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办公室文书及会议管理 投稿：贾镸镹 【公文写作】 公司常用的公文种类有请示、报告、会议纪要、通知、通报、函、介绍信、工作计划、工作总结、内部管理制度等。根据行文关系及文件去向，可分为上行文、下行文、平行文。 上行文──下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告等。 下行文──上级机关对所属下级机关的发文，如决定、通知等。 平行文——无隶属关系的单位或个人之间行文，如（告知）函。 作为一名内勤人员，公文写作及处理是必备的一项技能。现主要介绍十种内勤常用文书的写作。 一、请示（我公司通常称为签呈） 请示是下级机关向上级机关就有关问题请求指示和批准时使用的公文。写作请示理由要充分有力，具有说服力，引起上级重视，促使问题及时解决。同时要注意行文的语气，用语分寸要得当。 请示的内容由三部分构成： 1、开头：写请示的缘由或背景，要求充分而又简明； 2、主体：请求的事项，要求写得实际、合理、明确、简要。 3、结尾：写希望、要求，可以使用以下惯用语，如：“妥否，请批示”或“以上请示，望予审批”或“以上意见，如无不妥，请批转XXX执行”等。 例如： 四川古蔺郎酒销售有限公司 签 呈 【请示（公司内部叫签呈）一般是一事一报，主送人最好为一个，其余可抄送。究竟该报给谁，请详见公司2012年5月4日下发的普通[2012]76号文件】 特别提示：在签呈上留下联系人及电话、传真、邮箱等辅助信息可以提高回复的效率。公司签呈归口管理部门是综合计划部。 注：与请示对应的公文是批复。可直接签批或单独回复。 二、报告 报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议时使用的公文。写作时要求情况属实，中心明确，条理清晰，观点精练清晰，语言简练。标题多由“事由加文种”形式。正文之前写受文部门或个人，正文之后署发文单位和日期。 （一）报告的结构一般由标题、主送机关、正文、结尾和落款 1、标题：包括事由和公文名称。 2、主送机关：收文机关或主管领导人。 3、正文：结构与一般公文相同。从内容方面看，报情况的，应有情况、说明、结论三部分，其中情况不能省略；报意见的，应有依据、说明、设想三部分，其中建议、设想不能省去。 4、结尾和落款：可展望、预测，亦可省略，但结语不能省。最后写明发文机关，日期。 （二）报告与请示虽同属于上行文，但两者有着严格的区别： 1、对上级要求不同。“报告”不要求上级批复；“请示”则要求上级批复。 2、行文时间不同。“报告”是事中或事后行文；“请示”是事前行文。 3、文种性质不同。“报告”是陈述性的上行公文；“请示”是请求性的上行公文。 4、结尾用语不同。“报告”的结尾一般用“专此报告”“特此报告”等词语，也可以不用，报告事项完毕，全文就结束了；“请示”则一般用“妥否，请批示”或“以上请示，望予审批”，对上级请求答复十分肯定。 三、会议纪要 会议纪要分标题、正文、落款三部分。 1、标题。会议纪要的标题一般由会议名称和文种两项构成。 2、正文。包括前言、主体、结尾三项内容。 前言：概括交代会议的名称、时间、地点、参加人、主持人、会期、形式等组织情况，说明主要议题，然后用“现将这次会议议定事项纪要如下：??” 主体：是会议纪要的核心内容，主要反映会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，准确地概述清楚。 结尾：即会议纪要的结束语，一般是向收文单位提出希望和要求，有的会议纪要没有结尾部分，主体内容写完，全文就结束。 3、落款。包括署名和时间两项内容。署名只用于办公室会议纪要，署上召开会议的机关的全称，下面写上成文的年、月、日期，加盖公章或会议主持人签名。一般会议纪要不署名，只写成文时间，加盖公章。 例如： 四川古蔺郎酒销售有限公司 会议纪要 时间： 年 月 日 时 地点：街道、大厦、楼层 人员： 主持： 记录： 主题： 正文（此处省略） 四川古蔺郎酒销售有限公司 2012年8月X日 报（上级）、送（平级）、发（下级）：参会单位及相关负责人 特别提示：会议纪要和会议记录有所不同，纪要主要是对会议内容的条理式概括，适用于记载、传达会议情况和议定事项，一般不点名，也可不按发言顺序，是会后进行整理。（事后） 会议记录则是参会当事人当场记下某人的发言要点以备查，一般按发言顺序记。（事中） 相比较而言，会议纪要的含义更广泛，也更有约束力。 四、通知 通知一般由标题、正文和落款三部分组成。 （一）标题。通常有三种形式，一种是由发文机关名称、事由和文种构成；一种是由事由和文种构成；