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烟草行业公文写作与处理 主要内容 公文的含义、功能及其特点 公文的语言要求 公文文种的选择及撰写要求 公文的格式要求 公文处理流程 公文的含义、功能及其特点 公文的含义 公文是指法定作者为了行使职权、实施管理而制作的具有法定效用和规范格式的信息记录或载体。它是以文字记述与传递的方式，作为党政机关、团体、企事业单位之间及机关内部传达意图、处理问题、记录工作活动的一种工具。行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 公文的含义、功能及其特点 公文的功能 领导、指导功能； 规范、约束功能； 宣传教育功能； 沟通联系功能； 依据凭证功能。 公文的含义、功能及其特点 公文的特点 公文从文体上讲，属应用文体，即具体直接应用性。从本质到现象，从总体到细节的全面真实性与严格遵守国家统一规定，保证公文内容完整、标记明显的格式规范性。它又不同于一般的应用文，而具有自身的特殊属性。从表达方式上，它又兼用说明、叙述、议论三种表达方式。其特点如下： 公文的特点 法定作者制发而且具有法定权威性 法定作者即公文制发单位，是依据法律和有关法规成立的或者依法审批成立的并能以自己的名义行使法定的职权和担负一定的义务的单位。 法定权威性是指公文在法定时间、空间范围内对受文者的行为产生强制性的影响，具有约束力。 公文的特点 有法定的效用 法定效用即现行执行效用，也就是现实效用，它不受空间的限制有效地传递信息。 公文的特点 有规范的格式 规范格式即用庄重、大方来维护公文的权威。 公文需要履行法定的生效程序，即签发 主要内容 公文的含义、功能及其特点 公文的语言要求 公文文种的选择及撰写要求 公文的体式要求 公文处理流程 公文的语言要求 简明、 庄重、 准确、 得体 简明 言简意明：用最少的文字表达最明确的意图； 言简意赅：用最少的文字表达最大的信息量。 简明可加快公文处理的节奏，提高办公效率。 怎样做到简明？ 对所写对象调查清楚，理解透彻，思路清晰。 使用概括性语言，善于归纳概括，不描述事物的细枝末节。 开门见山，直述不曲，不说套话、空话。 善于用数字简化文字表述。数字是公文书面语言的组成部分，具有说服力，引用时要核实、精选，并做出多方面的比较。 善于用增加附件的办法，简化正件。 对于某些业务性、事务性文件，可采用表格化的形式，使内容标准化。 在文字表述上可适当使用无主句、单音节词和缩略语，以增强公文简明性与庄重性；也可引用比喻、成语、格言、诗词以及群众语言，以增强生动性。 注重修改。 庄重 用语严谨规范，不用粗俗的语言，不生造词语，不用口语、方言，不滥用简称。 庄重可维护发文的严肃性和发文机关的威信。 怎样做到庄重？ 使用常用的公文专用语： 称谓词：“我”、“本”、“贵”、“你”、“该”。 领序词： 依据性的：“根据”、“按照”、“遵照”、“依照”、“接”。 回复性的：“悉”、“收悉”、“敬悉”、“谨悉”。 致意性的：“兴悉”、“惊悉”、“获悉”。 表述制发文件理由的：“因为”、“由于”、“鉴于”、“兹于”、“为”、“为了”。 承转词：“据此”、“为此”、“鉴此”、“故此”、“由鉴于此”、“基于上述”、“综上所述”、“总而言之”、“概而言之”、“由此可见”。 怎样做到庄重？ 使用常用的公文专用语： 时态词：表明时间、空间界线的词。 “至此”、“届时”、“当即”、“立即”、“暂”、“曾经”、“现”、“将”。不得用“今年”、“明年”、“后年”、“长期以来”等作为时态词。 结尾词：与开头相呼应，用于维护公文的完整性，防止作弊。 结束上文的：“特此报告”、“特此通告”、“特此函告”、“特此复函”、“专此”、“谨此”。 希望要求的：“为盼”、“为荷”。 致意性的：“顺致”、“谨致谢意”。 准确 准确就是做到情况属实，用语真实确切，准确表达意图，是非清楚，界线分明，褒贬适当，不生歧义，语序合理，符合逻辑规则。 得体 公文用语应符合发文机关职权、文体特点以及发文机关与主送机关之间的行文关系。 发文机关职权： 行政机关可用命令性、告诫性、指导性的词语。 事业单位一般不用。 文体特点： 请示一般用说明性文体； 报告一般用叙述性文体。 行文关系： 上行文用语——尊重，体现领导与被领导的关系； 平行文用语——谦和，体现平等关系； 下行文用语——明确、严格，体现领导与被领导的关系。 主要内容 公文的含义、功能及其特点 公文的语言要求 公文文种的选择及撰写要求 公文的体式要求 公文处理流程 公文文种的选择 选择文种的依据 法规规定