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专业技术人员沟通与协调能力的提升(二) 北京航空航天大学 王悦 一、专业技术人员的组织沟通 （一）会议沟通 1. 会议的概念与分类 （ 1 ）什么是会议 会议是有组织、有领导地商议事情的集会，一些无领导、无组织、无目的的聚合议论、闲聊，则不能称之为会议 . （ 2 ）形成会议的主要条件 有明确的指导思想、预期目标、具体议题；有明确的时间、地点；有主持人和参加人员。 （ 3 ）会议的类型 ①按照会议的组织形式分：常务办公会议，办公扩大会议，员工大会或员工代表大会； ②按会议的内容性质分：研讨会议，培训会议，社团会议，展览会议。 2. 高效会议的组织 （ 1 ）会前准备工作 1 ）明确会议的必要性； 2 ）确定会议议题与目标； 3 ）确定会议场所； 3 ）安排会议时间； 4 ）确定与会人员； 5 ）制定会议议程：按照轻重缓急安排事项的处理顺序，将每一个议题的处理时间明确标示出来； 6 ）发放会议举办通知。 （ 2 ）会议现场的组织控制 有效控制会议议题和议程，合理控制与会人员的行为，加强对会议的组织协调。 （ 3 ）做好会后工作 整理会议纪要，报道会议消息，监督检查执行情况。 （二）书面沟通 1. 书面沟通概说 （ 1 ） 书面沟通的含义 书面沟通是人们按照社会交往规则而进行的文书性写作活动 . （ 2 ） 书面沟通的特点 ①应时 ? — ? 按时代的规则写作 ； ② 应人 ? — ? 按对象的需求写作 ； ③ 应事 ? — ? 为解决问题而写作 。 （ 3 ）书面沟通的种类 行政公文，计划类文书，报告类文书，法律性文书，新闻性文书，日常事务类文书。 2. 书面沟通的基本要求 制发文书要符合身份，书面沟通要符合法律法规，按照逻辑顺序安排文体结构。 （三）组织中的人际沟通 1. 上级? — ?下属人际沟通 （ PPT11 ）上级沟通行为模式类型的辨别：一个明智的沟通者，应当对自己和沟通对象都有一个事先的了解和判断，以使自己主动采用合适而有效的方式与对方沟通。 （ 1 ）支配一温和型：理想的上一下级人际沟通行为模式。 ①在组织中，一个支配—温和型的领导，往往以任务的完成和问题的解决为关注焦点，注意调动组织中的所有成员的积极性和自觉性，试图发挥每一个成员的潜力。 ②一个支配一温和型的领导，是一个在下属心目中温和而坚决、友好而强有力的领导。 2. 下属?—?上级人际沟通：面对不同类型上级的沟通准则 （ 1 ）与支配?—?敌意型上级的沟通准则 ①尊敬，但不要表现出对其权力构成威胁的迹象； ②概括表达自己的理解时，谨慎措辞；如有可能，将自己所理解的付诸文字，并注意表述的得体谦卑； ③愿意让他居功；将结果与上级的权力和形象挂钩； ④使他了解你工作中的必威体育精装版情况； ⑤适度开放，表现你直率、坚定的形象。 （ 2 ）与顺从?—?敌意型上级的沟通准则 ①不要过于咄咄逼人而对上级的安全感造成威胁； ②不要过于热衷于社交和显得太活跃； ③通过实际的行动赢得信任（而不是夸夸其谈）； ④不要在工作态度和工作业绩上造成过于急速的变化； ⑤将结果与其安全感的需求（如单位运作、顺利完成上级任务等）结合起来。 （ 3 ）与顺从?—?温和型上级的沟通准则 ①对与上级漫无目标的沟通行为不予控制； ②将结果与上级的受欢迎度及认可度结合起来； ③帮助他管理，实行进度督查； ④提议和报告始终简洁明了； ⑤留出一定的时间进行社交。 （ 4 ）与支配—温和型上级的沟通准则 ①强调任务目标的实现； ②坦诚、直率的表达自己的观点（感受）； ③对异议坦然接受。 （ 5 ）支配—温和型：理想的下—上级人际沟通行为模式 ①在态度上确立自己支配—温和型的沟通行为模式； ②在具体的沟通活动中注意基本的沟通技巧。 3. 同级之间的人际沟通 （ 1 ）不同沟通行为模式对待同级关系的态度 1 ）支配—敌意型对于同级关系的看法 通常很了解同级之间的权力状况，并且不满意于这种状况，试图获得对同级的控制权。 2 ）顺从—敌意型对于同级关系的态度 ①针对同样属于顺从—敌意型的沟通对象，其评价多为“懵懂，不知道自己在做什么”，并认为由于他们缺乏能力和技术，和这种同级共事是很危险的事情。 ②针对顺从—温和型的漫谈和无目标，他（她）会以“不安分的”、“拒绝严格按章办事”来评价同事，并同样将与这种同级共事视作是有很大风险的事情。 ③针对支配—敌意型和支配—温和型的同事，其通常会认为对方是“能干”而“有野心”的。 3 ）顺从—温和型行为模式对同级关系的态度 通常对权力并无太大兴趣，重要的是大家和睦相处。 4 ）支配—温和型行为模式对同级关系的态度 不将同级视为有威胁的竞争者，也不