档案管理规.2.doc

档 案 管 理 规 定 第一章 总则 第一条 为加强集团公司（以下简称集团）档案管理工作,提高档案管理水平和工作效率,确保完整、准确的保存集团发展历史的真实面貌，为集团领导决策及各项工作的开展提供信息和依据，特制定本规定。 第二条 集团档案是指集团在项目前期、基建、生产、经营、管理以及对外合作交流活动中形成的，具有保存利用价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式和载体的历史记录。它分为行政管理、经营管理、技术管理的文书档案，产品、科研、基建、设备仪器的科技档案以及实物、声像、电子档案。 第三条 本规定适用于集团各职能部门（以下简称各部门）及所属各项目公司（以下简称各项目公司）。 第二章 档案机构及职责任务 第四条 集团及各部门、各项目公司档案实行二级分工管理制：即集团为“一级管理”（由办公室下辖档案室负责）；各项目公司、集团各部门为“二级管理”。 第五条 集团办公室是集团档案管理工作的主管部门，责成档案室对集团各类档案（财务档案、人事档案除外）收集、整理、保管、统计和提供利用，并对集团各部门及各项目公司档案管理工作进行监督指导。 第六条 集团档案室应配备相应的设施和具备一定专业知识、取得相应岗位资质、适应档案工作需要的专职管理人员，负责集团档案管理工作。 第七条 集团各部门、各项目公司应设立专（兼）职档案管理员，负责本部门、本项目公司文件资料的日常收集、编号、登记工作，并将已办理完毕的各类档案，按照集团档案管理规定的归档范围、时间、自行整理，经自检合格后，移交集团公司档案室。 第八条 集团办公室有权根据集团发展的需要调整归档范围，档案室有权随时征集重要文书档案、工程档案、声像档案、电子档案等；各部门和各项目公司有责任和义务予以配合。 第三章 文件材料的形成和归档 第九条 根据国家法律法规及有关规定，制订并执行公司文件材料的形成、积累、整理和归档的制度，确保集团各项经营管理工作均有完整、准确、系统的文件材料。 第十条 在公务活动中形成的集团层面的文件材料，主办部门必须及时整理移交集团档案室集中归档管理。 第十一条 凡属应归档的文件材料是维护集团合法权益和历史真实面貌的重要依据，任何部门和个人不得将公务活动中形成的档案材料据为己有或拒绝归档，不得伪造和擅自销毁档案。 第十二条员工调离工作岗位时，须将应归档的文件资料等移交给原部门负责人后，方可离开岗位，不得自行带走或销毁。 第十三条 文件材料的归档范围： 文书类档案 集团层面的文书类档案由董事长办公室、集团办公室负责整理和归档。 集团历次股东会、董事会、监事会决议、纪要及相关文件材料； ⑵ 集团历次董事长、总经理、副总经理办公会、工作例会等会议记录、纪要及相关汇报材料； 集团历次年度、年终工作会议、各类专题会议等重要会议形成的文件材料； 上级行政主管部门及有关单位制发的需要集团贯彻执行或涉及集团业务的来文、来函； 以集团名义制发的正式电文的签发稿、印制稿； 以集团名义制定的工作条例、章程、制度、办法等文件材料的定稿和印本； 以集团名义向上级领导、各级政府及部门的请示、批复、工作汇报等重要材料； 集团与政府及有关单位或对外开展的经济活动及协作所签订的合同、协议书、会谈纪要及在谈判过程中形成的文件材料、往来传真等； 反映集团重要公务活动中形成的领导讲话、致辞等文件材料； 反映集团经营管理活动的史志、年报、大事记、重要工作简报等； 集团外事外访、业务考察活动中形成的会议纪要、考察报告、情况汇报、任务批件等； 集团重大项目从考察论证至签定协议所形成的文件材料； 经审定的集团中长期发展战略、规划、经营、投资计划及重大改革调整方案等； 集团与各项目公司签订的年度经营承包责任书及年度考核奖惩等文件材料； 参加全国性、地区性行业会议和上级部门召开会议形成的文件材料； 各种宣传画册及在报刊上刊登人事招聘、企业宣传等资料； 集团组织参加的大型活动海报、广告； 集团及各部门、各项目公司需要移交集团档案室归档的文件材料由各部门、各项目公司专（兼）职档案员负责整理和归档，包括计划、总结、报告、请示、批复等。 2.审计类档案 由审计部门负责整理和归档。 各项审计的通知、报告、结论、决定、证明材料； 各项审计中的审计方案、记录，被审计部门的的基本情况等材料； 各项审计报告、审计整改方案及有关材料； 审计部门配合其它部门进行的专案检查的有关材料。 3.科技档案 主要包括基建档案、产品档案、设备档案。由战略发展部、综合部、成本控制中心、法务部、总工办、项目公司等按分级管理的原则，负责整理归档并向集团档案室移交。集团公司重大活动、重大事件、各类重要会议的摄像、录音、照片、底片、光盘等。 ⑴ 投资建设的各类项目前期综合文件、工程设计文件（包括初步设计）、施工文件、监理文件、工程竣工文件（包括预决算