《办公室工作技巧.doc

办公室基本知识手册 第一章 工作内容简介 一、日常工作 1、日常管理：指办公室面对的规定性、大量的、具体的、琐碎的事务管理，具有“繁”、“杂”、“小”、“变”的特点2、印信管理：指对印章信证管理。 3、会议管理：指对各种专项会议进行计划、安排和协调处理。 4、信访接待：①指代表本单位全权办理各类单位的来访，程序是接待——阅信——登记——转办；②原则是“热情、讲礼仪、细致周到、妥善处置”，要求“及时接待、详细商谈、认真登记、迅速办处”。 5、外事工作：是办公室的一项对外的工作。主要对象是境外的人和事。 6、礼仪礼节：指办公室公关活动的行为规范。 7、督查督办：此工作是领导推进工作的一项最常用最有效的工作方法和手段，是办公室在领导的授权下进行的一项工作。 ①督查程序：具体事项督查程序：交办——转办——承办——催办——检查——办结——办结回告——审核——立卷——归档； -②督查公文：督查工作决定、工作计划、工作汇报、督查工作查收分解、督查工作简报、督查工作专报、督查工作通报。 1、收文事务。 ①拟办：指对来文的处理，作出初步意见呈领导批办。 ②请办：包含请办法和请批法两种。 请办法是指办公室根据收文通告直接注明送请主管部门办理（或办处或阅处）； 请批法是指办公室将收文直接呈请领导批办。由领导直接批示具体意见。 ③传阅：指轮流传看的引事复印、翻印的重要文件和资料。a. 按顺序传阅；b. 分送传阅或集中传阅。. ④催办：是指必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促检查。 ⑤承办：是指机关、单位有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。 ⑥办复：是指需办理的文件在办毕后，对来文单位所作的答复。（函复、口头答复、复印领导批示、就地处理、统筹处理） 发文事务。 ①发文程序：拟稿——审核——签发——缮印、校对——用印、登记、封发?传文：指根据文件内容和规定的传达范围，利用会议进行口头传达。根据时限要求，可一次性传达，也可分几次传达。 沟通协调 1、内部沟通协调：指为了使机关、单位内部门之间能够配合适当所开展的衔接、交流、协商、调度所做的工作。协调范围为：公务协调——事务协调——政策协调——会议协调——关系协调——公文协调——受理请示协调——战略协调 2、与上级沟通协调 ①以大局为重，维护上级威信。认真执行上级决策，说话注意场合分寸，凡事不要通过贬低上级来抬高自己。 ②互换思考，为上级分忧。做积极的执行者，当得力的参谋。 ③摆正位置，就位不“越位”。做的工作不越位，表态不越位，决策不越位，应酬不越位，答复问题不越位。 与同级沟通协调：指同级部门之间、同职个人之间关系的处理。：见贤思齐，强者为师；互相尊重，彼此信任；互相补台，积极配合；宽容别人，学会自制；与人为尊，以诚相待 与下级沟通协调：与下级部门或下层员工之间关系的处理，与下一级建立起和谐融洽的关系。：大胆信任和授权；人格平等；平衡关系；信息沟通；人文关怀。 关于协调工作的技巧 ①“硬”协调指运用行政法规组织协调； ②“软”协调指运用道德舆论的力量和负责政治工作的优势进行协调处理； ③“冷”协调指运用冷处理的办法解决矛盾，特点是“避其锋芒，以柔克刚，后发制人”； ④“热”协调指趁热打铁的方法解决矛盾、协同处理问题； ⑤“明”协调指利用会议、谈话、对话、谈判形式进行公开场合下的协商解决矛盾； ⑥“暗”协调指与“明”协调相辅的方法，首先背后做工作、协调关系，再转入“明”协调解决问题。 内部人际关系协调的技巧 a. 协调与领导关系的技巧： ①勇担重担；②切勿越位；③巧言进谏；④贵在勤奋：手要勤、脑要勤 b. 协调与下级关系的技巧： ①以身作则：带头搞好人际关系；要带头树立良好的职业道德；要带头廉洁奉公。 ②协调下级关系中的平衡艺术：平衡利益的可容性；平衡心理的可接受性；平衡空间的等距性。 ③协调下级关系中的引力艺术：作风的吸引性；态度的相近性；需求的互补性。 熟练运用协调工作中的语言技巧。 . 激励的语言艺术。情愫真切；扬长也须论短；多用通俗语言。 b. 说服的语言技巧。以情动人；巧妙利用数字；重复申述；采用比喻；用名人的话或俗语来支持你的言论。 c. 批评的语言艺术。使用幽默的语言；多用委婉语言；批评应注意场合；批评语适度技巧。 关于外事工作操作技巧 外事接待准备。 1、邀请前的准备。邀请外宾往往同某项具体工作联系在一起，先由本单位领导人员或具体业务部门、专门部门的负责人以书面形式向上级领导提出请求。正式的邀请必须是书面的，用邮寄、电传、电子信件的方式均可。邀请发出后须耐心等待，不可催促。 2、接待准备要求： （1）接待计划的拟定。接待计划应尽可能具体、详细、全面、周到，拟订后应报送上级领导单位批准后再执行。 （2）具体准备