文件管理规件(修改).ppt

（八）批复 下级部门提出请示后，答复请示事项，采用“批复”。 （九）函 向外单位联系公务、洽谈工作事项，采用“函”。 （十）会议纪要 传达重要会议所议定的事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的，用“会议纪要”。 第八条 文件的标准行文格式 1 各类管理类文件包括通知、决议、决定、命令、通报、情况说明、奖惩公告、报告等公司、部门或个人形成的文件均使用《发由》（附件1）格式；并经总经理签发后下发； 2 呈送上级部门的文件、规定使用《文件会签单》（附件2）格式，各部门内部对负责人单独上报（一事一议）的无需会签的事项，可以在文件正文后由呈报人、部门负责人签字后，报审批人签字批准执行，本着简化办公，提高效率的原则，无需使用《文件会签单》。在呈送件封面上标明文号、文件密级、报送单位、文件主题等，由行政人事部负责交送有关部门在“会签意见” 栏内填写意见，再报主管领导批示； 3 会议纪要使用《会议纪要》（附件3）格式； 4 各单位对外（指公司以外的单位）业务沟通，一律使用《函》（附件4）格式； 5 凡下级对上级请示涉及与费用有关事项，一律使用《签呈》（附件5）格式； 6 凡下级对上级请示其他事务性的工作，一律使用《请示》（附件6）格式； 7 凡各平行部门间的业务沟通，一律使用《工作联系单》（附件7）格式。 第二节 文件格式 第九条 文件一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、正文、发文时间、印章、主题词、主送单位、抄送单位、印发单位及时间、附件等部分组成。 （一）标题，应当准确简要地概括文件的主要内容，应标明发文单位、事由和文种，除批转规章规定外，一般不加书名号和其它标点符号。 （二）发文字号 各单位形成的文件，均按统一标识编号。 编号规则：公司代码＋部门代码＋文件类别代码＋年度＋序号。 1 公司代码： 置业公司：ZY 运营公司：YY 物业公司:WY 2 部门代码： 按类别汉语拼音的首字母组成,采用两位，用于表示该文件的来源单位； 3 类别代码：按类别汉语拼音的首字母组成，采用两位； 4 年度：指文件所属年份，采用四位数； 5 流水号：按类别依文件下发的时间顺序编，每个文件类别单独编号，采用三位数，每年元旦1号从001起编，到年底12月31号结束。 上述代码表可以按照实际情况予以变更，每年最多变更一次。例:公司资讯部门请示类2012文件编号为:DTT-ZX-QS－2012-00×。 （三）文件应加盖印章。联合下发的文件，联合发文机关都应加盖印章。 （四）文件如有附件，应在正文之后、单位名称之间，注明附件的名称和件数。 （五）文件纸一般用A4打印纸，左侧装订，装订文件一律使用二颗订书钉，装订时纸张翻页口边要齐整。 （六）文件密级分为绝密、机密、秘密三个等级，注在文件首页右上角。 （七）文件紧急程度分为特急、急件两种，注在文件首页右上角，先注紧急程度，再注秘密等级。绝密、机密文件应标明份数、序号。 （八）发文单位应写公司全称或规范化简称，几个单位联合发文，应将主办单位排列在前。 （九）会议通过的文件（指决定、决议等），应在标题下、正文前注明会议名称和通过日期。 （十）文字从左到右横写、横排。 （十一）文件标题一律用小二号宋体，正文中如有小标题用小三号宋体，正文部分使用三号仿宋体，其他格式均由文书按照标准统一排版。 第三节 文件处理流程 第十条 收文处理：包括签收、登记、拟办、批办、承办（或传阅）、催办、办复。使用《文件批阅单》（附件8）。 （一）签收与登记：来文经过清点检查无误后应办理签收，填写《收文登记表》（附件9）。登记文件须将标题、密级、来文字号、缓急时限、来文单位、发往单位或岗位、件数、收文时间及处理项目（包括承办人、传阅人、接收时间）等逐项登记清楚，以利于查询和催办。行政文书签收文件要逐一清点，重要文件要逐页查点，如发现问题，应及时向发文单位查询并采取措施，急件要注明签收的具体时间，传真、电报按照接收文件处理，做好登记，以备查询。 （二）拟办：各部门接收的来文一律由行政人事部文书附《文件批阅单》（附件8），呈报行政人事部提出拟办意见，行政人事部负责人根据高层领导分管范围批办或提出批办人。工作需要时附上有关背景材料，供总经理审批时参考。 （三）批办：总经理按照授权范围进行批办，确定办理部门或协办单位、催办秘书、传阅范围、传阅时限等。传阅时限指处理文件的时限，原则上不超过半个工作日。 （四）承办：领导批示的具体承办部门，要按要求完成承办任务。如所承办的事情重大，本部门难以独立办好或有其他原因，应从速说明理由。 （五）传阅：文件在领导批办后，由文书负责传阅，要随时掌握文件去向，避免漏传、误传和延误，避免横向传递（即接力式传递）。 （六）