。如下图所示。完成后单击“确定”。 此时就会出现一个导入完成窗体。如图所示，单击『完成』。 此时就会出现导入成功还是失败的报告。如下图所示。 如果出现往来单位、类别为空，往来单位重复等问题，会告诉我们导入失败的数据，如下图所示。 导入成功以后，发现数据有问题，可以通过【往来单位资料】窗体『功能』下的“成批删除往