文件管理制5].doc

安徽省力源工程机械有限责任公司 文件管理制度 一、目的： 为对公司管理体系文件的编制、审批、发放、保存、借阅、更改、作废、销毁等全过程进行控制，以及其它文件的编制、收发等进行规范管理，确保各相关部门使用有效版本文件，以及文件的及时传递、安全保存，特制定本制度。 二、适用范围： 本制度适用于公司所有部门和各子公司。 三、定义： 本制度所指的文件分为3类：管理体系文件（即制度性文件）；通知、通报性文件；往来公文、函件、传真、资料等。 四、职责范围： 1、各部门： 1.1负责本部门文件的编写、更改； 1.2负责对本部门编写或更改的管理体系文件组织相关部门人员论证； 1.3负责将论证、修改后的管理体系文件报行政人事中心审核、编文件号、备案； 1.4负责将批准后的文件拟制发文通知，到办公室盖章、编通知号、复印，并按发文规定将文件发放至各相关部门。 2、行政人事中心： 2.1负责本制度的制定和监督实施； 2.2负责对管理体系文件进行统一编文件号、规范格式； 2.3负责参加部门组织的管理体系文件论证； 2.4负责对部门上报的论证修改后的管理体系文件进行审核； 2.5负责将定稿的管理体系文件报董事长批准； 2.6负责对发放的受控文件加盖“受控”章； 2.7负责对管理体系文件的执行情况进行监督和跟踪，对文件执行当中发现的问题及时向相关部门下达《整改通知单》落实整改，确保文件能有效执行并得到及时改进； 2.8负责对作废的文件收回并加盖“作废”章，并统一销毁； 拟制： 审核： 会签： 批准： 2.9负责对通报进行工资兑现。 3、办公室： 3.1负责参加部门组织的管理体系文件论证； 3.2负责对部门编制的管理体系文件进行会签； 3.3负责对部门编制的通知、通报等进行编号； 3.4负责对公司所有下发的各种通知、通报、文件进行备案。 4、董事长： 4.1负责对公司的文件进行审批。 五、管理体系文件工作流程： 六、管理体系文件流程说明： 1、文件的编制： 1.1各部门根据本部门的各岗位职责及工作流程确定应编制的文件目录； 1.2各部门责任岗位负责文件的编制，编制的格式如下： 1.2.1字体：宋体 A、页眉、页脚字号为“小五”； B、文件名称字号为三号并加粗； C、正文小标题字号为小四并加粗； D、正文内容字号为小四。 1.2.2段落： A、缩进左0字符，右0字符； B、间距段前0行，段后0行； C、行距为1.5倍行距； D、对齐方式为两端对齐。 1.2.3页面设置： A、页边距设置：上2.5厘米，下1.6厘米，左3厘米，右2厘米； B、纸型A4。 1.2.4页眉页脚格式： 文件的第一页下方用横线（1.5磅）分隔后标注“拟制：”、“审核：”、“会签：”、“批准：” （四号、加粗），格式如下： 页眉格式： 页脚格式： 1.2.5文件主要内容构成： 安徽省力源工程机械有限责任公司 ××××管理制度 一、目的： 二、适用范围： 三、职责范围： 四、工作流程： 五、流程说明： 六、附件： 1.3文件编制完毕需附相关《工作质量价值手册》，格式如下（以合同管理工作质量价值手册为例）： 2、组织论证： 2.1部门负责人负责对文件进行审核和指导修改； 2.2部门最高负责人对文件进行复审、会签； 2.3部门负责人对文件组织相关部门人员论证，论证通过则进行下一步，未通过则返回修改； 3、会签： 3.1论证后报行政人事中心最后审定，编文件号： LY XX XX XX 部门制度二级编号：自01－99号 部门制度一级编号：自01－99号 部门编号：按照U8系统设定编号 公司编号：“力源”的第一个拼音字母 U8系统部门编号： 总经理室 ——01 办 公 室 ——02 财 务 部 ——03 预 算 部 ——04 人力资源部——05 营销中心 ——06 法 务 部 ——07 例如：LY050102：“LY”表示力源公司文件，“05”表示是由人力资源部编制的，“01”表示《人事管理制度》，“02”表示《人事管理制度》中的“考勤与休假”制度。 3.2审定、编号后交相关部门会签； 4、审批： 行政人事中心将会签过的文件报董事长审批，并将审批后的文件存档，复印件返还编制部门。 5、复印： 编制部门负责按发送部门数复印文件。 6、盖受控章： 编制部门将复印好文件拿到行政人事中心盖受控章，无受控章的文件视为无效文件，并登记《公司制度文件登记台帐》（附件一）。 7、编