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档案管理制度及流程 目的：为确保公司档案文件的完整性、齐全性、规范性，特制定本公司档案的立卷、归档、文件夹整理、利用、销毁等管理制度及流程。以达到快速地查阅及使用现有档案文件节省时间并提高工作效率。 范围：本细则适用于ESINO各部门。? 一、档案定义及审批权限： 1.1 档案：档案是指公司从事经营、管理工作中形成的，对企业和社会有利用与保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式与载体的历史记录。包括纸档和电子档文件。 1.2 借阅：本流程所指借阅为广义借阅，包括查询、借阅、复印等利用方式。 1.3 档案管理部门：公司规定某个部门执行整个公司的档案管理，一般是行政人力资源部或文件管理部门。 1.4 档案分级定义： 1.4.1 一级档案：必威体育官网网址等级为一级，对公司经营或风险价值影响重大的档案资料 1.4.2 二级档案：必威体育官网网址等级为二级，对公司经营或风险价值影响较大的档案资料 1.4.3 三级档案：必威体育官网网址等级为三级，对公司经营或风险价值影响一般的档案资料 1.4.4 四级档案：必威体育官网网址等级为四级，对公司经营或风险介值影响较小如表格类。 1.5 档案使用审批权限： 1.5.1 总经理：审批一级档案使用申请。 1.5.2 行政人力部：分管领导审批二级档案使用申请及档案的跨部门使用。 项目公司经理：审批项目公司保管的一级和二级档案使用申请及档案的跨部门使用。 1.5.3 申请人部门经理：审批三级档案使用申请。 1.6 文件管理部门：负责编制《公司档案分类分级管理目录》及档案管理要求;负责档案资料的分类、归档、鉴定与保管、借阅、必威体育官网网址、统计、销毁等管理，包含公司收发的各类文件、公司重要会议纪要等；监督、检查各类档案的管理情况，对各部门的档案管理提供指导。 二、 档案分类分级 2.1 行政人力部提出档案分类分级及归档管理要求，明确档案的分类、保管方式、期限、移交责任部门和密级等，编制《公司档案分类分级管理目录》，经行政人力部分管领导审批后，发各部门和项目公司执行。 2.2 档案种类包括，但不限于： 2.2.1 制度性文件：各项规章制度、管理办法等； 2.2.2 会议性文件：股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其他会议形成的材料、会议记录、会议纪要、会议签到表等； 2.2.3 计划性文件：企业总体计划或规划、开发计划、项目计划、营销计划、财务计划等； 2.2.4 证件性文书资料：法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等； 2.2.5 汇报性文书资料：企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导相关发言及汇报材料等； 2.2.6 声像资料：外出学习、考察或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、影像资料等； 2.2.7 题赠性资料：上级领导、友好单位或个人提供的题词、书画、工艺制品等。 2.2.8 技术性资料：各类工程图纸、竣工资料、验收资料等。 2.3 公司档案管理人员负责对各自保管的档案资料进行编号。 2.3.1 编号规则可按以下原则：如公司名+部门+文件编号+版本号，如：ESINO-YW-001 A/0，所有文件编号由同一人编号登记管理。 2.4 保管期限：根据国家档案局发布的《关于机关档案保管期限的规定》，分为永久、长期、短期三种。永久为50年以上，长期为15-50年，短期为15年以下。 2.4.1 永久：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。 2.4.2 长期：凡是反映本公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。 2.4.3 短期：凡是在较短时间内对本公司有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。 三、档案归档 3.1 各部门及各项目公司依据《档案分类分级管理目录》，负责对本部门日常工作中形成的档案资料进行收集和管理，并编制部门《部门档案（文件/合同）管理记录目录》。 3.2 对于需要移交档案管理部门的资料，各部门应按要求进行整理后，并编制《档案移交目录》，按《档案分类分级管理目录》的规定及时向行政人力部/项目办公室档案室移交。行政人力部/项目办公室对档案进行审核后签字，并按规定对档案分类、编号、归档。各部门须每月底将档案目录备份至行政人力部。 3.2.3 档案移交要求： 3.2.3.1 移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份； 3.2